PAGE檔案三合一制度歸檔范圍一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度歸檔范圍。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則。全面收集、整理公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司工作活動(dòng)的實(shí)際情況。4.系統(tǒng)性原則。按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，如考勤制度、財(cái)務(wù)制度、人事制度等。3.公司會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司領(lǐng)導(dǎo)重要講話、批示、指示等文件。5.公司行政事務(wù)處理文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函等。6.公司印章管理文件，包括印章使用規(guī)定、印章登記表等。7.公司證照管理文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等的登記、保管、使用記錄。8.公司辦公自動(dòng)化文件，如電子公文、電子郵件等具有保存價(jià)值的文件。（二）黨群工作類1.黨組織建設(shè)文件，包括黨組織設(shè)置、換屆選舉、黨員發(fā)展等相關(guān)文件。2.黨員教育管理文件，如黨員培訓(xùn)計(jì)劃、黨員學(xué)習(xí)資料等。3.紀(jì)檢監(jiān)察工作文件，如黨風(fēng)廉政建設(shè)規(guī)定、違紀(jì)案件查處文件等。4.工會(huì)工作文件，包括工會(huì)組織建設(shè)、會(huì)員管理、職工維權(quán)等相關(guān)文件。5.共青團(tuán)工作文件，如團(tuán)組織建設(shè)、青年活動(dòng)開展等相關(guān)文件。6.企業(yè)文化建設(shè)文件，如企業(yè)精神、企業(yè)價(jià)值觀、企業(yè)文化活動(dòng)記錄等。（三）經(jīng)營(yíng)管理類1.市場(chǎng)調(diào)研文件，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析資料等。2.市場(chǎng)營(yíng)銷文件，如營(yíng)銷計(jì)劃、銷售合同、客戶資料等。3.財(cái)務(wù)管理文件，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.人力資源管理文件，如招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利文件等。5.物資采購(gòu)管理文件，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、物資驗(yàn)收記錄等。6.生產(chǎn)管理文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制文件等。7.設(shè)備管理文件，包括設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、設(shè)備檔案、設(shè)備維護(hù)記錄等。8.安全管理文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理文件等。（四）項(xiàng)目建設(shè)類1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等相關(guān)文件。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。4.項(xiàng)目合同文件，如工程承包合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。5.項(xiàng)目施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄等。6.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算審計(jì)報(bào)告等。（五）科研開發(fā)類1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)等。2.科研項(xiàng)目研究過(guò)程文件，如研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告等。3.科研項(xiàng)目成果文件，如專利證書、軟件著作權(quán)證書、科技獎(jiǎng)勵(lì)證書等。4.科研合作與交流文件，如合作協(xié)議、學(xué)術(shù)會(huì)議資料等。（六）聲像檔案類1.公司重大活動(dòng)照片、錄像資料，如開業(yè)慶典、周年慶典、重要會(huì)議、大型活動(dòng)等。2.公司領(lǐng)導(dǎo)重要活動(dòng)照片、錄像資料。3.公司產(chǎn)品圖片、宣傳視頻等資料。4.反映公司發(fā)展歷程、企業(yè)文化等方面的照片、錄像資料。（七）電子檔案類1.公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件。2.公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的重要數(shù)據(jù)文件，如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)等。3.公司網(wǎng)站發(fā)布的重要信息資料。4.其他具有保存價(jià)值的電子文檔。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門應(yīng)按照本制度歸檔范圍的要求，全面收集、整理本部門工作活動(dòng)中形成的文件材料，確保文件材料齊全完整。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司工作活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，不得弄虛作假。（三）文件材料整理規(guī)范1.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。3.電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)格式、文件類型等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行備份。（四）文件材料及時(shí)歸檔各部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門歸檔，不得拖延積壓。四、檔案整理（一）分類方法1.按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營(yíng)管理類、項(xiàng)目建設(shè)類、科研開發(fā)類、聲像檔案類、電子檔案類等七大類。2.在每大類下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目和三級(jí)類目。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。3.年度：采用公元紀(jì)年，填寫文件形成的年度，如“2023”。4.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，分別用“Y”“C”“D”表示。5.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)檔案的形成部門或問(wèn)題進(jìn)行分類編號(hào)，如“行政部01”“財(cái)務(wù)部02”等。6.件號(hào)：在同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）下，按照文件的排列順序從“1”開始編號(hào)。（三）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)采用A4型紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。（四）編目要求1.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.序號(hào)：填寫歸檔文件的順序號(hào)。3.檔號(hào)：填寫歸檔文件的編號(hào)。4.文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)。5.責(zé)任者：填寫文件的制發(fā)單位或個(gè)人。6.題名：填寫文件的標(biāo)題。7.日期：填寫文件的形成日期。8.頁(yè)數(shù)：填寫文件的總頁(yè)數(shù)。9.備注：填寫歸檔文件需要說(shuō)明的情況。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)公司原則。檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司的決策、管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供服務(wù)。3.方便快捷原則。檔案利用應(yīng)簡(jiǎn)化手續(xù)，提高效率，方便利用者。（二）利用方式1.查閱：利用者可到公司檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：利用者因工作需要可借閱檔案，但應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案，但應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱檔案：利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。3.復(fù)制檔案：利用者應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定格式和數(shù)量進(jìn)行，復(fù)制件應(yīng)加蓋公司檔案管理部門印章。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案工作符合本制度要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案歸檔范圍的執(zhí)行情況。2.檔案整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案管理制度