PAGE檔案精細(xì)化人員管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的重要作用，特制定本檔案精細(xì)化人員管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.精細(xì)化管理原則：對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行細(xì)致、精確的管理，提高工作質(zhì)量和效率。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護公司/組織的利益。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.開展檔案編研工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、鑒定等工作。4.負(fù)責(zé)向檔案管理部門提供本部門檔案利用的相關(guān)信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備檔案管理專業(yè)知識和技能。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱等。4.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。5.積極為公司/組織提供檔案利用服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。5.本公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.本公司/組織的人事檔案、財務(wù)檔案、審計檔案等專門檔案。7.其他具有保存價值的檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要的檔案材料應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案整理：按照項目、專業(yè)、階段進行分類，編制項目檔案目錄。3.人事檔案整理：按照干部檔案管理規(guī)定進行分類整理，建立人事檔案信息庫。4.財務(wù)檔案整理：按照會計檔案管理辦法進行分類整理，編制會計檔案目錄。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案歸檔時應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨保存。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是反映本公司/組織一般工作活動，在一定時期內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（三）檔案保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，確保檔案的安全保管。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)進行記錄，建立檔案檢查臺賬。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本公司/組織的實際情況進行鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成時間、來源、保管期限等因素，綜合判斷其價值。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案利用的規(guī)定，為利用者提供檔案信息服務(wù)。2.服務(wù)至上原則：熱情接待利用者，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。3.安全保密原則：在提供檔案利用服務(wù)的過程中，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）檔案借閱程序1.利用者填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等。2.檔案管理部門對借閱申請表進行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)。3.利用者憑借閱申請表到檔案管理部門借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的內(nèi)容提供檔案，并做好借閱登記。4.利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（四）檔案利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私以及法律規(guī)定不得公開的檔案，不得提供利用。2.重要檔案的利用應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用者不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）檔案信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。3.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露和丟失。（三）檔案信息化操作規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理軟件的操作流程進行檔案的錄入、檢索、利用等操作。2.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.對檔案信息化管理過程中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)按照檔案管理的要求進行歸檔和保管。八、檔案統(tǒng)計與考核（一）檔案統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的數(shù)量、年度新增檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：包括檔案借閱次數(shù)、利用人數(shù)、利用檔案的種類和數(shù)量等。3.檔案管理工作統(tǒng)計：包括檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作的完成情況。（二）檔案統(tǒng)計報表檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。（三