PAGE學生檔案管理室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強學生檔案管理室的規(guī)范化建設，確保學生檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及教育行業(yè)相關標準，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于學生檔案管理室工作人員、學校各部門涉及學生檔案查閱、借閱等相關業(yè)務的人員以及所有與學生檔案管理工作有關的活動。（三）基本原則1.真實性原則：學生檔案應如實反映學生在校期間的學習、生活、獎懲等情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集學生各方面的信息資料，保證檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護學生檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露，維護學生的隱私和權(quán)益。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的檔案管理標準和流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案管理人員職責（一）檔案主管職責1.全面負責學生檔案管理室的日常工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和學校的相關規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.負責檔案管理室的人員管理，組織業(yè)務培訓，提高工作人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。4.定期檢查檔案管理工作情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善檔案管理制度。5.協(xié)調(diào)與學校各部門之間的關系，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，為學校各項工作提供有力支持。（二）檔案管理人員職責1.負責學生檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.按照檔案管理的要求，妥善保管學生檔案，做好檔案庫房的安全防范工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，及時為學校各部門及相關人員提供準確的檔案信息。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好借閱、查閱登記工作，對歸還的檔案進行認真核對和檢查，確保檔案的安全。5.負責檔案管理室的環(huán)境衛(wèi)生和設備維護，保持檔案管理工作場所的整潔和有序。6.完成檔案主管交辦的其他臨時性工作任務。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.學生入學時提交的個人基本信息資料，包括身份證復印件、戶口本復印件、錄取通知書等。2.學生在校期間的學習成績、課程考核記錄、學籍變動情況等相關材料。3.學生的獎懲情況，如獎學金、榮譽稱號、違紀處分等文件。4.學生的社會實踐、實習、畢業(yè)設計等相關材料。5.學生的黨團組織關系材料，如入黨申請書、入團志愿書、思想?yún)R報等。6.其他與學生在校學習、生活相關的重要材料。（二）檔案收集要求1.各部門應按照規(guī)定的時間和要求，及時將涉及學生的相關材料移交至檔案管理室。移交時需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理人員應認真審核接收的檔案材料，確保材料的真實性、完整性和規(guī)范性。對不符合要求的材料，應及時與移交部門溝通，要求補充或更正。3.對于學生自行提交的檔案材料，檔案管理人員應進行認真核對，無誤后予以接收。（三）檔案整理規(guī)范1.按照檔案類別和時間順序，對收集到的檔案材料進行分類整理。一般可分為綜合類、學習類、獎懲類、實踐類、黨團類等。2.每一類檔案材料應按照一定的順序進行排列，如按時間先后、重要程度等。對于有多個副本的材料，應進行編號區(qū)分。3.對每份檔案材料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合的方式。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、材料名稱、日期、來源等信息，確保目錄與檔案材料一一對應。目錄應打印成冊，并進行電子存檔。四、檔案保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應選擇安全、干燥、通風良好的地點，配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設施設備。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、蟲害等對檔案造成損害。3.庫房內(nèi)檔案架應排列整齊，檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。4.嚴格控制庫房的溫度和濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間?？膳鋫錅貪穸日{(diào)節(jié)設備，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應采用專用的檔案盒或檔案袋進行裝訂和存放，檔案盒或檔案袋應標明檔案編號、類別、年度等信息。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)可采用光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。電子檔案應按照一定的分類規(guī)則進行存儲，建立相應的索引和目錄，便于查詢和利用。3.對于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，可考慮采用異地備份的方式，以防止因自然災害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）檔案安全保護1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。2.嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。進入庫房的人員應進行登記，注明進出時間、事由等信息。3.加強對檔案庫房的安全防范措施，安裝監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保檔案庫房的安全。定期對安全設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。庫房內(nèi)應配備必要的消防器材，定期進行檢查和維護，確保其性能良好。對檔案進行定期的清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施進行補救。五、檔案利用（一）檔案查閱1.學校各部門因工作需要查閱學生檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理室。2.檔案管理室收到查閱申請表后，應進行審核。對符合查閱條件的，安排專人負責提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。查閱登記應包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱人員應在檔案管理室指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出室外。查閱過程中應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理室，并辦理歸還手續(xù)。4.涉及學生個人隱私的檔案材料，如學生的體檢報告、心理健康檔案等，未經(jīng)學生本人同意，不得查閱。確因工作需要查閱的，應按照相關法律法規(guī)的規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱學生檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還方式等信息，經(jīng)部門負責人和檔案主管簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理室提出申請，經(jīng)批準后方可延長。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復制檔案的，應按照相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時應確保檔案的完整和無損。檔案管理室應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。（三）檔案證明出具1.學校各部門或其他單位需要學生檔案管理室出具檔案證明時，應填寫檔案證明申請表，注明證明內(nèi)容、用途、出具時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字后，提交至檔案管理室。2.檔案管理室應根據(jù)申請表的內(nèi)容，對檔案進行核實，確保證明內(nèi)容真實準確。核實無誤后，出具檔案證明，并加蓋檔案管理室公章。3.檔案證明應一式兩份，一份交申請部門或單位，一份留存檔案管理室備查。檔案證明應妥善保管，不得隨意涂改或銷毀。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的學生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強對檔案數(shù)據(jù)的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。3.利用信息化平臺，實現(xiàn)與學校其他部門信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為學校的教學、管理等工作提供更加便捷的檔案信息服務。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠方便快捷地錄入學生檔案的基本信息、材料內(nèi)容等，支持多種格式文件的上傳。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、學生姓名、時間范圍、檔案類別等進行檢索，能夠快速準確地查找到所需檔案信息。3.權(quán)限管理功能：設置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關檔案信息，保證檔案信息的安全。4.統(tǒng)計分析功能：能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，如學生檔案數(shù)量、各類檔案比例、檔案利用情況等，為學校的決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復功能，防止數(shù)據(jù)丟失。6.系統(tǒng)維護功能：對系統(tǒng)進行日常維護和管理，包括數(shù)據(jù)更新、系統(tǒng)升級、故障排除等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立嚴格的數(shù)據(jù)安全管理制度，對檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶賬號、密碼等進行嚴格管理，定期更換密碼，防止賬號被盜用。2.采用加密技術對檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.加強對系統(tǒng)的安全防護，安裝防火墻、防病毒軟件等安全設備，定期進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.對檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時，制定數(shù)據(jù)恢復應急預案，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對學生檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限一般分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.成立檔案鑒定小組，由檔案主管、檔案管理人員及相關部門負責人組成。鑒定小組負責對檔案進行全面審查，根據(jù)檔案的價值和歷史意義，確定其保管期限。3.檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導等原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）檔案銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀應制定詳細的銷毀清單，注明檔案編號、名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。銷毀清單應一式兩份，一份留存檔案管理室備查，一份交學校相關部門備案。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案主管。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理工作監(jiān)督機制，定期對檔案管理室的工作進行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全狀況、檔案利用服務水平等。2.設立監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受學校師生及社會各界對檔案管理工作的監(jiān)督和舉報。對舉報的問題應及時進行調(diào)查核實，并根據(jù)情況進行處理。3.檔案管理室應定期向?qū)W校領導匯報檔案管理工作情況，主動接受學校的監(jiān)督和指導。（二）考核辦法1.制定檔案管理人員考核辦法，對檔案管理人員的工作表現(xiàn)進行定期考核?？己藘?nèi)容包括