PAGE人事行政部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事行政部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司人事行政部所管理的各類檔案，包括但不限于員工人事檔案、行政文件檔案、合同協(xié)議檔案、證照檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人事行政部負(fù)責(zé)對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作和員工實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）人事行政部職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.負(fù)責(zé)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和歸還工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。7.做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的有序存放。3.協(xié)助人事行政部做好檔案的查閱、借閱和歸還登記工作，及時(shí)跟蹤檔案的流向。4.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案存放環(huán)境安全。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案信息。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.員工人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、入職離職記錄、薪資福利、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲情況等。2.行政文件檔案：包括公司各類規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.合同協(xié)議檔案：包括勞動(dòng)合同、租賃合同、采購合同、合作協(xié)議等。4.證照檔案：包括公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法人身份證等各類證照。5.其他檔案：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、項(xiàng)目資料等其他相關(guān)檔案。（二）檔案編號1.對每類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號規(guī)則如下：員工人事檔案：以“RS”開頭，后面依次為入職年份、月份、員工序號，如“RS202305001”。行政文件檔案：以“XZ”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號，如“XZ202305001”。合同協(xié)議檔案：以“HT”開頭，后面依次為年份、合同序號，如“HT2023001”。證照檔案：以“ZZ”開頭，后面依次為證照類型代碼、序號，如“ZZ01001”（營業(yè)執(zhí)照）。其他檔案：以“QT”開頭，后面依次為年份、檔案序號，如“QT2023001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的各類檔案移交人事行政部，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單。2.員工個(gè)人應(yīng)按照要求及時(shí)提交個(gè)人人事檔案相關(guān)資料，如學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)記錄等。3.人事行政部定期對各類檔案進(jìn)行收集，確保檔案的及時(shí)歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并在檔案首頁附上檔案目錄，注明檔案內(nèi)容和頁碼。3.對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案索引，便于查找和利用。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，放入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中。2.檔案歸檔應(yīng)按照編號順序排列，便于查閱和管理。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、編號、名稱、保管期限等信息。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。3.對檔案進(jìn)行分類存放，不同類型的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施處理。5.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全工作，確保檔案的安全。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交人事行政部審批。3.人事行政部根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案內(nèi)容。5.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（二）檔案借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱單位或個(gè)人信息、借閱目的、借閱期限等。2.申請表經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交人事行政部審批。3.人事行政部根據(jù)審批意見，與借閱單位或個(gè)人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱協(xié)議簽訂后，檔案管理人員按照協(xié)議要求提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱記錄。5.借閱期限屆滿，借閱單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案統(tǒng)計(jì)與清查（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.人事行政部定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱借閱情況等。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，及時(shí)記錄檔案的增減變動(dòng)情況。3.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案清查1.人事行政部每年組織一次檔案清查工作，對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等進(jìn)行全面清查。2.清查工作應(yīng)制定詳細(xì)的清查方案，明確清查范圍、方法、步驟和要求。3.清查過程中，發(fā)現(xiàn)檔案存在問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取措施進(jìn)行整改。4.清查結(jié)束后，應(yīng)撰寫檔案清查報(bào)告，總結(jié)清查工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。八、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案信息提供給外部單位或個(gè)人。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定。4.對涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。（二）檔案安全1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜門、防火門、監(jiān)控設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置，確保檔案庫房安全。3.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時(shí)整改。4.做好檔案的防火工作，檔案庫房應(yīng)配備滅火器材，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。5.做好檔案的防潮工作，檔案柜應(yīng)放置干燥劑，防止檔案受潮發(fā)霉。6.做好檔案的防蟲、防鼠工作，檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行消毒，防止蟲害和鼠害。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且確無保存價(jià)值。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且無保存必要。3.檔案涉及的事項(xiàng)已結(jié)束，且已履行完畢相關(guān)手續(xù)。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，人事行政部組織相關(guān)人員對擬銷