PAGE縣綜合檔案館辦公室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣綜合檔案館辦公室的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本館實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣綜合檔案館辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及檔案管理相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.高效務(wù)實(shí)原則以提高工作效率為核心，注重工作實(shí)效，簡化工作流程，避免形式主義。3.分工協(xié)作原則明確各崗位職責(zé)，同時強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，形成工作合力，共同完成辦公室各項(xiàng)任務(wù)。4.服務(wù)至上原則樹立服務(wù)意識，為檔案管理業(yè)務(wù)部門及其他相關(guān)部門提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利銜接。3.負(fù)責(zé)辦公室人員的工作安排、考核評價及培訓(xùn)指導(dǎo)，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。4.審核重要文件、報告等材料，確保文件質(zhì)量和工作方向的正確性。5.參與館內(nèi)重要決策，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持和信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)辦公室經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、使用管理及報銷審批。7.組織辦公室人員完成館領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管及利用工作，嚴(yán)格按照檔案管理流程操作。2.對各類檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立完善的檔案檢索體系，方便查詢利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整與安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定的期限和要求，做好檔案的鑒定、銷毀工作，并做好記錄。5.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。6.協(xié)助辦公室主任開展檔案信息化建設(shè)工作，將檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。7.參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。（三）行政事務(wù)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦公室文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確。2.做好辦公用品的采購、保管、發(fā)放工作，合理控制辦公用品費(fèi)用支出。3.負(fù)責(zé)辦公室環(huán)境衛(wèi)生的管理，定期組織清潔打掃，營造整潔舒適的辦公環(huán)境。4.安排和協(xié)調(diào)辦公室會議、活動等相關(guān)事宜，做好會議記錄和活動組織工作。5.負(fù)責(zé)辦公室設(shè)備設(shè)施的日常維護(hù)和管理，及時報修故障設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。6.協(xié)助辦理辦公室人員的考勤、請假等手續(xù)，做好工資核算等相關(guān)工作。7.完成辦公室主任交辦的其他行政事務(wù)性工作。（四）信息宣傳人員職責(zé)1.制定并執(zhí)行檔案館信息宣傳工作計(jì)劃，負(fù)責(zé)館內(nèi)信息的收集、整理、編輯和發(fā)布。2.維護(hù)檔案館官方網(wǎng)站、微信公眾號等信息發(fā)布平臺，及時更新內(nèi)容，提高平臺的影響力和關(guān)注度。3.撰寫新聞稿件、宣傳資料等，宣傳檔案館的工作動態(tài)、業(yè)務(wù)成果、館藏特色資源等，提升檔案館的社會形象。4.組織開展檔案宣傳活動，如檔案展覽、講座、開放日等，吸引社會公眾關(guān)注檔案工作。5.收集、分析社會公眾對檔案信息的需求和反饋，為宣傳工作提供參考依據(jù)，不斷改進(jìn)宣傳方式和內(nèi)容。6.與上級主管部門、新聞媒體等保持良好溝通協(xié)作，及時報送信息，爭取宣傳支持。三、工作流程（一）文件處理流程1.收文辦公室行政事務(wù)人員負(fù)責(zé)簽收外來文件，核對文件數(shù)量、完整性等，進(jìn)行登記。對收文進(jìn)行分類，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)確定傳閱范圍和處理部門。將文件呈送辦公室主任閱批，辦公室主任根據(jù)文件要求提出擬辦意見，明確承辦部門和辦理期限。承辦部門按照辦公室主任的批示進(jìn)行辦理，辦理過程中如有需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，及時與相關(guān)部門溝通。承辦部門辦理完畢后，將文件及處理結(jié)果交回辦公室，行政事務(wù)人員進(jìn)行登記，并將文件歸檔保存。2.發(fā)文各部門如需發(fā)文，填寫發(fā)文稿紙，注明文件標(biāo)題、主送單位、抄送單位、發(fā)文內(nèi)容、擬稿人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后交辦公室。辦公室檔案管理人員對發(fā)文稿紙進(jìn)行編號、登記，檢查文件格式、內(nèi)容等是否符合要求。將發(fā)文稿紙呈送辦公室主任審核，辦公室主任審核通過后，交分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。辦公室行政事務(wù)人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件進(jìn)行排版、校對，無誤后打印、蓋章。