PAGE人事檔案借閱制度6一、總則1.目的為了規(guī)范公司人事檔案的借閱管理，確保人事檔案的安全與完整，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工。3.基本原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。遵循保密原則，保護(hù)員工個(gè)人隱私和公司機(jī)密信息。借閱檔案應(yīng)按需進(jìn)行，確保檔案的合理使用和及時(shí)歸還。二、人事檔案的定義與范圍1.定義人事檔案是公司在招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等人力資源管理活動(dòng)中形成的，記錄員工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、培訓(xùn)情況、獎(jiǎng)懲情況等信息的文件材料。2.范圍員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件等基本資料。勞動(dòng)合同、崗位說(shuō)明書、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、考勤記錄等工作相關(guān)記錄。獎(jiǎng)懲決定、榮譽(yù)證書、違紀(jì)記錄等獎(jiǎng)懲相關(guān)材料。其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要文件材料。三、借閱權(quán)限與審批流程1.借閱權(quán)限公司人力資源部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱和借閱公司全體員工的人事檔案。各部門負(fù)責(zé)人因工作需要，可查閱本部門員工的人事檔案，但不得借閱。如需借閱，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。其他人員因特殊原因需要查閱或借閱人事檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)人力資源部門備案。2.審批流程借閱人填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱檔案內(nèi)容、借閱期限等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交至人力資源部門。人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱權(quán)限進(jìn)行審批，對(duì)于符合借閱條件的，簽署批準(zhǔn)意見(jiàn)，并注明借閱期限。借閱人憑批準(zhǔn)后的《人事檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。四、借閱要求1.借閱期限一般情況下，人事檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還所借檔案，如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。2.借閱方式人事檔案原則上只允許在公司內(nèi)部指定的檔案查閱室查閱，不得帶出公司。如有特殊情況需要帶出公司的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施，確保檔案安全。借閱人在查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案材料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。3.保密義務(wù)借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的人事檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。在借閱檔案期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞或被盜。如發(fā)生檔案丟失、損壞或被盜等情況，借閱人應(yīng)立即向人力資源部門報(bào)告，并采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。借閱人在完成借閱目的后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并確保檔案的完整性和保密性。五、檔案管理人員職責(zé)1.檔案保管負(fù)責(zé)公司人事檔案的整理、分類、歸檔和保管工作，確保檔案的安全與完整。建立健全人事檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，配備必要的消防、防盜、防潮設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。2.借閱管理負(fù)責(zé)辦理人事檔案的借閱手續(xù)，嚴(yán)格按照借閱權(quán)限和審批流程進(jìn)行操作。對(duì)不符合借閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)告知借閱人并說(shuō)明原因。對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并跟蹤檔案的歸還情況。在借閱人歸還檔案時(shí)，認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。3.檔案維護(hù)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行整理和更新，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。對(duì)檔案中的材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，使其便于查閱和管理。根據(jù)公司人力資源管理的需要，及時(shí)收集、補(bǔ)充和完善員工的檔案材料，確保檔案信息的全面性。對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性和完整性。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工借閱檔案情況的管理和監(jiān)督，確保員工嚴(yán)格按照制度規(guī)定借閱和使用檔案。2.違規(guī)處理對(duì)于違反人事檔案借閱制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對(duì)于情節(jié)較輕的，給予警告處分；對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過(guò)、降職、撤職等處分，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。如因違反檔案借閱制度導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露或給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、附則1.制度解釋本制度由公司人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。