PAGE商務(wù)局檔案材料收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)商務(wù)局檔案材料的收集與管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在商務(wù)工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商務(wù)局機(jī)關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位及全體工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案材料的收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則商務(wù)局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案材料應(yīng)真實(shí)反映商務(wù)工作的實(shí)際情況，全面收集各類文件、資料、記錄等，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則檔案材料的收集應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集工作，并保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。4.便于利用原則檔案的收集應(yīng)便于保管和利用，便于檢索和查閱，提高檔案的利用效率。二、檔案材料的分類與范圍（一）綜合類1.商務(wù)局年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議紀(jì)要、大事記等。2.商務(wù)局組織建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、考核獎懲等文件材料。3.商務(wù)局制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)等。4.商務(wù)局與上級主管部門、其他部門及單位的來往文件、函件、請示、批復(fù)等。5.商務(wù)局獲得的榮譽(yù)證書、表彰獎勵(lì)等文件材料。（二）業(yè)務(wù)類1.商貿(mào)流通市場體系建設(shè)規(guī)劃、方案、調(diào)研報(bào)告等。商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)布局規(guī)劃、調(diào)整方案及相關(guān)文件。商貿(mào)企業(yè)扶持政策、措施及實(shí)施情況。市場監(jiān)測、分析報(bào)告，市場運(yùn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。展會活動的策劃、組織、實(shí)施文件及相關(guān)資料。商務(wù)領(lǐng)域安全生產(chǎn)、應(yīng)急管理文件材料。2.對外貿(mào)易對外貿(mào)易發(fā)展規(guī)劃、政策措施及執(zhí)行情況。進(jìn)出口企業(yè)備案登記、變更等相關(guān)文件。對外貿(mào)易數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告。進(jìn)出口商品配額、許可證管理文件。對外經(jīng)貿(mào)洽談、簽約活動的文件及資料。境外投資項(xiàng)目的申報(bào)、審批文件，企業(yè)境外投資備案材料。3.招商引資招商引資工作計(jì)劃、目標(biāo)任務(wù)及完成情況。招商引資項(xiàng)目庫建設(shè)文件材料。招商引資活動方案、宣傳資料、項(xiàng)目簽約文件。招商引資優(yōu)惠政策及兌現(xiàn)情況。招商引資項(xiàng)目跟蹤服務(wù)、推進(jìn)落實(shí)的文件材料。（三）財(cái)務(wù)類1.商務(wù)局年度預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)報(bào)表。2.財(cái)務(wù)收支憑證、賬目、審計(jì)報(bào)告等。3.專項(xiàng)資金使用計(jì)劃、審批文件、資金撥付憑證及使用情況報(bào)告。（四）人事類1.工作人員的招聘、錄用、調(diào)動、辭職、退休等文件材料。2.工作人員的工資、福利、保險(xiǎn)等文件材料。3.工作人員的培訓(xùn)、考核、職稱評定等文件材料。（五）其他類1.涉及商務(wù)局的訴訟、仲裁、復(fù)議等法律事務(wù)文件材料。2.商務(wù)局組織或參與的各類調(diào)研、考察、學(xué)習(xí)交流活動的文件材料。3.其他具有保存價(jià)值的文件材料。三、檔案材料收集的職責(zé)分工（一）辦公室1.負(fù)責(zé)制定檔案材料收集制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、督促各科室和下屬事業(yè)單位做好檔案材料的收集工作。3.負(fù)責(zé)收集商務(wù)局綜合性文件材料，包括年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議紀(jì)要、大事記等。4.負(fù)責(zé)收集商務(wù)局與上級主管部門、其他部門及單位的來往文件、函件、請示、批復(fù)等。5.負(fù)責(zé)收集商務(wù)局獲得的榮譽(yù)證書、表彰獎勵(lì)等文件材料。6.負(fù)責(zé)檔案材料的集中整理、保管和利用工作。（二）各科室1.負(fù)責(zé)收集本科室在履行職責(zé)過程中形成的各類文件材料，包括業(yè)務(wù)文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)研材料、會議記錄等。2.按照檔案材料收集制度的要求，定期將本科室的檔案材料整理、分類后移交辦公室。3.負(fù)責(zé)本科室檔案材料的日常管理和保密工作。（三）下屬事業(yè)單位1.負(fù)責(zé)收集本單位在工作中形成的各類文件材料，包括業(yè)務(wù)文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。2.按照檔案材料收集制度的要求，定期將本單位的檔案材料整理、分類后移交辦公室。3.負(fù)責(zé)本單位檔案材料的日常管理和保密工作。四、檔案材料收集的流程（一）文件形成與積累1.各科室和下屬事業(yè)單位工作人員在日常工作中應(yīng)及時(shí)形成并積累各類文件材料，確保文件的原始性和完整性。2.文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類整理，便于后續(xù)的收集工作。（二）定期收集1.各科室和下屬事業(yè)單位應(yīng)在每月末或每季度末，將本部門形成的檔案材料進(jìn)行整理，填寫檔案材料移交清單，移交至辦公室。