PAGE工商局檔案文件歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我局檔案文件管理，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于我局各科室、直屬機(jī)構(gòu)及下屬事業(yè)單位在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案文件由局檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室、單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文件的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則歸檔的檔案文件應(yīng)真實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案文件。3.分類科學(xué)原則按照檔案文件的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.便于利用原則檔案文件的整理和保管應(yīng)充分考慮利用需求，提供便捷的查閱條件，提高檔案文件的利用效率。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.本局制定的各類規(guī)章制度、規(guī)范性文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.本局召開(kāi)的各類會(huì)議文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。3.本局與上級(jí)機(jī)關(guān)、其他部門及單位的往來(lái)文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等。4.本局機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、考核獎(jiǎng)懲等文件材料。5.本局財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及其他財(cái)務(wù)管理文件。6.本局行政許可、行政處罰、行政復(fù)議及其他行政執(zhí)法文件材料。（二）業(yè)務(wù)工作類1.各類市場(chǎng)監(jiān)管業(yè)務(wù)文件，包括市場(chǎng)主體登記注冊(cè)、經(jīng)營(yíng)行為監(jiān)管、商標(biāo)廣告管理、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)等方面的文件材料。2.各類專項(xiàng)整治工作文件，包括整治方案、檢查記錄、總結(jié)報(bào)告等。3.各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。4.各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)、調(diào)研、宣傳活動(dòng)文件材料。（三）人事檔案類1.本局干部職工的人事檔案，包括履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱評(píng)定文件、考核鑒定材料、獎(jiǎng)懲材料等。2.本局人事任免、調(diào)動(dòng)、退休等手續(xù)文件材料。（四）其他類1.本局獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的照片、證書(shū)復(fù)印件及相關(guān)說(shuō)明材料。2.本局組織或參與的重大活動(dòng)、突發(fā)事件的文件材料及相關(guān)影像資料。3.其他具有保存價(jià)值的文件材料。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各科室、單位應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全完整，不得遺漏重要文件。對(duì)于同一事項(xiàng)的相關(guān)文件，應(yīng)收集齊全，一并歸檔。（二）文件材料真實(shí)有效歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映實(shí)際工作情況，不得虛假編造。文件材料應(yīng)具有法定效力，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)，紙張質(zhì)量良好，字跡清晰，圖表工整。文件材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂。（四）文件材料分類準(zhǔn)確各科室、單位應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法，對(duì)文件材料進(jìn)行準(zhǔn)確分類，確保檔案文件的系統(tǒng)性和邏輯性。（五）文件材料編號(hào)清晰對(duì)歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰，便于查找和管理。編號(hào)方法可根據(jù)實(shí)際情況自行確定，但應(yīng)保持一致性。四、歸檔時(shí)間（一）年度歸檔各科室、單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案文件整理歸檔完畢，并移交局檔案室。（二）專項(xiàng)歸檔對(duì)于專項(xiàng)工作形成的檔案文件，應(yīng)在專項(xiàng)工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，并移交局檔案室。（三）即時(shí)歸檔對(duì)于一些重要的、時(shí)效性較強(qiáng)的文件材料，應(yīng)在文件形成后即時(shí)整理歸檔，并移交局檔案室。五、歸檔程序（一）收集各科室、單位的檔案管理人員應(yīng)定期收集本科室、單位形成的文件材料，確保文件材料不丟失、不遺漏。收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體的文件。（二）整理1.分類檔案管理人員應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類。分類應(yīng)準(zhǔn)確、合理，便于查找和管理。2.編號(hào)對(duì)分類后的文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰。編號(hào)可采用流水號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)等方式，但應(yīng)保持一致性。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。4.編目對(duì)整理好的文件材料應(yīng)進(jìn)行編目，編目應(yīng)包括文件材料的編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查找和利用。（三）移交各科室、單位整理好檔案文件后，應(yīng)填寫《檔案文件移交清單》，一式兩份，一份由移交科室、單位留存，一份交局檔案室。移交清單應(yīng)包括檔案文件的編號(hào)、題名、日期、數(shù)量等內(nèi)容。移交時(shí)，雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所局檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保檔案文件的安全保管。檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限檔案文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案文件是指反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文件；長(zhǎng)期保管的檔案文件是指反映本局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案文件；短期保管的檔案文件是指反映本局短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案文件。保管期限的劃分應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案整理局檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案文件進(jìn)行整理，確保檔案文件的整齊有序。整理時(shí)應(yīng)檢查檔案文件的保管期限、編號(hào)、編目等是否準(zhǔn)確，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（四）檔案鑒定局檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案文件進(jìn)行鑒定，確定檔案文件的保管期限和存毀。鑒定工作應(yīng)由局檔案室會(huì)同有關(guān)科室、單位組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定結(jié)果應(yīng)報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（五）檔案統(tǒng)計(jì)局檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案文件的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，定期上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要可查閱、借閱本局檔案文件。外單位因工作需要查閱本局檔案文件的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱本局工作人員查閱檔案文件時(shí)，應(yīng)填寫《檔案文件查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。查閱登記表應(yīng)一式兩份，一份由查閱人留存，一份交局檔案室。查閱檔案文件時(shí)，應(yīng)在局檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案文件帶出檔案室。查閱檔案文件時(shí)，不得在檔案文件上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案文件。2.借閱本局工作人員借閱檔案文件時(shí)，應(yīng)填寫《檔案文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、借閱期限等。借閱申請(qǐng)表應(yīng)一式兩份，一份由借閱人留存，一份交局檔案室。借閱檔案文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)局檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案文件時(shí)，應(yīng)在局檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案文件帶出本局。借閱人應(yīng)妥善保管檔案文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案文件。借閱人歸還檔案文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)局檔案室工作人員檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記局檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案文件的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還日期等。檔案利用登記應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，定期整理歸檔。八、檔案保密（一）保密制度局檔案室應(yīng)建立檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案文件的保密管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案文件的內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，配備必要的保密設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案