PAGE檔案庫房管理規(guī)章制度上墻一、總則（一）目的為加強檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護和利用檔案資源，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織檔案庫房的管理工作，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)，對檔案進行分類、整理、存儲和保管，提高管理效率和質(zhì)量。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，便于檔案的查閱、借閱和利用，滿足公司/組織各項工作的需要。二、檔案庫房環(huán)境管理（一）溫濕度控制1.檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期進行監(jiān)測和記錄，每天至少記錄一次。3.根據(jù)溫濕度變化情況，及時采取相應(yīng)的調(diào)控措施，如使用空調(diào)、除濕機、加濕器等設(shè)備。（二）清潔衛(wèi)生1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，每周至少清掃一次。2.地面、貨架、檔案箱等應(yīng)保持干凈整潔，無灰塵、無污漬。3.嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、飲食、堆放雜物等。（三）防火防盜1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜設(shè)施，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗等。2.定期檢查防火、防盜設(shè)施的運行情況，確保其正常有效。3.嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房，因工作需要進入的人員，必須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并進行登記。（四）防蟲防鼠1.檔案庫房應(yīng)采取防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等。2.定期檢查檔案的防蟲防鼠情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴禁在檔案庫房內(nèi)使用殺蟲劑等對檔案有損害的藥品。三、檔案入庫管理（一）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、整理和編目。2.檔案應(yīng)裝訂整齊、編目準確、標識清晰，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄。（二）檔案驗收1.檔案整理完畢后，應(yīng)進行驗收，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.驗收內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等。3.驗收合格的檔案，應(yīng)辦理入庫手續(xù)。（三）檔案入庫1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.檔案箱應(yīng)標明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的存儲目錄。四、檔案保管管理（一）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本公司/組織重要的歷史文件、規(guī)章制度、財務(wù)報表等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，短期保管的檔案保管期限為15年以下。（二）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少檢查一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。3.發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。（三）檔案修復(fù)與復(fù)制1.對破損、褪色等有損壞的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)。2.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.復(fù)制檔案應(yīng)保證質(zhì)量，與原件一致。五、檔案查閱與借閱管理（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細記錄。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認。（三）借閱管理1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。4.外部單位借閱檔案，應(yīng)按照上述借閱流程辦理，并簽訂保密協(xié)議。六、檔案銷毀管理（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認不需要保存的檔案。（二）銷毀鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案鑒定專家組成的鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，對檔案進行全面評估，確定是否需要銷毀。（三）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真審核銷毀檔案的清單和鑒定意見，確保銷毀工作的合法性和必要性。（四）銷毀實施1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門安排專人負責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案的清單，確保銷毀工作的準確性和徹底性。（五）銷毀記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄制度，對銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間、地點、方式等進行詳細記錄。2.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行管理，確保其真實性、完整性和可讀性。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、索引編目、檢索查詢等管理。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（二）數(shù)字化加工管理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，應(yīng)按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行操作。2.數(shù)字化加工過程中應(yīng)保證檔案信息的安全，防止信息泄露。3.數(shù)字化加工完成后，應(yīng)對數(shù)字化成果進行質(zhì)量檢查，確保其符合要求。（三）信息安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.制定檔案信息化應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的安全事故。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)檔案庫房的全面管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度。2.組織檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案工作的正常開展。3.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，為公司/組織各項工作提供檔案支持。4.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，提出改進意見和建議。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、保管、查閱、借閱等。2.對檔案進行分類、編目、索引等工作，建立檔案管理臺賬。3.定期對檔案進行檢