PAGE設(shè)計部電腦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)設(shè)計部電腦檔案的管理，確保設(shè)計資料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于設(shè)計部全體員工使用的電腦設(shè)備及存儲在其中的各類設(shè)計檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：設(shè)計部電腦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，確保設(shè)計檔案的安全與保密，防止信息泄露。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮員工工作需求，方便檔案的查閱、使用和傳遞。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.項(xiàng)目設(shè)計檔案：包括各類設(shè)計項(xiàng)目的原始資料、設(shè)計圖紙、效果圖、文檔報告等。2.素材檔案：如圖片、字體、音頻、視頻等設(shè)計素材。3.個人工作文檔：員工個人在工作中形成的各類文檔，如工作計劃、總結(jié)、筆記等。（二）編號規(guī)則1.項(xiàng)目設(shè)計檔案編號：采用“項(xiàng)目名稱階段序號”的格式。例如：“XX樓盤設(shè)計方案設(shè)計001”，其中“XX樓盤設(shè)計”為項(xiàng)目名稱，“方案設(shè)計”為設(shè)計階段，“001”為該階段的序號。2.素材檔案編號：按照素材類型進(jìn)行分類編號，如“圖片001”表示第一張圖片素材。3.個人工作文檔編號：以員工姓名拼音首字母縮寫加日期的方式編號，如“LSM20230501”表示員工李四明在2023年5月1日形成的工作文檔。三、檔案存儲與備份（一）存儲要求1.電腦硬盤分區(qū)：設(shè)計部員工的電腦硬盤應(yīng)至少劃分三個分區(qū)，分別用于操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序和設(shè)計檔案存儲。2.文件夾結(jié)構(gòu)：設(shè)計檔案應(yīng)按照分類建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。例如，項(xiàng)目設(shè)計檔案文件夾下可按照項(xiàng)目名稱進(jìn)一步細(xì)分子文件夾，存放不同階段的設(shè)計資料。3.存儲路徑規(guī)范：所有設(shè)計檔案應(yīng)存儲在指定的硬盤分區(qū)和文件夾內(nèi)，不得隨意更改存儲路徑。（二）備份策略1.定期備份：員工應(yīng)每周至少對重要的設(shè)計檔案進(jìn)行一次備份，備份文件存儲在外部移動硬盤或其他存儲介質(zhì)上，并標(biāo)注備份日期。2.項(xiàng)目階段備份：在每個設(shè)計項(xiàng)目完成一個重要階段后，應(yīng)對該階段的設(shè)計檔案進(jìn)行全面?zhèn)浞?，備份文件?yīng)保存至少兩年。3.異地備份：對于關(guān)鍵項(xiàng)目的設(shè)計檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止本地存儲設(shè)備出現(xiàn)故障或遭受自然災(zāi)害等情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。四、檔案借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱設(shè)計檔案的員工，應(yīng)填寫《設(shè)計部電腦檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱期限1.一般情況下，借閱期限不得超過兩周。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理人員說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要的項(xiàng)目設(shè)計檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況確定，最長不得超過一個月。（三）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞或丟失。2.檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向借閱人員提出，并要求其限期整改。（四）使用規(guī)范1.借閱人員在使用設(shè)計檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得將檔案泄露給無關(guān)人員。2.如需對檔案進(jìn)行復(fù)制或打印，應(yīng)事先征得檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。復(fù)制或打印的檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。五、檔案的修改與刪除（一）修改流程1.設(shè)計檔案如需修改，應(yīng)由原設(shè)計人員提出申請，并填寫《設(shè)計部電腦檔案修改申請表》，說明修改原因、修改內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，原設(shè)計人員方可對檔案進(jìn)行修改。修改后的檔案應(yīng)及時進(jìn)行備份，并更新檔案編號和版本信息。（二）刪除規(guī)定1.設(shè)計檔案原則上不得隨意刪除，如因工作需要刪除檔案，應(yīng)填寫《設(shè)計部電腦檔案刪除申請表》，詳細(xì)說明刪除原因和檔案內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可由檔案管理人員進(jìn)行刪除操作。刪除操作應(yīng)進(jìn)行記錄，包括刪除時間、刪除人員、刪除檔案名稱等信息。六、檔案安全與保密（一）安全措施1.設(shè)計部員工應(yīng)妥善保管個人電腦設(shè)備，設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換密碼。2.安裝必要的殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，防止電腦受到病毒攻擊和惡意軟件入侵。3.對于重要的設(shè)計檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，確保檔案內(nèi)容的安全性。（二）保密要求1.設(shè)計部員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)機(jī)密和客戶隱私的設(shè)計檔案予以保密。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得將設(shè)計檔案帶出公司或發(fā)送給外部人員。3.在離職或調(diào)崗時，員工應(yīng)將個人電腦中存儲的設(shè)計檔案全部移交公司，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。七、檔案清查與盤點(diǎn)（一）清查周期1.設(shè)計部應(yīng)每年定期對電腦檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在每個項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)對該項(xiàng)目的設(shè)計檔案進(jìn)行專項(xiàng)清查，核實(shí)檔案的歸檔情況和使用情況。（二）清查內(nèi)容1.檢查檔案的分類是否準(zhǔn)確，編號是否規(guī)范，存儲路徑是否正確。2.核對檔案的數(shù)量與清單是否一致，是否存在丟失或損壞的情況。3.檢查檔案的備份情況，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.對于清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行記錄，并分析原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。2.如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)立即組織查找和恢復(fù)，如無法恢復(fù)，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理1.負(fù)責(zé)設(shè)計部電腦檔案的日常管理工作，包括檔案的分類、編號、存儲、備份、借閱、歸還等。2.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）安全保密1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保設(shè)計檔案的安全與保密。2.對檔案管理人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。（三）服務(wù)支持1.為設(shè)計部員