PAGE幼兒園檔案信息管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案信息管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為幼兒園的教育教學(xué)、管理決策、對外交流等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門、全體教職工及與幼兒園相關(guān)的各類檔案信息管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案信息實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)，確保檔案信息的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案信息應(yīng)如實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案信息管理流程，提高檔案信息的檢索和利用效率，為幼兒園各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案信息管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立幼兒園檔案管理室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理幼兒園的各類檔案信息。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善幼兒園檔案信息管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管幼兒園的各類檔案信息。3.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，提供檔案信息查詢服務(wù)。4.定期對檔案信息進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的質(zhì)量。5.組織開展檔案信息管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高教職工的檔案意識。6.參與幼兒園重大活動(dòng)和重要工作的檔案收集和整理工作。（二）各部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案信息的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對本部門的檔案信息進(jìn)行分類、編號，確保檔案信息的規(guī)范有序。3.定期將整理好的檔案信息移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息的查詢和利用工作。三、檔案信息的分類與編號（一）檔案信息分類幼兒園檔案信息分為以下幾大類：1.行政管理類：包括幼兒園的行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)活動(dòng)記錄、學(xué)生成績檔案、教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案等。3.后勤管理類：涉及校園建設(shè)與維修、物資采購與管理、食品安全檔案、衛(wèi)生保健檔案等。4.學(xué)生管理類：包含學(xué)生基本信息、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評價(jià)檔案等。5.家園共育類：如家長委員會記錄、家長會資料、家園聯(lián)系手冊、家長意見反饋等。6.其他類：包括幼兒園獲得的榮譽(yù)證書、對外交流活動(dòng)資料、重大事件記錄等。（二）檔案編號為便于檔案信息的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用數(shù)字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.一級編號：采用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表教育教學(xué)類等。2.二級編號：按照檔案形成的時(shí)間順序，采用四位數(shù)字表示年份，如“2023”。3.三級編號：根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和順序，采用三位數(shù)字進(jìn)行編號，如“001”。例如，行政管理類中2023年的第一份文件編號為“A2023001”。四、檔案信息的收集與整理（一）收集范圍1.幼兒園各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級主管部門下發(fā)的與幼兒園相關(guān)的文件、通知、指示等。3.幼兒園與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等。4.幼兒園舉辦的各類活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。5.教職工的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，包括教學(xué)成果、科研論文、培訓(xùn)記錄、獲獎(jiǎng)證書等。6.學(xué)生的各類檔案材料，如入學(xué)登記表、體檢表、成績單、畢業(yè)證等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門的檔案信息，確保檔案信息的完整性和時(shí)效性。2.檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.收集的檔案信息應(yīng)具有保存價(jià)值，能夠反映幼兒園的工作歷史和發(fā)展情況。（三）整理方法1.按照檔案信息分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案信息進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。4.對電子檔案信息進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案信息的檢索和利用方便快捷。五、檔案信息的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案信息的安全保管。檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限根據(jù)檔案信息的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映幼兒園主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對幼兒園、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：重要的、在較長時(shí)間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案信息的完整性。3.根據(jù)檔案的保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，采取設(shè)置密碼、加密存儲、定期備份等措施，防止檔案信息的泄露和丟失。六、檔案信息的利用（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門在工作中需要查閱檔案信息的。2.教職工因教學(xué)、科研、個(gè)人發(fā)展等需要查閱本人業(yè)務(wù)檔案的。3.學(xué)生及家長因辦理學(xué)籍、升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等手續(xù)需要查閱相關(guān)檔案信息的。4.外部單位因工作需要查閱幼兒園檔案信息的，須經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案：利用者可到檔案管理室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱檔案：因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制檔案：利用者如需復(fù)制檔案信息，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案信息應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明與原件核對無誤。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、利用內(nèi)容、利用方式、歸還日期等。定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案信息鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案信息進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合幼兒園的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合評估檔案的利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對已失去保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.