PAGE疫情防控文書(shū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司在疫情防控期間文書(shū)檔案的管理，確保疫情防控相關(guān)文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查詢(xún)、利用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在疫情防控期間形成的各類(lèi)文書(shū)檔案，包括但不限于疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案、通知公告、會(huì)議記錄、人員信息、物資采購(gòu)與發(fā)放記錄、防控措施落實(shí)情況記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司疫情防控工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理疫情防控期間的各類(lèi)文件資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免虛假或錯(cuò)誤記錄。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，保證檔案的質(zhì)量。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善疫情防控文書(shū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)做好疫情防控文件資料的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司疫情防控檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢(xún)利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，提高檔案管理的效率和信息化水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)疫情防控文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保文件資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)部門(mén)下發(fā)的與疫情防控相關(guān)的文件、通知、指示等。2.公司制定的疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案、管理制度等。3.疫情防控工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.人員信息，包括員工健康狀況、行程軌跡、疫苗接種情況等。5.物資采購(gòu)計(jì)劃、合同、發(fā)票、出入庫(kù)記錄等。6.防控措施落實(shí)情況記錄，如體溫檢測(cè)記錄、場(chǎng)所消毒記錄、口罩佩戴情況記錄等。7.疫情防控工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)報(bào)告等。8.其他與疫情防控相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料及時(shí)、完整地收集到本部門(mén)。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類(lèi)整理：按照疫情防控工作的不同類(lèi)別，如綜合管理、人員管理、物資管理、防控措施等，對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)排序：對(duì)每一類(lèi)文件資料進(jìn)行編號(hào)，并按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編制目錄：根據(jù)分類(lèi)和編號(hào)情況，編制檔案目錄，注明文件資料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。4.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的文件資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在文件資料整理完畢后，及時(shí)移交檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理制度的要求，對(duì)歸檔的文件資料進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量。3.歸檔的文件資料應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.疫情防控期間形成的檔案，保管期限為[X]年。2.對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值或長(zhǎng)期保存意義的檔案，可以適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）保管方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱疫情防控檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司疫情防控檔案的，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱時(shí)間等信息。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審批，簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，不得用于與疫情防控工作無(wú)關(guān)的目的。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.利用檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷檔案的保管價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿(mǎn)且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。3.檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，組織專(zhuān)人對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀記錄，注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息。4.檔案銷(xiāo)毀記錄應(yīng)與檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司疫情防控檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和信息化水平，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用檔案。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，形成電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄和相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.安全管理：采取安全防護(hù)措施，保障檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。（三）信息化利用1.公司內(nèi)部人員可通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)，按照權(quán)限查閱和利用電子檔案。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.鼓勵(lì)員工利用檔案信息化管理系統(tǒng)，開(kāi)展疫情防控工作的數(shù)據(jù)分析和研究，為公司決策提供支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的疫情防控檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將疫情防控檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。