PAGE社工站文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工站文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在社工服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社工站全體工作人員在日常工作中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社工站文書檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社工站的工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全保存，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)社工站文書檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。7.協(xié)助其他部門查閱、利用檔案，提供必要的服務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的管理工作，確保文件材料的及時(shí)收集和妥善保管。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.社工站制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、方案等。3.社工服務(wù)項(xiàng)目的相關(guān)資料，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、協(xié)議書、服務(wù)記錄、評(píng)估報(bào)告等。4.與社區(qū)、服務(wù)對(duì)象、合作伙伴等的往來信函、會(huì)議記錄、活動(dòng)資料等。5.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整，并與紙質(zhì)文件同步收集。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為黨群工作類、行政管理類、社工服務(wù)類、財(cái)務(wù)類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行整理和修補(bǔ)，然后按照順序裝訂成冊(cè)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文件材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的文件材料進(jìn)行審核，符合要求的予以接收。3.檔案管理人員按照分類編號(hào)的方法，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。4.將檔案盒存放在檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置，并建立檔案存放索引。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映社工站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)社工站工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案的安全保存。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.社工站工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)社工站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門同意。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或社工站負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。批準(zhǔn)后，申請(qǐng)表交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱人員的姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)積極為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案的保密規(guī)定和利用制度，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。3.如需對(duì)檔案進(jìn)行公開出版、展覽等利用活動(dòng)的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門和社工站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從社工站工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等因素，綜合分析其價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和社工站負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊(cè)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為社工站的工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合社工站檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，保持內(nèi)容一致。3.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的