PAGE高校檔案出入庫(kù)規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案出入庫(kù)流程，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及高校檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本校各學(xué)院、部門(mén)及附屬單位的各類(lèi)檔案出入庫(kù)管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案在出入庫(kù)過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確檔案出入庫(kù)的流程和要求，做到有序管理。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，方便檔案的查閱和利用。二、檔案入庫(kù)管理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案歸檔范圍和保管期限，定期收集本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)確保收集的檔案齊全、完整、準(zhǔn)確，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.收集后的檔案應(yīng)按照檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。2.整理過(guò)程中應(yīng)確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性，便于后續(xù)的保管和利用。（三）檔案移交1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)移交至學(xué)校檔案管理部門(mén)。移交時(shí)，移交部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、年度等信息。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（四）檔案入庫(kù)1.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案庫(kù)房的布局和分類(lèi)要求，及時(shí)將檔案入庫(kù)上架。2.入庫(kù)檔案應(yīng)擺放整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。三、檔案出庫(kù)管理（一）借閱申請(qǐng)1.校內(nèi)各部門(mén)或個(gè)人因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。（二）審批1.檔案管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括借閱目的、借閱期限、借閱人資格等。2.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意的借閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等。2.借閱登記應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的臺(tái)賬，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（四）檔案出庫(kù)1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱登記信息，從庫(kù)房中取出相應(yīng)的檔案，并與借閱人進(jìn)行當(dāng)面核對(duì)。2.核對(duì)無(wú)誤后，借閱人應(yīng)在檔案出庫(kù)登記表上簽字確認(rèn)。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在檔案出庫(kù)登記表上注明歸還日期，并將檔案及時(shí)入庫(kù)上架。四、檔案查閱管理（一）查閱申請(qǐng)1.校內(nèi)各部門(mén)或個(gè)人因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、查閱期限等信息。2.查閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。（二）審批1.檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括查閱目的、查閱范圍、查閱人資格等。2.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱登記1.經(jīng)審批同意的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行查閱登記。登記內(nèi)容包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、查閱期限、查閱地點(diǎn)等。2.查閱登記應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的臺(tái)賬，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（四）檔案查閱1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記信息，將檔案調(diào)至指定的查閱地點(diǎn)，并為查閱人提供必要的查閱條件。2.查閱人應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（五）查閱記錄1.查閱人查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)做好查閱記錄。記錄內(nèi)容包括查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人簽字等。2.查閱記錄應(yīng)與查閱登記臺(tái)賬相互印證，確保查閱過(guò)程可追溯。（六）歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與查閱人溝通解決。2.查閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在檔案查閱登記表上注明歸還日期，并將檔案及時(shí)入庫(kù)上架。五、檔案復(fù)制管理（一）復(fù)制申請(qǐng)1.校內(nèi)各部門(mén)或個(gè)人因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、復(fù)制方式等信息。2.復(fù)制申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。（二）審批1.檔案管理部門(mén)收到復(fù)制申請(qǐng)表后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括復(fù)制目的、復(fù)制范圍、復(fù)制方式等。2.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）復(fù)制登記1.經(jīng)審批同意的復(fù)制申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行復(fù)制登記。登記內(nèi)容包括復(fù)制人姓名、部門(mén)、復(fù)制檔案名稱(chēng)、數(shù)量、復(fù)制方式、復(fù)制日期等。2.復(fù)制登記應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的臺(tái)賬，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（四）檔案復(fù)制1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)復(fù)制登記信息，按照規(guī)定的復(fù)制方式進(jìn)行檔案復(fù)制。復(fù)制過(guò)程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)將復(fù)制件與原件進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。（五）復(fù)制件管理1.復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制份數(shù)等信息。2.復(fù)制件應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和保管，確保其安全與完整。六、檔案銷(xiāo)毀管理（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定哪些檔案可以銷(xiāo)毀，哪些檔案需要繼續(xù)保管。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估。（二）審批1.經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、年度等信息。銷(xiāo)毀申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，銷(xiāo)毀前應(yīng)報(bào)上級(jí)檔案管理部門(mén)備案。（三）銷(xiāo)毀登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照審批意見(jiàn)，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀登記。登記內(nèi)容包括銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、年度、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等。2.銷(xiāo)毀登記應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的臺(tái)賬，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（四）檔案銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、有效的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹底、規(guī)范。（五）銷(xiāo)毀記錄1.檔案銷(xiāo)毀完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀記錄，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、年度、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)督人簽字等信息。2.檔案銷(xiāo)毀記錄應(yīng)與銷(xiāo)毀登記臺(tái)賬相互印證，作為檔案銷(xiāo)毀工作的重要憑證。七、檔案安全管理（一）庫(kù)房安全1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施。庫(kù)房應(yīng)安裝消防設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲(chóng)藥品投放設(shè)備等。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品等。（二）人員安全1.檔案管理人員應(yīng)具備必要的安全知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的安全操作規(guī)程。2.檔案管理人員在出入庫(kù)檔案時(shí)，應(yīng)注意自身安全，避免因操作不當(dāng)造成人身傷害。（三）信息安全1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息安全規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息。對(duì)于涉及敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人管理等措施。（四）應(yīng)急處置1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的流程和責(zé)任。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案出入庫(kù)管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查應(yīng)包括檔案收集、整理、移交、入庫(kù)、出庫(kù)、查閱、復(fù)制、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合上級(jí)部門(mén)的工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.接受學(xué)校內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作合法合規(guī)。