PAGE建筑檔案室管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及建筑工程相關(guān)的各類檔案資料的管理，包括但不限于工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件、工程圖紙等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司建筑檔案室對各類建筑檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則：全面收集、整理工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定并組織實(shí)施建筑檔案室的各項(xiàng)具體管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司建筑工程各類檔案資料，確保檔案的齊全完整和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司的工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新等提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案管理工作的正常開展。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在建筑工程活動(dòng)中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.協(xié)助檔案室做好檔案的整理、鑒定、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門文件資料的形成、積累和保管，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。5.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出改進(jìn)建議，推動(dòng)檔案管理工作不斷完善。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.施工過程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。4.工程圖紙：包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等各專業(yè)的設(shè)計(jì)圖紙、變更圖紙等。5.其他與工程建設(shè)相關(guān)的文件資料，如工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對重要文件資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對收集到的文件資料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和查詢。2.對每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和檢索。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。4.對工程圖紙應(yīng)進(jìn)行折疊、裝訂，使其符合檔案保管要求，并在圖紙上加蓋竣工圖章。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）檔案清點(diǎn)與核對1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室借閱。2.外單位人員因特殊原因需要借閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上登記，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表和登記簿，向借閱人提供檔案，并辦理交接手續(xù)。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案和珍貴檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，原則上不超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還需辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（五）檔案利用1.檔案室應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.利用檔案時(shí)應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，如需對檔案進(jìn)行復(fù)制、摘錄等，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.對利用檔案過程中形成的各類資料，應(yīng)及時(shí)歸檔保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、確保重點(diǎn)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)結(jié)合公司的實(shí)際情況和發(fā)展需求，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值。3.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，確定檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對已失去保存價(jià)值的檔案編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司建筑檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子檔案。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。錄入數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)檢索的準(zhǔn)確性。3.檔案存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。4.檔案檢索與利用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。根據(jù)利用需求，可對電子檔案進(jìn)行在線瀏覽、下載、打印等操作。5.系統(tǒng)維護(hù)與管理：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，保證檔案信息的安全。（三