PAGE西安市雁塔區(qū)檔案局制度一、總則（一）目的為了加強西安市雁塔區(qū)檔案局的管理，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于西安市雁塔區(qū)檔案局全體工作人員以及本局所管理的各類檔案。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.統(tǒng)一管理原則：對本局各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。3.科學管理原則：運用現(xiàn)代科學技術(shù)和管理方法，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為社會各項事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案局領(lǐng)導職責1.全面負責檔案局的檔案管理工作，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法律法規(guī)。2.組織制定本局檔案工作計劃、規(guī)章制度，并監(jiān)督實施。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作的順利開展。4.對本局檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期向上級主管部門匯報檔案工作情況。（二）檔案業(yè)務科室職責1.負責接收、收集、整理、保管本局形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案整理規(guī)范，對檔案進行分類、編號、編目等工作，建立科學合理的檔案檢索體系。3.開展檔案信息化建設，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)批準后組織實施。5.積極開展檔案利用服務工作，為機關(guān)內(nèi)部及社會各界提供檔案查閱、借閱等服務，做好利用登記和統(tǒng)計工作。6.指導本局各科室的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓和工作指導。（三）兼職檔案員職責1.負責本科室文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保本科室檔案的完整、準確。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交至檔案業(yè)務科室。3.協(xié)助檔案業(yè)務科室開展檔案利用服務工作，提供本科室相關(guān)檔案利用的必要信息。4.接受檔案業(yè)務科室的業(yè)務培訓和指導，不斷提高自身的檔案管理水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本局在履行職能活動中形成的具有保存價值的各種文件、材料、圖表、聲像等資料。2.本局召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的文件材料。3.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、項目文件等。4.本局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務檔案、榮譽檔案等。5.其他應歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各科室應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應進行初步整理，剔除重復、無用的材料，保證材料的質(zhì)量。3.收集的文件材料應保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案整理的有關(guān)標準和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成卷。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立項目檔案卷冊，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄，繪制竣工圖等。3.會計檔案：按照會計年度、類別進行分類，裝訂成冊，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容等進行分類，編制檔號，填寫說明，進行數(shù)字化處理。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.對不同類型的檔案應使用相應的裝具進行存放，如文書檔案使用檔案柜，會計檔案使用專用檔案盒等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本局主要職能活動和歷史面貌，對國家和社會具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.對檔案的保管狀況進行檢查，重點檢查檔案有無破損、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.建立檔案清點和檢查記錄，對清點和檢查情況進行詳細記載。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案局領(lǐng)導、檔案業(yè)務科室負責人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已到保管期限的檔案，重點審查其是否仍具有查考利用價值，是否涉及重要歷史事件、重要人物等。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應按照相關(guān)規(guī)定進行鑒定和處理。（三）鑒定程序1.檔案業(yè)務科室提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表，報檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組對檔案鑒定意見進行審核，提出審核意見，報檔案局領(lǐng)導審批。3.經(jīng)檔案局領(lǐng)導批準后，對確無保存價值的檔案進行銷毀。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案局領(lǐng)導審核簽字后，報上級主管部門備案。3.按照規(guī)定程序組織檔案銷毀工作，銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.對已銷毀的檔案，應在檔案目錄中注明銷毀日期和相關(guān)情況。六、檔案信息化建設（一）建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應符合檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范要求，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立準確的檔案數(shù)字化信息庫。4.數(shù)據(jù)存儲：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案目錄信息和數(shù)字化圖像的錄入功能，確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、年度、保管期限等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案信息。3.借閱管理：對檔案借閱進行登記、審批、歸還等管理，實現(xiàn)借閱流程信息化。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、定期備份等措施，保障檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。3.加強對檔案信息化工作人員的安全培訓，提高其安全意識和操作技能。七、檔案利用服務（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.其他單位或個人因合法事由查閱、借閱本局檔案。3.社會各界因研究、編史修志等需要查閱本局相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到檔案業(yè)務科室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.其他單位或個人查閱、借閱本局檔案，應持單位介紹信或有效身份證件，填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)檔案局領(lǐng)導批準后，到檔案業(yè)務科室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案業(yè)務科室應提供必要的查閱場所和設備，方便利用者查閱檔案原件或數(shù)字化副本。2.借閱：對確需借閱檔案原件的，應嚴格按照借閱期限和要求進行借閱，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。（四）利用登記與統(tǒng)計1.對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案局定期對本局各科室的檔案工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.檔案業(yè)務科室對各科室兼職檔案員的工作進行日常指導和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門對本局檔案管理工作的監(jiān)督檢查，積極配合上級部門的工作，對提出的問題及時整改。2.接受社會各界對本局檔案管理工作的監(jiān)督，認真聽取意見和建議，不斷改進工作。（三）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案工作流程的規(guī)范情況、檔案實體和信息的安全情況等。2.檢查方式可