PAGE江蘇聲像檔案數字化制度一、總則（一）目的為加強江蘇聲像檔案數字化管理，確保聲像檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案利用效率，根據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本省實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江蘇省行政區(qū)域內各級各類機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的聲像檔案數字化工作。（三）基本原則1.真實性原則：聲像檔案數字化應確保原始聲像信息的真實性，不得對原始內容進行篡改、偽造。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地對聲像檔案進行數字化處理，保證數字化成果涵蓋所有應歸檔的聲像資料。3.準確性原則：準確記錄聲像檔案的內容、背景、時間等信息，確保數字化數據的準確性。4.安全性原則：采取有效的安全防護措施，保障聲像檔案數字化過程中數據的安全，防止數據丟失、泄露和被非法篡改。5.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關標準規(guī)范，統(tǒng)一數字化流程、格式和質量要求。二、聲像檔案定義與范圍（一）定義聲像檔案是指單位在各項工作活動中形成的，以聲音、圖像等形式記錄的具有保存價值的歷史記錄。（二）范圍1.照片檔案：包括單位工作會議、重大活動、重要工程建設、外事交往等形成的照片。2.錄音檔案：如會議錄音、講座錄音、采訪錄音等。3.錄像檔案：涵蓋工作現場錄像、活動錄像、監(jiān)控錄像等。4.影片檔案：單位制作或收集的各類影片資料。三、職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定聲像檔案數字化工作計劃和方案。2.組織協(xié)調聲像檔案數字化工作的實施，對數字化過程進行監(jiān)督和指導。3.審核數字化成果，確保符合質量要求，并負責聲像檔案數字化成果的接收、存儲和保管。（二）業(yè)務部門1.負責提供本部門形成的聲像檔案原件，并協(xié)助檔案管理部門進行整理、標注等前期準備工作。2.配合檔案管理部門開展數字化工作，對數字化過程中涉及的業(yè)務內容進行確認。（三）技術部門1.負責提供數字化所需的技術設備和技術支持，確保設備正常運行和技術方案的有效實施。2.按照檔案管理部門的要求，進行數字化系統(tǒng)的開發(fā)、維護和升級，保障數字化工作的順利進行。3.負責對數字化操作人員進行技術培訓，指導其正確使用設備和軟件。四、聲像檔案數字化流程（一）檔案收集與整理1.業(yè)務部門應定期將本部門形成的聲像檔案收集齊全，整理分類，填寫聲像檔案登記表，注明檔案的形成時間、地點、內容、拍攝者等信息。2.對聲像檔案進行初步篩選，剔除重復、無保存價值的資料。3.將整理好的聲像檔案移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。（二）數字化前處理1.檔案管理部門對接收的聲像檔案進行再次審核和整理。2.對照片進行編號、標注說明，去除無關標記和污漬；對錄音、錄像、影片進行剪輯，去除冗余部分。3.根據聲像檔案的內容和性質，進行分類和著錄，建立詳細的目錄數據庫，為數字化檢索提供依據。（三）數字化轉換1.選擇符合國家標準和質量要求的數字化設備和軟件，確保數字化轉換的準確性和一致性。2.照片掃描分辨率應不低于300dpi，彩色模式，圖像格式為JPEG；錄音、錄像、影片數字化應采用無損壓縮格式，如WAV、AVI等。3.按照預定的數字化方案，對聲像檔案進行逐件轉換，確保轉換過程中數據的完整性和準確性。4.在數字化轉換過程中，對重要聲像檔案進行備份，備份數據應與原始數據存儲在不同介質上，并異地存放。（四）數據質檢1.建立數據質檢機制，對數字化成果進行抽檢和全檢。2.質檢內容包括圖像清晰度、色彩還原度、聲音質量、數據完整性、著錄信息準確性等。3.對質檢不合格的數據，及時返回數字化環(huán)節(jié)進行整改，直至合格為止。（五）數據存儲與管理1.將質檢合格的數字化聲像檔案數據存儲在安全可靠的存儲設備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等多種存儲方式，確保數據的長期保存。2.建立數據存儲管理制度，定期對存儲設備進行檢查、維護和備份，防止數據丟失。3.利用檔案管理系統(tǒng)對數字化聲像檔案進行分類存儲和管理，建立電子目錄，方便檢索和利用。（六）數據利用與共享1.單位內部各部門可根據工作需要，按照規(guī)定的權限申請利用數字化聲像檔案。2.檔案管理部門應及時為利用者提供所需的數字化聲像檔案，并做好利用登記工作。3.在確保安全和保密的前提下，推動數字化聲像檔案的共享，促進信息資源的有效利用。五、質量控制（一）質量標準1.數字化圖像應清晰、完整，色彩還原準確，無明顯失真和噪聲干擾。2.數字化聲音應音質清晰，無雜音、失真等問題。3.數字化數據應準確無誤，與原始聲像檔案內容一致，著錄信息完整、準確。（二）過程控制1.在數字化各個環(huán)節(jié)，嚴格按照操作規(guī)程進行操作，確保每一步驟都符合質量要求。2.加強對數字化設備和軟件定期維護和檢查，保證設備性能穩(wěn)定，軟件運行正常。3.對數字化操作人員進行質量意識培訓，提高其工作責任心和業(yè)務水平。（三）驗收標準1.數字化聲像檔案數據應通過質檢，抽檢合格率不低于95%，全檢合格率達到100%。2.數字化成果應符合國家和行業(yè)相關標準規(guī)范，能夠滿足檔案利用的實際需求。六、安全管理（一）人員安全1.對參與聲像檔案數字化工作的人員進行安全保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確其安全責任。2.在數字化工作場所設置必要的安全警示標識，確保人員操作安全。（二）數據安全1.采取數據加密技術，對數字化過程中的數據進行加密處理，防止數據在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。2.建立數據備份制度，定期對數字化聲像檔案數據進行備份，備份數據應異地存放，確保數據的安全性和可恢復性。3.加強對數字化設備和存儲介質的管理，定期進行檢查和維護，防止設備故障和介質損壞導致數據丟失。（三）網絡安全1.對數字化工作所使用的網絡進行安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網絡攻擊。2.限制對數字化系統(tǒng)的網絡訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問相關數據和系統(tǒng)。（四）保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對聲像檔案數字化過程中涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私信息進行保密。2.對數字化工作場所進行物理隔離，防止無關人員進入。3.對數字化設備和存儲介質進行標識管理，明確其保密等級和使用范圍。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對聲像檔案數字化工作進行內部檢查，檢查內容包括工作進度、質量控制、安全管理等方面。2.對檢查中發(fā)現的問題及時進行整改，確保數字化工作順利進行。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門和相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關資料和情況。2.根據外部監(jiān)督意見，及時改進和完善聲像檔案數字化工作。八、培訓與考核（一）培訓1.定期組織聲像檔案數字化相關人員參加業(yè)務培訓，培訓內容包括數字化技術、檔案管理知識、安全保密規(guī)定等。2.邀請行業(yè)專家進行授課，提高培訓的針對性和實效性。3.鼓勵工作人員自主學習，不斷更新知識和技能，適應數字化工作的發(fā)展需求。（二）考核