PAGE保安員工檔案及備案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司保安隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范保安員工管理，保障公司安全穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)，特制定本保安員工檔案及備案制度。本制度旨在確保保安員工信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司對(duì)保安員工進(jìn)行全面管理和監(jiān)督，同時(shí)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于本公司全體保安員工，包括正式聘用的保安人員、臨時(shí)雇傭的保安人員以及外包保安服務(wù)公司派遣至本公司工作的保安人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理和備案工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保安員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.保密安全原則：對(duì)保安員工檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露，確保檔案的安全性和完整性。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)保安員工的工作變動(dòng)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、考核晉升等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。二、保安員工檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.個(gè)人基本信息姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準(zhǔn)確記錄保安員工的基本身份信息。身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱）：確保能夠及時(shí)與保安員工取得聯(lián)系，同時(shí)作為身份識(shí)別的重要依據(jù)。家庭住址：方便公司了解保安員工的居住情況，必要時(shí)可進(jìn)行家訪或緊急聯(lián)絡(luò)。2.入職信息入職時(shí)間、入職崗位：明確保安員工進(jìn)入公司的具體時(shí)間和擔(dān)任的保安崗位。勞動(dòng)合同信息：包括勞動(dòng)合同期限、簽訂日期、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬等條款，確保勞動(dòng)合同的合法性和有效性。3.培訓(xùn)記錄內(nèi)部培訓(xùn)：記錄參加公司組織的各類保安業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績(jī)等。外部培訓(xùn)：如參加政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)或?qū)I(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的保安相關(guān)培訓(xùn)，需注明培訓(xùn)機(jī)構(gòu)名稱、培訓(xùn)證書名稱及編號(hào)、培訓(xùn)時(shí)間等信息。4.工作經(jīng)歷歷任保安崗位：詳細(xì)記錄保安員工在本公司及其他單位擔(dān)任保安崗位的起止時(shí)間、工作內(nèi)容、工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)等。獎(jiǎng)懲記錄：包括獲得的獎(jiǎng)勵(lì)（如優(yōu)秀保安獎(jiǎng)、見義勇為獎(jiǎng)等）及受到的處罰（如警告、罰款、辭退等）情況，注明獎(jiǎng)懲事由、時(shí)間及相關(guān)決定文件編號(hào)。5.考核記錄月度考核：記錄每月的工作任務(wù)完成情況、工作紀(jì)律遵守情況、服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)等考核結(jié)果及評(píng)語(yǔ)。年度考核：綜合全年表現(xiàn)，給出年度考核等級(jí)（優(yōu)秀、合格、不合格）及考核評(píng)語(yǔ)，作為績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放、晉升、續(xù)聘等的重要依據(jù)。6.健康狀況入職體檢報(bào)告：記錄保安員工入職時(shí)的身體健康檢查結(jié)果，包括身體各項(xiàng)指標(biāo)是否符合保安崗位要求。定期體檢記錄：每年或每?jī)赡赀M(jìn)行的定期體檢報(bào)告，跟蹤保安員工的健康狀況變化。（二）檔案建立與收集1.入職時(shí)檔案建立新入職保安員工應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)，填寫《保安員工入職信息登記表》，提交個(gè)人基本信息、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、一寸免冠照片等資料。人力資源部門負(fù)責(zé)收集整理上述資料，建立保安員工個(gè)人檔案，并將檔案編號(hào)錄入公司人力資源管理系統(tǒng)，確保檔案信息與系統(tǒng)信息一致。2.檔案資料更新與補(bǔ)充保安員工在工作過程中，如發(fā)生個(gè)人信息變更（如聯(lián)系方式、家庭住址等）、工作崗位變動(dòng)、參加培訓(xùn)、獲得獎(jiǎng)懲等情況，應(yīng)在相關(guān)事件發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)，向人力資源部門提交相應(yīng)證明材料，人力資源部門及時(shí)更新檔案內(nèi)容。人力資源部門定期（每季度）與保安隊(duì)伍管理部門溝通，獲取保安員工的工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等信息，及時(shí)補(bǔ)充到檔案中。（三）檔案保管1.保管方式保安員工檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式保管。紙質(zhì)檔案由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管，存放于專門的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。電子檔案存儲(chǔ)在公司人力資源管理系統(tǒng)中，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人力資源管理人員才能查閱和修改。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放一份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管期限保安員工在職期間，其檔案應(yīng)妥善保管。離職后，檔案繼續(xù)保管[X]年，以備后續(xù)查詢和審計(jì)等需要。對(duì)于涉及重大事件或法律糾紛的保安員工檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管，直至事件處理完畢且不再有查詢需求為止。（四）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限人力資源部門工作人員因工作需要，可查閱保安員工檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱事由等信息。