PAGE技術(shù)部檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)技術(shù)部檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司技術(shù)部所有檔案資料的管理，包括但不限于技術(shù)研發(fā)文檔、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)合同等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術(shù)部檔案資料由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案資料的安全和保密。4.方便利用原則：建立健全檔案資料的檢索和利用機(jī)制，提高檔案資料的利用效率，為公司技術(shù)創(chuàng)新和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有力支持。二、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類1.技術(shù)研發(fā)文檔類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究總結(jié)等。2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙類：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)草圖、裝配圖、零件圖、電路圖、布線圖等。3.工藝文件類：如工藝流程圖、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡片、檢驗(yàn)規(guī)程等。4.測(cè)試報(bào)告類：包含產(chǎn)品性能測(cè)試報(bào)告、可靠性測(cè)試報(bào)告、環(huán)境適應(yīng)性測(cè)試報(bào)告等。5.技術(shù)合同類：涉及技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)服務(wù)合同等。6.其他類：如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)培訓(xùn)資料、技術(shù)交流資料等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)。例如，2023年技術(shù)研發(fā)文檔類的第10份文件編號(hào)為“2023JY010”。2.類別代碼：技術(shù)研發(fā)文檔類（JY）、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙類（TZ）、工藝文件類（GY）、測(cè)試報(bào)告類（CS）、技術(shù)合同類（HT）、其他類（QT）。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.明確責(zé)任：技術(shù)部各項(xiàng)目組、科室負(fù)責(zé)人為本部門檔案資料收集的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員及時(shí)收集各類檔案資料。2.收集范圍：凡與技術(shù)部工作相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等均應(yīng)收集歸檔。包括但不限于內(nèi)部產(chǎn)生的文件、對(duì)外接收的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙變更記錄等。3.收集時(shí)間：項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將項(xiàng)目相關(guān)檔案資料整理齊全并提交給檔案管理人員；日常工作中產(chǎn)生的檔案資料應(yīng)及時(shí)收集，每月底由各部門統(tǒng)一提交給檔案管理人員。（二）整理1.分類整理：檔案管理人員收到檔案資料后，按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類整理，確保同一類別的檔案資料集中存放。2.編號(hào)標(biāo)注：對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)標(biāo)注，并在檔案資料首頁右上角加蓋編號(hào)章。3.編制目錄：根據(jù)分類整理后的檔案資料，編制詳細(xì)的檔案目錄。目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和管理。4.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)注意整齊、牢固，不得漏頁、掉頁。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔1.歸檔要求：整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫《檔案資料歸檔登記表》，詳細(xì)記錄檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.歸檔流程：檔案管理人員根據(jù)檔案資料的分類和編號(hào)，將其存入相應(yīng)的檔案柜或檔案盒中，并在檔案柜或檔案盒上標(biāo)明類別和編號(hào)范圍。同時(shí)，將《檔案資料歸檔登記表》存入檔案管理臺(tái)賬。（二）保管1.保管環(huán)境：檔案資料應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的專用檔案庫房?jī)?nèi)。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備和防蟲藥品。2.保管期限：根據(jù)檔案資料的重要性和使用價(jià)值，確定其保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。具體保管期限參照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.定期盤點(diǎn)：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)核對(duì)檔案資料的數(shù)量、編號(hào)、名稱、保管期限等信息，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.安全保密：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案資料。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，可在檔案管理人員的陪同下在檔案庫房?jī)?nèi)查閱。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案庫房的管理制度，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.查閱流程：查閱人員需填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案資料的編號(hào)、名稱、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理人員。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料供查閱人員查閱。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《檔案資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.借閱范圍：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱流程：借閱人員填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案資料的編號(hào)、名稱、借閱期限、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理人員。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料供借閱人員借閱。借閱人員應(yīng)在《檔案資料借閱登記表》上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案資料。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并要求借閱人員予以處理。六、檔案資料的銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料保管期限已滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因，檔案資料已不再使用且無參考價(jià)值的。3.檔案資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞或丟失，無法修復(fù)或找回的。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：檔案管理人員定期對(duì)保管期滿的檔案資料進(jìn)行清理，提出銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案資料的編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審核批準(zhǔn)：《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員對(duì)擬銷毀的檔案資料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄存檔：銷毀記錄應(yīng)存入檔案管理臺(tái)賬，作為檔案資料銷毀的依據(jù)。七、檔案資料的信息化管理（一）建立檔案資料數(shù)據(jù)庫1.利用信息技術(shù)手段，建立技術(shù)部檔案資料數(shù)據(jù)庫，將檔案資料的電子文件和相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。2.檔案資料數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檔案資料的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等功能，方便檔案管理人員和使用人員進(jìn)行操作。（二）電子文件管理1.對(duì)電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子文件應(yīng)按照檔案資料的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，并異地存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案資料信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.安裝防火墻、殺毒軟