PAGE檔案管理制度學(xué)校教務(wù)處學(xué)校教務(wù)處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校教務(wù)處檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校教務(wù)處各科室及全體工作人員在教學(xué)管理活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教務(wù)處檔案由教務(wù)處綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映教學(xué)管理活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理教學(xué)管理活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學(xué)校秘密和個人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善教務(wù)處檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理教務(wù)處各類檔案，做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.加強檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)對教務(wù)處各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各科室兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保本科室檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照教務(wù)處檔案管理制度的要求，定期將本科室整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供本科室相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本科室檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級教育主管部門下發(fā)的與教學(xué)管理有關(guān)的文件、通知、規(guī)定、辦法等。2.學(xué)校制定的教學(xué)管理制度、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、考試大綱等。3.教務(wù)處工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等。4.教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，包括教師基本情況、教學(xué)工作量、教學(xué)質(zhì)量考核、教學(xué)成果、進(jìn)修培訓(xùn)等材料。5.學(xué)生學(xué)籍檔案，包括學(xué)生入學(xué)登記表、成績單、學(xué)籍變動記錄、畢業(yè)登記表等。6.教學(xué)研究與改革檔案，包括教學(xué)研究項目申報書、立項通知書、研究報告、成果鑒定書、獲獎證書等。7.教材建設(shè)檔案，包括教材編寫計劃、教材選用審批表、教材樣書等。8.考試管理檔案，包括考試安排表、試卷命題審批表、試卷印刷登記表、考試成績登記表、試卷分析報告等。9.實踐教學(xué)檔案，包括實習(xí)計劃、實習(xí)指導(dǎo)書、實習(xí)報告、畢業(yè)設(shè)計（論文）任務(wù)書、開題報告、答辯記錄、成績評定等材料。10.教學(xué)評估與質(zhì)量監(jiān)控檔案，包括教學(xué)評估方案、評估指標(biāo)體系、評估報告、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控數(shù)據(jù)等。11.其他與教學(xué)管理有關(guān)的文件、材料、圖表等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本科室在教學(xué)管理活動中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，確保檔案材料的質(zhì)量。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、科研管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、后勤管理類等。2.教學(xué)管理類檔案可進(jìn)一步細(xì)分為教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教材建設(shè)、考試管理、實踐教學(xué)、教學(xué)評估等二級類目。3.對分類后的檔案材料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系。4.按照檔案裝訂要求，將檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.教務(wù)處檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：上級教育主管部門下發(fā)的重要文件、學(xué)校制定的重要教學(xué)管理制度、教學(xué)評估與質(zhì)量監(jiān)控的重要數(shù)據(jù)等。3.長期保管的檔案主要包括：教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教學(xué)研究與改革檔案、教材建設(shè)檔案、考試管理檔案、實踐教學(xué)檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括：教務(wù)處工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等，保管期限為[X]年。（二）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管狀況、安全情況等，對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)重大問題應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因教學(xué)管理工作需要查閱檔案的。2.教師因教學(xué)、科研等工作需要查閱本人教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的。3.學(xué)生因?qū)W籍管理、成績查詢等需要查閱本人學(xué)籍檔案的。4.校外單位因工作需要查閱教務(wù)處檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）利用方式1.檔案查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.檔案借閱：因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)教務(wù)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案，不得擅自公布檔案內(nèi)容。3.檔案復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)教務(wù)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由綜合檔案室工作人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋教務(wù)處檔案專用章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息，確保檔案利用情況可查、可追溯。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進(jìn)行綜合鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立教務(wù)處檔案鑒定工作小組，由教務(wù)處負(fù)責(zé)人、綜合檔案室工作人員及相關(guān)科室兼職檔案員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見，報學(xué)校檔案管理部門審核批準(zhǔn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。2.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可適當(dāng)延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取相關(guān)科室和人員的意見，進(jìn)行綜合分析判斷，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由綜合檔案室編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)教務(wù)處負(fù)責(zé)人審核簽字后，報學(xué)校