行政事務(wù)人員負(fù)責(zé)將文件發(fā)送給主送單位和抄送單位，并將發(fā)文底稿及相關(guān)資料整理歸檔。（二）檔案管理流程1.檔案收集檔案管理人員定期到各部門收集應(yīng)歸檔的文件材料，明確收集范圍和時間要求。對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性，剔除重復(fù)、無效的文件。與移交部門辦理檔案交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案整理根據(jù)檔案分類方案，對收集的檔案進(jìn)行分類，確定檔案類別、保管期限等。對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制目錄清單，包括檔號、題名、日期、保管期限等信息。按照檔案裝訂要求，對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上填寫相關(guān)標(biāo)識信息。3.檔案歸檔檔案管理人員按照檔案存放順序，將整理好的檔案上架存放，建立檔案存放索引。在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。定期對檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，確保檔案歸檔準(zhǔn)確、完整。4.檔案保管保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，控制庫房溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜工作。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色等有問題的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。5.檔案利用檔案利用者填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、原因、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后交檔案管理人員。檔案管理人員對申請表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以辦理查閱、借閱手續(xù)，明確查閱、借閱的范圍和要求。檔案利用者在指定地點(diǎn)查閱、借閱檔案，檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。檔案利用完畢后，利用者及時歸還檔案，檔案管理人員進(jìn)行核對、檢查，確保檔案完好無損。（三）會議組織流程1.會議籌備辦公室行政事務(wù)人員根據(jù)會議需求，確定會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題、議程等。提前通知參會人員會議相關(guān)信息，準(zhǔn)備會議所需的文件、資料、設(shè)備等。安排會議場地的布置，擺放桌椅、音響設(shè)備、投影儀等，確保會議環(huán)境舒適、設(shè)備正常運(yùn)行。準(zhǔn)備會議記錄所需的紙筆等用品。2.會議進(jìn)行行政事務(wù)人員負(fù)責(zé)簽到工作，統(tǒng)計(jì)參會人員出勤情況。會議開始時，介紹會議主題、議程和參會人員，宣布會議紀(jì)律。按照會議議程進(jìn)行會議討論、發(fā)言，行政事務(wù)人員做好會議記錄，記錄會議討論的主要內(nèi)容、決策事項(xiàng)、提出的問題及解決方案等。會議過程中，及時處理突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員臨時變動等。3.會議結(jié)束會議結(jié)束后，行政事務(wù)人員整理會議記錄，經(jīng)辦公室主任審核后，將會議記錄分發(fā)給相關(guān)部門和人員。組織參會人員清理會議場地，歸還借用的設(shè)備和物品。對會議效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后會議組織工作提供參考。（四）信息宣傳流程1.信息收集信息宣傳人員定期關(guān)注館內(nèi)各部門工作動態(tài)，主動收集工作中的亮點(diǎn)、成果、經(jīng)驗(yàn)等信息。鼓勵全體工作人員積極提供信息線索，對提供有價值信息的人員給予適當(dāng)獎勵。關(guān)注檔案行業(yè)相關(guān)政策法規(guī)、學(xué)術(shù)研究成果、行業(yè)動態(tài)等，收集與本館工作相關(guān)的外部信息。2.信息整理對收集到的信息進(jìn)行篩選、分類，剔除無關(guān)、重復(fù)的信息。對信息內(nèi)容進(jìn)行編輯、潤色，確保信息表述準(zhǔn)確、清晰、簡潔，突出重點(diǎn)。根據(jù)信息的重要性和時效性，確定信息的發(fā)布級別和方式。3.信息發(fā)布在檔案館官方網(wǎng)站上開設(shè)相應(yīng)欄目，及時發(fā)布信息。按照網(wǎng)站信息發(fā)布規(guī)范，上傳信息內(nèi)容，確保格式正確、排版美觀。定期更新微信公眾號內(nèi)容，選擇合適的信息進(jìn)行推送，撰寫吸引人的標(biāo)題和摘要，配上相關(guān)圖片或視頻，提高信息的閱讀量和關(guān)注度。對于重要信息，及時向新聞媒體投稿，爭取在媒體上進(jìn)行宣傳報道，擴(kuò)大檔案館的社會影響力。4.宣傳活動策劃與實(shí)施根據(jù)檔案館工作重點(diǎn)和社會公眾需求，策劃檔案宣傳活動方案，明確活動主題、形式、時間、地點(diǎn)、參與人員等。組織開展檔案展覽、講座、開放日等宣傳活動，提前做好活動準(zhǔn)備工作，如展品征集、資料整理、場地布置、宣傳資料制作等。在活動實(shí)施過程中，做好現(xiàn)場組織、引導(dǎo)、講解等工作，確?；顒禹樌M(jìn)行，達(dá)到預(yù)期宣傳效果。對宣傳活動進(jìn)行總結(jié)評估，分析活動效果，收集參與者的反饋意見，為今后活動策劃和改進(jìn)提供依據(jù)。四、工作紀(jì)律（一）考勤制度1.全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.如需請假，應(yīng)提前按照規(guī)定填寫請假申請表，說明請假原因和期限，經(jīng)批準(zhǔn)后交辦公室備案。