PAGE居委會檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強居委會檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本居委會全體工作人員以及因工作需要查閱居委會檔案的外部單位和個人。（三）檔案定義本制度所指檔案是居委會在各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案查閱原則（一）依法依規(guī)原則檔案查閱必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及本居委會檔案管理的相關規(guī)定。（二）安全保密原則確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。對涉及國家機密、工作秘密以及個人隱私的檔案信息，嚴格予以保密。（三）合理利用原則在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為居委會各項工作、居民需求以及相關單位的合理查證提供服務。三、檔案查閱流程（一）查閱申請1.本居委會工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫《居委會檔案查閱申請表》，注明查閱目的、所需檔案名稱及范圍、查閱時間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交至檔案管理部門。2.外部單位或個人查閱檔案，需提前向居委會提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并加蓋單位公章。申請函經(jīng)居委會相關負責人審核同意后，方可辦理查閱手續(xù)。（二）申請審核檔案管理部門收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進行審核。重點審核查閱目的是否合理、查閱范圍是否必要、查閱時間是否符合規(guī)定等。對于不符合要求的申請，及時與申請人溝通并說明原因，要求其補充或修改申請。（三）查閱安排1.經(jīng)審核通過的查閱申請，檔案管理部門根據(jù)檔案存放情況和查閱需求，安排專門的檔案查閱場所，并指定檔案管理人員協(xié)助查閱。2.查閱人員應在規(guī)定的時間和地點進行查閱，不得擅自更改。如需延期查閱，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。（四）查閱登記1.查閱人員進入查閱場所前，需在《居委會檔案查閱登記簿》上進行登記，填寫查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。2.檔案管理人員應詳細記錄查閱過程，包括查閱人員的查閱行為、查閱時間、檔案歸還情況等。（五）檔案查閱1.在檔案管理人員的監(jiān)督下，查閱人員只能查閱批準范圍內(nèi)的檔案，不得擅自翻閱、抽取、涂改、標記、污損、轉借或復印檔案。如需復印檔案，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后由檔案管理人員統(tǒng)一復印，并做好復印登記。2.查閱人員應愛護檔案，保持檔案的整潔和完整。查閱過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或缺失情況，應及時告知檔案管理人員，并配合做好相關處理工作。（六）檔案歸還查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員對歸還的檔案進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與查閱人員核實并查明原因。四、檔案查閱權限（一）本居委會工作人員查閱權限1.一般工作人員因日常工作需要，可查閱與其工作相關的一般性檔案資料。2.部門負責人因工作決策、指導等需要，可查閱本部門及相關業(yè)務范圍內(nèi)的檔案資料，并可根據(jù)工作需要授權本部門其他人員查閱部分檔案。3.居委會領導因全面了解工作情況、指導工作開展等需要，可查閱居委會各類檔案資料。（二）外部單位查閱權限1.政府部門因履行行政管理職能、開展調(diào)查研究等需要，可查閱與居委會相關的部分檔案資料，但需按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并嚴格遵守保密規(guī)定。2.其他社會組織因工作需要查閱居委會檔案，需經(jīng)居委會相關負責人批準，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進行查閱，查閱范圍和內(nèi)容應嚴格限定在申請批準的范圍內(nèi)。（三）特殊情況查閱權限對于涉及重大事件、重要決策、居民利益等特殊情況的檔案查閱，需經(jīng)居委會主要領導批準，并根據(jù)具體情況確定查閱范圍和方式。五、檔案查閱的保密規(guī)定（一）保密要求1.查閱人員必須嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和本居委會的保密制度，對在查閱過程中知悉的檔案信息予以保密，不得泄露給任何無關人員。2.檔案管理人員應加強對查閱場所的管理，防止無關人員進入查閱區(qū)域，確保檔案信息安全。（二）涉密檔案查閱1.對于涉及國家機密、工作秘密以及個人隱私的檔案，查閱人員必須簽署保密承諾書，承諾在查閱過程中嚴格保密，并按照規(guī)定的程序和要求進行查閱。2.查閱涉密檔案應在專門的保密場所進行，查閱過程中不得使用無線通信設備等可能導致信息泄露的工具。查閱結束后，檔案管理人員應及時對涉密檔案進行清點、核對，并妥善保管。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)查閱人員違反保密規(guī)定，泄露檔案信息，將視情節(jié)輕重，按照國家法律法規(guī)和本居委會的相關規(guī)定進行嚴肅處理，包括但不限于警告、罰款、解除查閱申請、追究法律責任等。六、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對檔案查閱情況進行自查，檢查查閱申請是否規(guī)范、查閱流程是否執(zhí)行到位、檔案安全是否得到保障等。2.居委會內(nèi)部審計部門可定期對檔案查閱制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合并如實提供檔案查閱相關資料和情況。（三）問題處理對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改。對違反檔案查閱制度的行為，要依法依規(guī)追究相關人員的責任。七、檔案查閱的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設建立居委會檔案查閱信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案查閱申請、審核、登記、查閱記錄等環(huán)節(jié)的信息化操作，提高檔案查閱管理的效率和準確性。（二）電子檔案查閱對于已數(shù)字化的電子檔案，在確保安全保密的前提下，可通過信息化管理系統(tǒng)進行查閱。查閱人員應按照系統(tǒng)操作規(guī)范進行操作，檔案管理人員應做好電子檔案查閱的跟蹤和記錄工作。（三）數(shù)據(jù)安全與備份加強檔案查閱信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護，采取數(shù)據(jù)加密、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或