保安隊(duì)伍管理部門負(fù)責(zé)人在必要時(shí)可查閱本部門保安員工檔案，但需提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱情況同樣需進(jìn)行登記。公司其他部門因工作需要查閱保安員工檔案的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)由人力資源部門工作人員陪同查閱，查閱登記信息應(yīng)詳細(xì)記錄查閱部門、查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。2.借閱權(quán)限原則上不允許借閱保安員工檔案。如有特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱人姓名、所在部門、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、借閱事由等信息。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，人力資源部門工作人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損，如有損壞或遺失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、保安員工備案制度（一）備案內(nèi)容1.人員基本信息備案保安員工入職后，人力資源部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)，將保安員工的個(gè)人基本信息（姓名、性別、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等）報(bào)送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案。備案信息應(yīng)確保準(zhǔn)確無(wú)誤，如有變更應(yīng)及時(shí)更新備案。2.培訓(xùn)備案對(duì)于公司組織舉辦的保安業(yè)務(wù)培訓(xùn)，人力資源部門應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)人員名單等信息報(bào)送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案，備案方式可采用紙質(zhì)文件或電子文檔形式。保安員工參加外部培訓(xùn)獲得的相關(guān)證書，人力資源部門應(yīng)留存復(fù)印件，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)將證書編號(hào)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等信息報(bào)送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案，以便公安機(jī)關(guān)掌握保安員工的專業(yè)培訓(xùn)情況。3.考核備案每月度考核結(jié)束后，人力資源部門應(yīng)將保安員工的考核結(jié)果（包括工作任務(wù)完成情況、工作紀(jì)律、服務(wù)質(zhì)量等方面的評(píng)價(jià)）匯總整理，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)報(bào)送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案。年度考核結(jié)束后，除報(bào)送年度考核結(jié)果外，還應(yīng)將年度考核等級(jí)分布情況、優(yōu)秀保安員工名單及事跡材料等一并報(bào)送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案，作為公安機(jī)關(guān)對(duì)公司保安隊(duì)伍整體情況評(píng)估的參考依據(jù)。4.獎(jiǎng)懲備案保安員工獲得獎(jiǎng)勵(lì)或受到處罰后，公司應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將獎(jiǎng)懲決定文件及相關(guān)證明材料報(bào)送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案。備案內(nèi)容包括獎(jiǎng)懲事由、獎(jiǎng)懲時(shí)間、獎(jiǎng)懲決定文件編號(hào)等信息，以便公安機(jī)關(guān)了解保安員工的行為表現(xiàn)及公司的管理情況。（二）備案流程1.信息收集與整理人力資源部門負(fù)責(zé)收集保安員工備案所需的各類信息，包括個(gè)人基本信息、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等，并進(jìn)行整理和核對(duì)，確保信息的真實(shí)性和完整性。2.備案申請(qǐng)與審核人力資源部門填寫《保安員工備案申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出備案信息內(nèi)容，并提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，如審核通過，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)；如發(fā)現(xiàn)信息有誤或不符合備案要求，應(yīng)及時(shí)反饋給人力資源部門進(jìn)行修改和補(bǔ)充。3.備案報(bào)送經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，人力資源部門按照當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)要求的備案方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，將備案材料報(bào)送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)。備案材料應(yīng)加蓋公司公章，并確保報(bào)送渠道的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.備案跟蹤與反饋人力資源部門負(fù)責(zé)跟蹤備案情況，與當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)保持溝通，及時(shí)了解備案結(jié)果。如備案過程中出現(xiàn)問題或需要補(bǔ)充材料，應(yīng)按照公安機(jī)關(guān)要求及時(shí)辦理，確保備案工作順利完成。備案完成后，應(yīng)將備案結(jié)果反饋給公司相關(guān)部門及保安員工本人。（三）備案管理與監(jiān)督1.專人負(fù)責(zé)公司指定人力資源部門專人負(fù)責(zé)保安員工備案工作，明確其工作職責(zé)和任務(wù)，確保備案工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期檢查人力資源部門定期（每半年）對(duì)保安員工備案工作進(jìn)行自查，檢查備案信息的完整性、準(zhǔn)確性和備案流程的合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況記錄在案。3.監(jiān)督考核將保安員工備案工作納入人力資源部門績(jī)效考核體系，對(duì)備案工作完成情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致備案信息不準(zhǔn)確、不及時(shí)或備案流程不合規(guī)的，按照績(jī)效考核制度進(jìn)行相應(yīng)處罰。4.責(zé)任追究對(duì)于違反備案制度，故意隱瞞、虛報(bào)或篡改備案信息的保安員工及相關(guān)責(zé)任人，公司將依法依規(guī)追究其責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將解除勞動(dòng)合同，并移交司法機(jī)關(guān)處理。四、附