PAGE浙江省檔案三合一制度管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)浙江省檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于浙江省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。各單位應(yīng)明確檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)體制，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。2.完整準(zhǔn)確原則。全面收集、整理單位各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映單位工作全貌。3.系統(tǒng)規(guī)范原則。遵循檔案形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、排列和編目，建立規(guī)范的檔案管理體系，便于檔案的保管和利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供便捷、高效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.單位負(fù)責(zé)人是檔案管理工作的第一責(zé)任人，對(duì)本單位檔案管理工作負(fù)總責(zé)，應(yīng)將檔案管理工作納入單位整體工作計(jì)劃，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備。2.定期研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，督促檢查檔案管理各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、方針政策及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。3.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立健全檔案信息資源庫(kù)，提高檔案管理的信息化水平和服務(wù)效能。4.負(fù)責(zé)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力。5.參與單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息，積極支持檔案管理部門開(kāi)展工作。3.在開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定和工作流程，妥善保管和使用本部門形成的檔案，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映單位職能活動(dòng)和歷史發(fā)展的文件材料，包括上級(jí)文件、本單位文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件、人事檔案等。2.單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。3.單位在基本建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、資產(chǎn)處置等活動(dòng)中形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、招投標(biāo)文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.單位在對(duì)外交往中形成的文件材料，如外事活動(dòng)文件、合作協(xié)議、往來(lái)信函等。5.單位在宣傳、文化、教育等活動(dòng)中形成的文件材料，如宣傳資料、出版物、影像資料等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要活動(dòng)和重大項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行同步收集制度，在活動(dòng)或項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，安排專人負(fù)責(zé)文件材料的收集和整理工作，確保文件材料的及時(shí)歸檔。3.對(duì)零散的文件材料，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)梳理和整合，按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列，便于后續(xù)的整理和歸檔。4.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，使檔案分類科學(xué)合理、層次分明。3.對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行同步整理，確保兩者內(nèi)容一致、相互對(duì)應(yīng)。（四）整理方法1.分類。根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別，并在各類別下進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。2.編號(hào)。為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，并建立編號(hào)與檔案內(nèi)容的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于檔案的查找和管理。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，方便檔案的檢索和利用。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘或塑料夾等易損材料。5.裝盒。將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號(hào)等信息，便于檔案的存放和管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、便于移動(dòng)和排列。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于檔案的查找和存取。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況，綜合考慮檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可按照程序予以銷毀。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、檔案裝具、檔案設(shè)備等的安全檢查和維護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。2.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取加密、備份、訪問(wèn)控制等技術(shù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保在緊急情況下能夠迅速有效地保護(hù)檔案安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案工作人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，確保鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定內(nèi)容1.對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，審查檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否符合繼續(xù)保管的條件。2.對(duì)涉及單位商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確保檔案信息的安全。3.對(duì)電子檔案的鑒定，應(yīng)結(jié)合電子檔案的技術(shù)特點(diǎn)和管理要求，審查電子檔案的元數(shù)據(jù)完整性、可讀性等情況。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等可靠方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與編研（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)移出、整理編目、保管利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）編研工作1.結(jié)合單位工作實(shí)際和社會(huì)利用需求，開(kāi)展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供便利。2.檔案編研應(yīng)堅(jiān)持科學(xué)性、實(shí)用性原則，確保編研成果內(nèi)容準(zhǔn)確、資料詳實(shí)、形式多樣。3.加強(qiáng)對(duì)編研成果的審核把關(guān)，編研成果應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可對(duì)外提供使用。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和單位檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)為本原則。以服務(wù)單位各項(xiàng)工作和社會(huì)利用為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，確保檔案實(shí)體安全。（二）利用范圍1.單位內(nèi)部利用。為單位各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)，支持單位工作人員開(kāi)展業(yè)務(wù)研究、決策參考、工作查考等活動(dòng)。2.社會(huì)利用。依法為社會(huì)各界提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)，滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求，促進(jìn)檔案信息資源共享。（三）利用方式1.查閱。利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。2.借閱。對(duì)確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間和保管要求等，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.復(fù)制。根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)印件或電子副本，