PAGE托養(yǎng)檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強托養(yǎng)機構檔案管理，確保托養(yǎng)檔案的完整、準確、安全和有效利用，保障托養(yǎng)人員權益，規(guī)范托養(yǎng)服務工作，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司[公司名稱]所運營的各類托養(yǎng)機構，包括但不限于老年人托養(yǎng)中心、殘疾人托養(yǎng)機構等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容應真實反映托養(yǎng)服務過程和托養(yǎng)人員實際情況。2.完整性原則：涵蓋托養(yǎng)服務各環(huán)節(jié)相關資料，確保檔案資料全面無遺漏。3.保密性原則：嚴格保護托養(yǎng)人員隱私，對涉及個人隱私的檔案信息妥善保管，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一規(guī)范的流程和標準，確保檔案質量。5.便利性原則：檔案分類科學、編號清晰，便于查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善托養(yǎng)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中管理托養(yǎng)機構各類檔案，建立檔案目錄和索引，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.定期對檔案進行整理、歸檔、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的有序管理。4.為托養(yǎng)機構各部門及相關人員提供檔案查詢、借閱等服務，并做好記錄。5.組織開展檔案管理培訓，提高員工檔案管理意識和技能。（二）托養(yǎng)機構各部門職責1.負責本部門業(yè)務范圍內檔案資料的收集、整理和初步分類，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案管理相關工作，如提供檔案信息、協(xié)助檔案鑒定等。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案資料的安全和完整。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理流程。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，保證檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管、安全防護工作，定期檢查檔案保管狀況，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，對借閱情況進行登記和跟蹤。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作，并做好記錄。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.托養(yǎng)人員檔案基本信息檔案：包括托養(yǎng)人員身份證、戶口本、健康狀況證明、殘疾證明等基礎資料。入住檔案：記錄托養(yǎng)人員入住時間、入住協(xié)議、繳費記錄等。健康檔案：涵蓋托養(yǎng)人員定期體檢報告、疾病診斷記錄、用藥情況等。護理檔案：包含護理計劃、護理記錄、護理評估等。生活檔案：如飲食記錄、活動記錄、心理狀況記錄等。2.服務人員檔案員工個人檔案：包括員工入職登記表、身份證、學歷證書、培訓記錄、考核記錄等。員工考勤檔案：記錄員工出勤情況、請假記錄等。員工培訓檔案：培訓計劃、培訓教材、培訓考核結果等。3.財務檔案收費檔案：收費標準、收費明細、繳費憑證等。支出檔案：各項費用支出記錄、報銷憑證等。財務報表檔案：月度、季度、年度財務報表等。4.行政管理檔案機構資質檔案：營業(yè)執(zhí)照、民辦非企業(yè)登記證書、消防驗收合格證、食品經營許可證等。會議檔案：會議通知、會議記錄、會議決議等。文件檔案：上級部門文件、內部管理制度、工作計劃、工作總結等。合同檔案：托養(yǎng)服務合同、采購合同、租賃合同等。（二）檔案編號1.采用分類編號法，對每一類檔案進行編號。編號由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別下檔案的順序號。2.例如：托養(yǎng)人員基本信息檔案編號為“TRJ001”，其中“TRJ”表示托養(yǎng)人員基本信息檔案類別，“001”表示該類別下的第一份檔案。3.編號應保持唯一性和連貫性，便于檔案的識別和管理。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確檔案收集責任人，定期收集本部門產生的檔案資料，并及時移交檔案管理部門。2.檔案收集應遵循及時、完整的原則，確保檔案資料不遺漏、不延誤。3.對于托養(yǎng)人員檔案，應在托養(yǎng)人員入住、體檢、護理等環(huán)節(jié)結束后及時收集相關資料。4.服務人員檔案應隨員工入職、培訓、考核等工作進展同步收集。5.財務檔案應按照財務管理制度要求，定期收集各類收支憑證、報表等。6.行政管理檔案應在文件發(fā)布、會議召開、合同簽訂等事項完成后及時收集歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應及時進行整理。整理工作包括分類、排序、編目、裝訂等。2.按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類，確保同一類檔案集中存放。3.對每一份檔案進行排序，可按照時間順序、重要程度等進行排列，保證檔案順序清晰。4.編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。5.對于紙張破損、字跡模糊等不符合要求的檔案資料，應進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。6.裝訂檔案時，應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案裝訂材料，確保裝訂牢固、整齊美觀。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理后的檔案應及時歸檔，按照檔案編號順序上架存放。2.建立檔案存放位置索引，標明各類檔案的存放架位、層號等信息，方便查找。3.對于電子檔案，應按照電子文件管理要求進行分類存儲，建立電子檔案目錄，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案保管1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、除濕機、防蟲藥等。3.定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。對于破損、褪色的檔案應及時修復或復制；對于丟失的檔案應查明原因并進行補充。4.嚴格控制檔案的借閱和使用，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案保管場所。5.對檔案保管場所的溫濕度進行監(jiān)測和記錄，保持適宜的保管環(huán)境。六、檔案借閱與利用（一）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請內容進行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請予以批準。3.借閱人憑批準后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領取檔案。檔案管理人員應在借閱登記冊上記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應責任。（二）檔案利用1.檔案管理部門應積極為公司各部門及相關人員提供檔案利用服務，根據(jù)需求提供檔案復印件、掃描件等。2.利用檔案時應遵循保密原則，不得將檔案內容泄露給無關人員。如需對外提供檔案信息，應按照相關規(guī)定進行審批。3.對于涉及托養(yǎng)人員隱私的檔案信息，應嚴格限制使用范圍，確保托養(yǎng)人員權益不受侵害。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合評估確定檔案的保管期限。3.對于保管期限已滿的檔案，鑒定小組應進行審查，提出存毀意見。（二）檔案銷毀1.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領導審批。2.批準后的《檔案銷毀申請表》交檔案管理部門組織