PAGE辦公室檔案管理制度排版一、總則（一）目的為加強公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室及各部門形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交辦公室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動中形成的合同協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研資料、業(yè)務(wù)報表等檔案。3.財務(wù)審計類：包含財務(wù)憑證、賬簿、報表及審計報告等檔案。4.工程技術(shù)類：涉及公司工程建設(shè)項目的規(guī)劃設(shè)計、施工圖紙、技術(shù)資料、竣工驗收等檔案。5.聲像電子類：包括公司各類活動的照片、錄音、錄像、電子文檔等檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)管理類用“YW”表示，財務(wù)審計類用“CW”表示，工程技術(shù)類用“GC”表示，聲像電子類用“SX”表示。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。例如：2023年形成的第5份行政管理類檔案編號為“2023XZ005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在形成后立即送交辦公室進(jìn)行登記和處理。3.公司員工在辦理完畢相關(guān)業(yè)務(wù)后，應(yīng)將工作中形成的文件材料及時交回所在部門，由部門兼職檔案員統(tǒng)一整理。（二）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.對收集到的文件材料進(jìn)行分類、排列、編號、編目、裝訂等工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。4.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案移交辦公室歸檔。2.對于重大項目或特殊業(yè)務(wù)形成的數(shù)據(jù)量較大的檔案，可根據(jù)實際情況適當(dāng)延期歸檔，但最長不得超過一年。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案交辦公室。3.辦公室檔案管理人員對接收的檔案進(jìn)行再次審核，核對無誤后辦理簽收手續(xù)，并按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行重新編號和上架保管。（三）保管要求1.辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.查閱涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司辦公室主任審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）查閱登記1.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄查閱時間、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，并由查閱人簽字確認(rèn)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，如需借出檔案，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費。3.查閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由辦公室主任擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員，負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，制定檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限。2.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，報檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的及時性和完整性