PAGE環(huán)境保護(hù)類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司環(huán)境保護(hù)類檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與環(huán)境保護(hù)相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、污染防治設(shè)施運(yùn)行記錄、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、環(huán)保項(xiàng)目文檔等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：環(huán)境保護(hù)類檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司環(huán)境保護(hù)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集與環(huán)境保護(hù)相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感環(huán)境信息等檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善環(huán)境保護(hù)類檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)環(huán)境保護(hù)類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門環(huán)境保護(hù)類檔案的管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門環(huán)境保護(hù)類文件、資料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.環(huán)境監(jiān)測(cè)計(jì)劃、監(jiān)測(cè)報(bào)告、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等。2.污染防治設(shè)施的設(shè)計(jì)方案、運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄、維修記錄等。3.環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、環(huán)保驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.環(huán)保項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.環(huán)保法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。6.公司內(nèi)部關(guān)于環(huán)境保護(hù)的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作方案等。7.環(huán)保培訓(xùn)記錄、宣傳資料等。8.與外部環(huán)保機(jī)構(gòu)的往來文件、函件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的環(huán)境保護(hù)類文件、資料收集齊全，不得遺漏。2.對(duì)收集到的文件、資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保其內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案、污染防治檔案、環(huán)境影響評(píng)價(jià)檔案、環(huán)保項(xiàng)目檔案、環(huán)保法規(guī)政策檔案、內(nèi)部管理檔案等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+類別+順序號(hào)等。3.編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，編制檔案目錄。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的環(huán)境保護(hù)類檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。3.對(duì)審核合格的檔案，按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大環(huán)保決策、重要環(huán)保項(xiàng)目、長(zhǎng)期保存的環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他環(huán)境保護(hù)類檔案，根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。3.保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱環(huán)境保護(hù)類檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項(xiàng)目等需要查閱公司環(huán)境保護(hù)類檔案，但須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。2.復(fù)?。喝缧鑿?fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)印件與原件核對(duì)無誤”字樣。3.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、敏感環(huán)境信息等檔案，未經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱、復(fù)印或借閱。2.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否具有保存價(jià)值。（二）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行全面審查，判斷其是否反映公司環(huán)境保護(hù)工作的重要?dú)v史記錄、是否具有參考價(jià)值等。2.評(píng)估檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值：考慮檔案在當(dāng)前工作中的使用頻率、對(duì)公司決策的影響等因素，評(píng)估其現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。3.參考同類檔案的保管情況：參考同行業(yè)類似檔案的保管期限和銷毀情況，對(duì)本公司檔案的鑒定提供參考。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清冊(cè)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司財(cái)務(wù)部門作為賬務(wù)處理的依據(jù)。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司環(huán)境保護(hù)類檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，用于檔案的信息化管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和利用。4.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作需要，授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系