PAGE水利工程項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強水利工程項目檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于本公司/組織承擔(dān)的各類水利工程項目檔案管理工作。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與的所有水利工程項目，包括但不限于水庫建設(shè)、河道整治、灌溉工程、供水工程等各類水利設(shè)施建設(shè)項目。（三）依據(jù)法律法規(guī)及行業(yè)標準1.法律法規(guī)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（GB/T50328）等相關(guān)法律法規(guī)。2.行業(yè)標準《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設(shè)項目文件材料立卷歸檔規(guī)范》等水利行業(yè)標準。（四）定義與術(shù)語1.水利工程項目檔案：指在水利工程項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理及運行管理過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的文件材料經(jīng)系統(tǒng)整理后交檔案室保存的過程。3.立卷：將相互關(guān)聯(lián)的文件材料組合成案卷的過程。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善水利工程項目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門水利工程項目文件材料的形成、積累和整理工作。3.負責(zé)水利工程項目檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。4.參與水利工程項目的竣工驗收，審查檔案資料的完整性和準確性。（二）項目建設(shè)單位職責(zé)1.建立健全項目檔案管理工作機制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員職責(zé)。2.負責(zé)組織、協(xié)調(diào)項目各參建單位的檔案管理工作，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。3.按照檔案管理要求，負責(zé)收集、整理本單位形成的項目文件材料，并向檔案管理部門移交。4.監(jiān)督、檢查項目各參建單位檔案管理工作，對不符合要求的及時督促整改。（三）項目設(shè)計單位職責(zé)1.負責(zé)收集、整理項目設(shè)計過程中形成的文件材料，并按要求向項目建設(shè)單位移交。2.指導(dǎo)項目建設(shè)單位及施工單位做好與設(shè)計相關(guān)的文件材料整理工作。3.在項目竣工驗收前，協(xié)助項目建設(shè)單位做好設(shè)計文件的審查和歸檔工作。（四）項目施工單位職責(zé)1.負責(zé)收集、整理施工過程中形成的文件材料，包括施工技術(shù)文件、施工管理文件、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、施工試驗檢測報告等，并按要求向項目建設(shè)單位移交。2.按照檔案管理規(guī)定，對施工文件材料進行分類、組卷、編目等整理工作，確保文件材料的完整性和準確性。3.在工程竣工后，及時向項目建設(shè)單位提交完整的施工檔案資料。（五）項目監(jiān)理單位職責(zé)1.負責(zé)收集、整理監(jiān)理過程中形成的文件材料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、質(zhì)量驗收文件等，并按要求向項目建設(shè)單位移交。2.對項目施工單位的文件材料整理工作進行監(jiān)督檢查，確保施工文件符合檔案管理要求。3.在項目竣工驗收前，協(xié)助項目建設(shè)單位做好監(jiān)理文件的審查和歸檔工作。三、檔案的形成與收集（一）文件材料形成要求1.各部門和參建單位應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的形成工作，確保文件材料真實、準確、完整、及時。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖樣準確、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。3.文件材料應(yīng)采用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水、光盤、紙質(zhì)檔案等。（二）文件材料收集范圍1.項目規(guī)劃階段：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、水資源論證報告等。2.項目設(shè)計階段：初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件等。3.項目施工階段：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗評定資料、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、施工試驗檢測報告、工程進度報表、工程洽商記錄、工程事故處理文件等。4.項目監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.項目竣工驗收階段：竣工驗收申請報告、竣工驗收鑒定書、工程總結(jié)報告、竣工決算報告等。6.項目運行管理階段：運行維護記錄、設(shè)備檢修記錄、安全監(jiān)測資料、水質(zhì)監(jiān)測報告等。（三）文件材料收集時間要求1.項目各參建單位應(yīng)在文件材料形成后及時收集整理，并按規(guī)定時間向項目建設(shè)單位移交。2.項目建設(shè)單位應(yīng)在項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)，將項目檔案向檔案管理部門移交。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編目規(guī)范。3.便于保管和利用。（二）分類方法水利工程項目檔案按照項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、運行管理文件等進行一級分類，再根據(jù)文件內(nèi)容進行二級分類。具體分類如下：1.項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、水資源論證報告等。2.設(shè)計文件：包括初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件等。3.施工文件：包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗評定資料、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、施工試驗檢測報告、工程進度報表、工程洽商記錄、工程事故處理文件等。4.監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：包括竣工驗收申請報告、竣工驗收鑒定書、工程總結(jié)報告、竣工決算報告等。6.運行管理文件：包括運行維護記錄、設(shè)備檢修記錄、安全監(jiān)測資料、水質(zhì)監(jiān)測報告等。（三）立卷要求1.案卷內(nèi)文件材料應(yīng)齊全、完整，應(yīng)保持文件之間的有機聯(lián)系，按照文件的形成規(guī)律和特點進行組卷。2.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫頁號，頁號編寫位置應(yīng)統(tǒng)一。3.卷內(nèi)文件材料應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。4.卷內(nèi)文件材料應(yīng)編制備考表，備考表應(yīng)包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等內(nèi)容。5.案卷應(yīng)采用統(tǒng)一的卷皮和卷盒，卷皮和卷盒應(yīng)符合檔案管理要求。（四）歸檔程序1.項目各參建單位在文件材料整理完畢后，填寫檔案移交清單，向項目建設(shè)單位移交。2.項目建設(shè)單位對接收的檔案進行審核，審核合格后辦理接收手續(xù)，并將檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，審核合格后進行歸檔，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。五、檔案的保管與保護（一）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）保管期限水利工程項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》及相關(guān)行業(yè)標準執(zhí)行。1.永久：對水利工程建設(shè)、運行管理及維護具有長期查考利用價值的檔案。2.長期：對水利工程建設(shè)、運行管理及維護具有一定查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期：對水利工程建設(shè)、運行管理及維護具有短期查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。（三）檔案的整理與編目1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行整理，對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對檔案進行數(shù)字化管理，方便檔案的查詢和利用。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和完整性。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和密級。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱水利工程項目檔案。外單位因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：檔案利用者因工作需要可借閱檔案原件，但應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。借閱期限一般不超過[X]天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部各部門查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)外單位主管部門負責(zé)人簽字后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)與外單位簽訂檔案查閱、借閱協(xié)議，明確查閱、借閱的范圍、期限、保密責(zé)任等事項。3.檔案利用者查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱、借閱登記簿上登記，注明查閱、借閱的日期、檔案名稱、卷號、份數(shù)等內(nèi)容。4.檔案利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱、借閱登記簿上簽字注銷。（四）保密要求1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，對檔案利用者進行保密教育，確保檔案信息安全。2.檔案利用者應(yīng)嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。3.檔案利用者在查閱、借閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及國家秘密或商業(yè)秘密，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門及各參建單位檔案管理工作的開展情況。3.檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進行檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：檔案管理部門應(yīng)不定期對各部門檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：在水利工程項目建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如項目竣工驗收前，檔案管理部門應(yīng)組織專項檢查