2.辦公室對移交的檔案材料進(jìn)行核對、簽收，并按照檔案管理的要求進(jìn)行進(jìn)一步整理。（三）專項(xiàng)收集1.對于商務(wù)局開展的重大活動、重要項(xiàng)目、專項(xiàng)工作等形成的檔案材料，相關(guān)科室應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集整理，并移交辦公室。2.辦公室應(yīng)針對專項(xiàng)檔案材料進(jìn)行單獨(dú)整理、編目，確保專項(xiàng)檔案的系統(tǒng)性和完整性。（四）臨時(shí)收集1.在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的零散文件材料或緊急需要?dú)w檔的文件，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)收集并移交辦公室。2.辦公室應(yīng)及時(shí)對臨時(shí)收集的文件材料進(jìn)行處理，確保檔案的及時(shí)歸檔。五、檔案材料收集的質(zhì)量要求（一）真實(shí)性檔案材料應(yīng)真實(shí)反映商務(wù)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改文件內(nèi)容。（二）完整性1.應(yīng)全面收集各類文件材料，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案內(nèi)容的完整。2.對于文件形成過程中的相關(guān)記錄、審批手續(xù)、簽批意見等應(yīng)一并收集，不得遺漏。（三）準(zhǔn)確性1.文件材料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，文字表述應(yīng)規(guī)范清晰。2.對于文件中的日期、編號、名稱、主題等關(guān)鍵信息應(yīng)準(zhǔn)確填寫，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。（四）規(guī)范性1.文件材料應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及商務(wù)局的公文處理規(guī)范要求。2.文件格式應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，紙張質(zhì)量、字跡應(yīng)清晰可辨，便于長期保存。六、檔案材料的整理與歸檔（一）整理原則檔案材料的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）整理方法1.辦公室對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案材料分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類、其他類等，并在每類檔案下進(jìn)一步細(xì)分具體類目。3.對每份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。5.對于破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。6.裝訂檔案時(shí)應(yīng)注意整齊、牢固，避免文件散失或損壞。（三）歸檔要求1.整理后的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案庫房的存儲要求進(jìn)行存放。2.檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)目錄和電子目錄，方便檔案的查詢和利用。七、檔案材料的保管（一）保管場所1.商務(wù)局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。（二）保管期限1.根據(jù)檔案材料的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映商務(wù)局主要職能活動和歷史面貌的，對商務(wù)局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對商務(wù)局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對商務(wù)局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家檔案局的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并結(jié)合商務(wù)局的實(shí)際情況進(jìn)行合理劃分。（三）保管措施1.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失、霉變等。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息的泄露和丟失。4.對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，按照規(guī)定的程序辦理銷毀手續(xù)，確保檔案銷毀的合法性和規(guī)范性。八、檔案材料的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.嚴(yán)格按照檔案查閱、借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。查閱、借閱的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和用途使用，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。（三）利用方式1.檔案查閱：本局工作人員可在檔案庫房內(nèi)查閱檔案，也可根據(jù)需要復(fù)印相關(guān)檔案材料。外單位查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出本局。2.檔案借閱：本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案的期限和手續(xù)按照雙方約定執(zhí)行。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.商務(wù)局辦公室負(fù)責(zé)對檔案材料收集制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對各科室和下屬事業(yè)單位的檔案收集工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。2.建立檔案工作考核機(jī)制，將檔案材料收集工作納入各科室和下屬事業(yè)單位的年度考核內(nèi)容，