PAGE教代會(huì)民主管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校教代會(huì)民主管理檔案工作，規(guī)范檔案管理行為，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校民主管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校教代會(huì)民主管理工作中形成的各類檔案資料的管理，包括教代會(huì)會(huì)議文件、提案處理情況、代表意見(jiàn)建議、民主評(píng)議結(jié)果等相關(guān)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則教代會(huì)民主管理檔案由學(xué)校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)有效原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映教代會(huì)民主管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，具有可查考和利用價(jià)值。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。（四）管理職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)制定教代會(huì)民主管理檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作，集中保管教代會(huì)民主管理檔案，提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。2.教代會(huì)工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織教代會(huì)會(huì)議，收集、整理會(huì)議文件及相關(guān)資料，負(fù)責(zé)提案的征集、整理、交辦和反饋工作，配合檔案管理部門做好民主管理檔案的歸檔工作。3.各部門負(fù)責(zé)本部門在教代會(huì)民主管理工作中形成的文件資料的收集、整理，并及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門歸檔。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教代會(huì)籌備階段文件包括籌備工作方案、代表選舉文件、會(huì)議議程安排、主席團(tuán)成員及秘書長(zhǎng)名單等。2.教代會(huì)會(huì)議文件會(huì)議通知、開幕詞、工作報(bào)告、決議、提案表、會(huì)議記錄、代表發(fā)言材料、會(huì)議照片、錄音錄像等。3.提案處理文件提案征集表、提案匯總表、提案交辦單、承辦部門處理意見(jiàn)、提案答復(fù)函、提案處理結(jié)果反饋等。4.代表意見(jiàn)建議文件代表提出的書面意見(jiàn)建議、意見(jiàn)建議處理情況記錄等。5.民主評(píng)議文件民主評(píng)議方案、測(cè)評(píng)表、評(píng)議結(jié)果匯總、整改措施及落實(shí)情況等。6.其他相關(guān)文件教代會(huì)工作的總結(jié)、表彰決定、與教代會(huì)民主管理工作有關(guān)的上級(jí)文件、領(lǐng)導(dǎo)批示等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)教代會(huì)民主管理文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類按照教代會(huì)民主管理工作的不同階段和內(nèi)容，將檔案分為籌備工作檔案、會(huì)議檔案、提案處理檔案、代表意見(jiàn)建議檔案、民主評(píng)議檔案及其他檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。例如，籌備工作檔案編號(hào)為“CDPZ001”，其中“CD”表示教代會(huì)民主管理檔案，“PZ”表示籌備工作，“001”為該類檔案的順序號(hào)。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄臺(tái)賬，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，便于查閱和檢索。三、檔案的保管（一）保管期限教代會(huì)民主管理檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管檔案涉及學(xué)校重大決策、重要?dú)v史事件、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的文件材料，如教代會(huì)工作報(bào)告、決議、民主評(píng)議結(jié)果等。2.長(zhǎng)期保管檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限一般為1050年，如提案處理結(jié)果、代表意見(jiàn)建議處理情況等。3.短期保管檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有參考價(jià)值的文件材料，保管期限一般為110年，如教代會(huì)會(huì)議通知、一般性文件等。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（三）檔案的數(shù)字化為提高檔案管理效率和利用水平，逐步推進(jìn)教代會(huì)民主管理檔案的數(shù)字化工作。1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.按照數(shù)字化工作流程，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.加強(qiáng)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)和管理，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員查閱教代會(huì)民主管理檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱涉及學(xué)校機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.校外單位或個(gè)人查閱教代會(huì)民主管理檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，為查閱人員提供必要的設(shè)備和條件，如桌椅、電腦、復(fù)印機(jī)等。2.查閱人員應(yīng)在查閱場(chǎng)所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制，及時(shí)了解查閱人員對(duì)檔案利用的意見(jiàn)和建議，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.學(xué)校檔案管理部門定期對(duì)教代會(huì)民主管理檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、教代會(huì)工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定小組按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和監(jiān)銷人員