PAGE行政辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政辦公室及各部門形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司行政辦公室負責對全公司的檔案實行集中統(tǒng)一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應遵循方便利用的原則，建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，為公司各項工作提供及時、有效的服務。4.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。對涉及公司機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責（一）行政辦公室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計等工作。3.建立健全公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，按照規(guī)定為公司內部各部門和人員提供檔案信息支持。5.定期對公司檔案進行鑒定和銷毀，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行處理。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。7.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯系與溝通。（二）各部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至行政辦公室，并辦理交接手續(xù)。3.配合行政辦公室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責本部門檔案的安全保管工作，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.對本部門形成的電子文件，按照公司電子文件管理規(guī)定進行整理和歸檔，并及時移交行政辦公室。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計等，保證檔案的質量和安全。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，熟悉檔案信息管理系統(tǒng)的操作，為檔案的查閱和利用提供準確、快捷的服務。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作，對查閱、借閱檔案的人員進行監(jiān)督和指導，確保檔案的安全。5.定期對檔案進行清查和盤點工作，及時發(fā)現和解決檔案管理中存在的問題，對損壞、丟失的檔案要及時報告并采取相應的補救措施。6.積極參與檔案業(yè)務培訓和學習活動，不斷提高自身的業(yè)務素質和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司行政文件，包括上級文件、公司發(fā)文、內部請示與批復、會議紀要、工作計劃與總結等。2.公司各類會議資料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。3.公司業(yè)務活動資料，如項目申報材料、合同協(xié)議、招投標文件、業(yè)務報表等。4.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、工資檔案、考核記錄、培訓檔案、獎懲檔案等。5.公司財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務制度等。6.公司基建檔案，包括工程規(guī)劃、設計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等。7.公司設備檔案，包括設備購置合同、說明書、操作手冊、維護記錄、維修檔案等。8.公司榮譽檔案，包括公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等相關資料。9.其他具有保存價值的文件資料，如公司大事記、重要活動照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應按照檔案收集范圍，主動、及時地收集本部門形成的各類檔案資料，不得遺漏。3.對收集到的檔案資料，應進行初步整理，剔除重復、無用的文件，并按照文件的形成時間、類別等進行分類存放。4.對于重要的文件資料，應及時備份，防止因意外情況導致文件丟失。（三）整理方法1.分類根據檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為行政管理類、業(yè)務管理類、人事管理類、財務管理類、基建管理類、設備管理類、榮譽管理類等類別，并在類別下進一步細分二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案賦予唯一的編號。編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，例如：2023XZ001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。檔案目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案盒內，另一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或折疊文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并移交至行政辦公室。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，將整理好的檔案編制檔案移交清單，一式兩份。2.檔案移交清單應詳細列出檔案的編號、題名、日期、數量等信息，并由移交部門負責人和檔案管理人員簽字確認。3.移交部門將檔案及檔案移交清單一并送至行政辦公室，行政辦公室檔案管理人員按照清單進行核對驗收，無誤后在清單上簽字，并將其中一份清單退還移交部門留存。4.行政辦公室檔案管理人員對接收的檔案進行進一步整理和上架保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司成立以來的重要文件、重大決策、重要會議記錄、重要合同協(xié)議、公司發(fā)展規(guī)劃、財務審計報告等。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。主要包括公司年度工作計劃與總結、一般性業(yè)務文件、人事檔案、設備檔案等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年至15年。主要包括臨時性的文件、一般性的會議資料、短期的業(yè)務報表等。（四）保管要求1.行政辦公室應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對不同保管期限、不同類別的檔案應分別存放，便于管理和查找。4.定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案的數量、質量和保管狀況，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案應進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，方可到行政辦公室查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人須經公司分管領導批準后，方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經公司行政辦公室負責人審核，并報公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時，行政辦公室應安排專人陪同，并對查閱過程進行監(jiān)督。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交給行政辦公室檔案管理人員。2.檔案管理人員根據查閱權限，對申請表進行審核。對于符合查閱條件的，在申請表上簽字同意，并根據查閱內容，為查閱人員提供相應的檔案。3.查閱人員應在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內容，須經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應將檔案及時歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（三）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，方可到行政辦公室借閱。2.涉及公司機密的檔案，借閱申請人須經公司分管領導批準后，方可借閱。3.外部單位或個人原則上不得借閱公司檔案。如因特殊情況確需借閱的，須持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案借閱申請表》，經公司行政辦公室負責人審核，并報公司分管領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，提交給行政辦公室檔案管理人員。2.檔案管理人員根據借閱權限，對申請表進行審核。對于符合借閱條件的，在申請表上簽字同意，并根據借閱內容，為借閱人員提供相應的檔案。3.借閱人員應向檔案管理人員出具借條，借條上應注明檔案編號、題名、借閱時間、歸還時間等信息，并簽字確認。4.借閱人員借閱檔案后，應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄、銷毀檔案內容。如發(fā)現檔案有損壞或丟失情況，應及時報告行政辦公室，并承擔相應的責任。5.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案。如需續(xù)借，應提前向行政辦公室提出申請，經批準后方可續(xù)借。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后，在借條上簽字注銷，并將檔案歸還原位。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由行政辦公室負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.對保管期限已滿的檔案，由檔案鑒定工作小組根據檔案的實際價值和歷史意義，進行全面審查，確定是否仍需繼續(xù)保存。2.對已失去保存價值的檔案，如重復文件、無關緊要的文件、已過保密期限且無利用價值的文件等，應予以銷毀。3.對雖已超過保管期限，但仍具有一定查考利用價值的檔案，可適當延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對保管期限已滿的檔案進行初步清理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案清單進行審核，逐份審查檔案的內容和價值，提出鑒定意見。3.對經鑒定確需銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應在清單上簽字確認，并報公司分管領導批準。4.經批準銷毀的檔案，由行政辦公室負責組織實施銷毀工作。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。（四）銷毀記錄檔案銷毀過程中，應做好記錄工作，記錄內容包括銷毀檔案的名稱、數量、時間、地點、銷毀方式等信息。銷毀記錄應一式兩份，一份由行政辦公室留存，一份存入檔案銷毀清冊檔案中。七、電子文件管理（一）電子文件的收集與整理1.各部門應指定專人負責本部門電子文件的收集工作，確保電子文件的及時、完整收集。2.電子文件收集人員應按照公司電子文件管理規(guī)定，對收集到的電子文件進行分類整理，建立相應的文件夾結構，并按照文件的形成時間、類別等進行命名。3.對電子文件的元數據（如文件題名、日期、責任者、格式等）應進行準確記錄，確保電子文件的真實性和完整性。（二）電子文件的歸檔與存儲1.各部門應定期將整理好的電子文件移交至行政辦公室，并辦理交接手續(xù)。2.行政辦公室檔案管理人員對接收的電子文件進行進一步整理和分類，按照檔案管理的要求進行歸檔存儲。電子文件應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放。3.建立電子文件目錄數據庫，對電子文件的題名、編號、日期、存儲位置等信息進行詳細記錄，便于電子文件的檢索和利用。（三）電子文件的利用與安全管理1.公司內部人員因工作需要查閱電子文件的，須按照檔案查閱程序，填寫《電子文件查閱申請表》，經所在部門負