PAGE六制一金一表制度檔案如何做六制一金一表制度檔案管理辦法總則背景目的隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展和規(guī)范化管理的要求日益提高，為了確保公司各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行和檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性，特制定本“六制一金一表制度檔案管理辦法”。本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及“六制一金一表”相關(guān)制度的制定、執(zhí)行、監(jiān)督以及檔案管理工作。適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在“六制一金一表”制度建設(shè)與檔案管理方面的活動(dòng)?！傲啤焙w公司的組織架構(gòu)與職責(zé)分工制度、人力資源管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、業(yè)務(wù)流程規(guī)范制度、行政辦公管理制度、風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制制度；“一金”指公司的信息安全管理制度；“一表”為公司的績效考核與評(píng)價(jià)制度?；驹瓌t1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度制定與檔案管理合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：制度內(nèi)容準(zhǔn)確反映公司管理需求，檔案記錄真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整性原則：涵蓋“六制一金一表”相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，確保制度體系完善，檔案資料齊全。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的制度內(nèi)容和檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.可操作性原則：制度條款明確具體，便于執(zhí)行和監(jiān)督；檔案管理流程簡潔高效，易于操作。制度制定與修訂職責(zé)分工1.制度歸口管理部門負(fù)責(zé)“六制一金一表”各項(xiàng)制度的整體規(guī)劃、起草、修訂和解釋工作。組織相關(guān)部門對(duì)制度草案進(jìn)行討論、征求意見，并根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改完善。2.相關(guān)部門參與制度的討論和制定過程，結(jié)合本部門實(shí)際工作提出意見和建議。負(fù)責(zé)本部門涉及制度條款的具體執(zhí)行和落實(shí)，并及時(shí)反饋執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.法務(wù)部門對(duì)制度的合法性進(jìn)行審查，確保制度符合法律法規(guī)要求。提供法律專業(yè)意見，協(xié)助解決制度制定過程中涉及的法律問題。4.審計(jì)部門對(duì)制度的合理性、有效性進(jìn)行審計(jì)評(píng)估，提出改進(jìn)建議。監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，檢查制度執(zhí)行過程中的合規(guī)性。制定流程1.需求調(diào)研制度歸口管理部門定期開展公司內(nèi)部管理需求調(diào)研，收集各部門在管理實(shí)踐中遇到的問題、對(duì)制度建設(shè)的期望和建議。通過問卷調(diào)查、訪談、座談會(huì)等形式，廣泛征求意見，了解公司管理現(xiàn)狀和發(fā)展需求。2.草案起草根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，制度歸口管理部門組織專人起草制度草案。草案應(yīng)明確制度的目的、適用范圍、基本原則、具體內(nèi)容、操作流程、監(jiān)督檢查機(jī)制等。在起草過程中，充分借鑒同行業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和公司以往成功做法，確保制度具有前瞻性和實(shí)用性。3.征求意見將制度草案發(fā)放至各相關(guān)部門征求意見，征求意見期限一般不少于[X]個(gè)工作日。各部門應(yīng)認(rèn)真組織討論，提出書面修改意見，并加蓋部門公章后反饋至制度歸口管理部門。4.修改完善制度歸口管理部門對(duì)各部門反饋的意見進(jìn)行匯總整理，分析研究，對(duì)草案進(jìn)行修改完善。對(duì)于爭議較大的問題，組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論，必要時(shí)邀請(qǐng)外部專家進(jìn)行論證，確保制度的科學(xué)性和合理性。5.審核批準(zhǔn)修改后的制度草案經(jīng)制度歸口管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司管理層審批。公司管理層根據(jù)審核意見進(jìn)行審批，審批通過后的制度正式發(fā)布實(shí)施。修訂管理1.定期評(píng)估制度歸口管理部門每年定期對(duì)“六制一金一表”各項(xiàng)制度進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合公司內(nèi)外部環(huán)境變化、業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及制度執(zhí)行情況，判斷制度是否需要修訂。評(píng)估內(nèi)容包括制度的有效性、適應(yīng)性、可操作性等方面，通過數(shù)據(jù)分析、案例分析、問卷調(diào)查等方式收集評(píng)估信息。2.修訂申請(qǐng)各部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)制度存在問題或需要改進(jìn)時(shí)，可向制度歸口管理部門提出修訂申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明修訂的原因、內(nèi)容和建議。