請假審批權(quán)限按照館內(nèi)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.因特殊情況無法提前請假的，應(yīng)及時向辦公室主任說明情況并補(bǔ)辦請假手續(xù)。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離崗的，按曠工處理。4.辦公室行政事務(wù)人員負(fù)責(zé)考勤記錄，每月統(tǒng)計(jì)考勤情況并公布。對于遲到、早退、曠工等情況，按照館內(nèi)績效考核制度進(jìn)行相應(yīng)處理。（二）工作紀(jì)律1.遵守國家法律法規(guī)和館內(nèi)各項(xiàng)規(guī)章制度，保守工作秘密，不得泄露檔案信息及其他工作機(jī)密。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，按時完成工作任務(wù)，不得敷衍塞責(zé)、推諉扯皮。工作中遇到問題及時請示匯報，不得擅自處理。3.嚴(yán)格遵守工作流程和操作規(guī)范，確保工作質(zhì)量和效率。不得違規(guī)操作或擅自簡化工作程序。4.保持良好的工作秩序和辦公環(huán)境，不得在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、爭吵打鬧，不得從事與工作無關(guān)的事情。5.愛護(hù)辦公設(shè)備和檔案資料，節(jié)約使用辦公用品，不得浪費(fèi)或故意損壞。（三）廉潔紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守廉潔自律各項(xiàng)規(guī)定，嚴(yán)禁利用職務(wù)之便謀取私利，不得接受服務(wù)對象的禮品、宴請等。2.在工作中堅(jiān)持公正、公平、公開原則，不得徇私舞弊、弄虛作假。3.嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度，不得違規(guī)報銷費(fèi)用，不得挪用公款或擅自設(shè)立小金庫。五、績效考核（一）考核原則1.客觀公正原則以工作實(shí)際表現(xiàn)和業(yè)績?yōu)橐罁?jù)，全面、客觀、公正地評價工作人員的工作情況。2.注重實(shí)績原則重點(diǎn)考核工作人員完成工作任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、效率以及取得的工作成果。3.激勵與約束并重原則通過績效考核，激勵工作人員積極工作，同時對工作不力的人員進(jìn)行約束和督促改進(jìn)。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績檔案管理人員考核檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的完成情況，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、利用率等指標(biāo)。行政事務(wù)人員考核文件處理、辦公用品管理、會議組織、環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)等工作的質(zhì)量和效率。信息宣傳人員考核信息發(fā)布數(shù)量、質(zhì)量、宣傳活動效果、平臺關(guān)注度等工作業(yè)績。2.工作態(tài)度考核工作人員的責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識等?？疾旃ぷ魅藛T對待工作任務(wù)的積極性、主動性，是否認(rèn)真負(fù)責(zé)、按時完成工作。3.業(yè)務(wù)能力考核工作人員的專業(yè)知識水平、業(yè)務(wù)技能熟練程度。評估工作人員解決實(shí)際問題的能力、創(chuàng)新工作方法的能力等。（三）考核方式1.定期考核每月或每季度進(jìn)行一次定期考核，由辦公室主任組織，相關(guān)人員參與。工作人員提交個人工作總結(jié)，考核人員根據(jù)平時工作記錄、工作成果等進(jìn)行綜合評價，填寫考核表。2.不定期考核根據(jù)工作需要，對工作人員進(jìn)行不定期考核，重點(diǎn)考核臨時性工作任務(wù)的完成情況、突發(fā)事件的處理能力等。3.民主測評每年組織一次民主測評，由全體工作人員對其他人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評價，測評結(jié)果作為績效考核的參考依據(jù)之一。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.將績效考核結(jié)果與工資獎金掛鉤，根據(jù)考核得分確定績效獎金發(fā)放額度。2.對于考核優(yōu)秀的工作人員，給予表彰獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予晉升機(jī)會等。3.對于考核不稱職的工作人員，進(jìn)行誡勉談話、調(diào)整崗位或按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.辦公室根據(jù)工作人員的崗位需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間安排等。2.培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋檔案業(yè)務(wù)知識、行政管理知識、信息技術(shù)應(yīng)用、信息宣傳技巧等方面，以提高工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)定期組織內(nèi)部培訓(xùn)講座，邀請館內(nèi)業(yè)務(wù)骨干或?qū)＜疫M(jìn)行授課，分享工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識。2.外部培訓(xùn)根據(jù)工作需要，選派工作人員參加上級主管部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)組織的外部培訓(xùn)課程、研討會等，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)方法。3.在線學(xué)習(xí)利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺，提供豐富的學(xué)習(xí)資源