PAGE書畫協(xié)會(huì)檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)書畫協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于書畫協(xié)會(huì)及所屬各部門在各項(xiàng)活動(dòng)、業(yè)務(wù)往來、行政管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則書畫協(xié)會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由協(xié)會(huì)辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映書畫協(xié)會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集書畫協(xié)會(huì)在各個(gè)方面形成的檔案，保持檔案的完整性，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、協(xié)會(huì)商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立書畫協(xié)會(huì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由協(xié)會(huì)會(huì)長擔(dān)任組長，副會(huì)長擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，審議檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）辦公室協(xié)會(huì)辦公室作為檔案管理的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，其職責(zé)如下：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.開展檔案的查閱、借閱服務(wù)，為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。6.負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)和上報(bào)，定期向檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)檔案管理情況。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)與辦公室進(jìn)行檔案交接。在工作中應(yīng)積極配合辦公室做好檔案管理工作，確保本部門檔案的及時(shí)、完整歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會(huì)組織的各類書畫展覽、比賽、講座、培訓(xùn)等活動(dòng)的文件材料，包括活動(dòng)通知、策劃方案、參展作品清單、評(píng)委名單、活動(dòng)總結(jié)等。2.協(xié)會(huì)會(huì)員的基本信息、入會(huì)申請(qǐng)、會(huì)員證、會(huì)員活動(dòng)記錄等。3.協(xié)會(huì)與上級(jí)主管部門、其他社會(huì)組織、企業(yè)等的往來文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、函件、合作協(xié)議等。4.協(xié)會(huì)的工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、紀(jì)要等行政管理文件。5.協(xié)會(huì)獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的照片、證書復(fù)印件等相關(guān)資料。6.協(xié)會(huì)編輯出版的書畫作品集、刊物、年鑒等資料。7.協(xié)會(huì)在對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的宣傳資料、新聞報(bào)道、圖片、視頻等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，并移交辦公室。2.對(duì)于重要活動(dòng)和緊急事項(xiàng)形成的檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事項(xiàng)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交辦公室。3.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫工具。（三）整理方法1.分類檔案按照文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等類別進(jìn)行分類。文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如書畫展覽檔案、會(huì)員檔案等；實(shí)物檔案按照類別進(jìn)行分類，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯等；電子檔案按照存儲(chǔ)介質(zhì)和文件類型進(jìn)行分類。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案編號(hào)格式為：年度保管期限流水號(hào)；業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式根據(jù)具體業(yè)務(wù)類型制定，確保編號(hào)能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別和順序。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，便于查詢和利用。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映書畫協(xié)會(huì)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)協(xié)會(huì)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括協(xié)會(huì)成立以來的重要文件、決議、章程、大事記、榮譽(yù)檔案等。2.長期保管的檔案凡是反映書畫協(xié)會(huì)一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為[X]年。主要包括協(xié)會(huì)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、一般性會(huì)議記錄、會(huì)員檔案等。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為[X]年。主要包括臨時(shí)性活動(dòng)文件、一般性通知等。（二）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定，確定是否仍需保存。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證的分析方法，從書畫協(xié)會(huì)的歷史發(fā)展、工作需要和社會(huì)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合考慮，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析法結(jié)合書畫協(xié)會(huì)的工作職能、歷史發(fā)展、社會(huì)需求等情況，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，與《檔案銷毀審批表》一并歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.查閱涉及協(xié)會(huì)機(jī)密或重要事項(xiàng)的檔案，需經(jīng)協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)協(xié)會(huì)辦公室審核，報(bào)協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱涉及協(xié)會(huì)機(jī)密或重要事項(xiàng)的檔案，需經(jīng)協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦公室，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，辦公室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.辦公室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，向上級(jí)主管部門和檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告檔案管理工作情況。（二）移交工作1.書畫協(xié)會(huì)