制度歸口管理部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果和各部門申請(qǐng)，確定需要修訂的制度，并制定修訂計(jì)劃。3.修訂流程修訂流程參照制度制定流程執(zhí)行，確保修訂后的制度更加完善、合理、有效。修訂后的制度發(fā)布時(shí)，應(yīng)注明修訂的日期和主要修訂內(nèi)容，以便相關(guān)人員查閱和了解制度變化情況。制度執(zhí)行與監(jiān)督培訓(xùn)宣貫1.培訓(xùn)計(jì)劃制定制度歸口管理部門根據(jù)制度發(fā)布情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)覆蓋公司全體員工，確保每位員工都能了解和掌握相關(guān)制度要求。2.培訓(xùn)實(shí)施按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展培訓(xùn)工作，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析、實(shí)地演示等多種形式。培訓(xùn)過程中應(yīng)注重互動(dòng)交流，解答員工疑問，確保員工對(duì)制度內(nèi)容理解透徹。3.宣貫推廣通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄、OA系統(tǒng)等渠道，廣泛宣傳“六制一金一表”各項(xiàng)制度，提高制度知曉度。制作制度宣傳手冊(cè)、海報(bào)等資料，發(fā)放至各部門，方便員工隨時(shí)查閱。執(zhí)行監(jiān)督1.監(jiān)督機(jī)制建立公司建立健全制度執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督主體、監(jiān)督內(nèi)容、監(jiān)督方式和監(jiān)督頻率。審計(jì)部門負(fù)責(zé)定期對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，各部門負(fù)責(zé)本部門制度執(zhí)行情況的日常自查自糾。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容檢查制度執(zhí)行是否符合規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，各項(xiàng)操作是否規(guī)范。查看相關(guān)記錄和文檔是否完整、準(zhǔn)確，是否與制度要求一致。評(píng)估制度執(zhí)行效果，是否達(dá)到制度預(yù)期目標(biāo)，是否存在制度執(zhí)行不力的情況。3.問題反饋與整改監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門反饋，并下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問題制定整改措施，認(rèn)真組織整改，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報(bào)告至監(jiān)督部門。監(jiān)督部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。檔案管理檔案分類1.制度文本檔案包括“六制一金一表”各項(xiàng)制度的正式發(fā)布文件、修訂稿、征求意見稿、論證報(bào)告等。按照制度類別進(jìn)行分類存放，建立電子和紙質(zhì)檔案庫。2.執(zhí)行記錄檔案記錄制度執(zhí)行過程中的各類文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)、會(huì)議紀(jì)要、檢查報(bào)告等。根據(jù)執(zhí)行環(huán)節(jié)和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，確保檔案的連貫性和完整性。3.培訓(xùn)資料檔案培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核記錄等。按照培訓(xùn)項(xiàng)目和時(shí)間進(jìn)行分類歸檔，便于查詢和統(tǒng)計(jì)培訓(xùn)情況。檔案收集與整理1.收集渠道制度歸口管理部門負(fù)責(zé)收集制度文本檔案，各部門指定專人負(fù)責(zé)收集本部門執(zhí)行記錄檔案和培訓(xùn)資料檔案。定期從公司OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等信息平臺(tái)導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)和文件，作為檔案收集的補(bǔ)充渠道。2.整理要求對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全可靠。檔案存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)方式紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，建立嚴(yán)格的存儲(chǔ)管理制度，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)。2.保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同檔案的保管期限。一般制度文本檔案和重要執(zhí)行記錄檔案保管期限為[X]年，一般性執(zhí)行記錄檔案和培訓(xùn)資料檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理。3.安全防護(hù)檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案安全。對(duì)電子檔案采取加密、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和非法篡改。檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可查閱。2.借閱流程因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱借閱登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、歸還時(shí)間等信息，確保檔案查閱和借閱的可追溯性。附則解釋權(quán)本辦法由公司制度歸口管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，