PAGE林草局檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)林草局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為林草事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本檔案管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于林草局機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬單位及其工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：林草局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映林草局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存林草局在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)林草局設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全局檔案的集中管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)。5.協(xié)助制定和完善檔案管理制度，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作的具體落實(shí)，配合檔案管理部門(mén)做好相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.林草局機(jī)關(guān)各部門(mén)在履行職能過(guò)程中形成的文件材料，包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.林草局直屬單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)材料、技術(shù)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.林草局在林草資源調(diào)查、監(jiān)測(cè)、保護(hù)、利用等工作中形成的文件材料，如調(diào)查記錄、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。4.林草局在對(duì)外交流與合作中形成的文件材料，如協(xié)議、合同、邀請(qǐng)函等。5.林草局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如培訓(xùn)記錄、考核材料、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，并按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)。3.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)定期將本部門(mén)整理好的文件材料移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理方法1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的文件材料后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行進(jìn)一步整理。2.檔案分類(lèi)應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性的原則，一般可分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等類(lèi)別。3.對(duì)文書(shū)檔案，應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的分類(lèi)方法進(jìn)行整理，即先將文件材料按年度分開(kāi)，再按保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，最后按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列。4.對(duì)業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等，應(yīng)根據(jù)其專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)和管理要求進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。5.對(duì)聲像檔案，應(yīng)按照載體形式、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，并配以文字說(shuō)明。6.對(duì)電子檔案，應(yīng)按照電子文件的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的存儲(chǔ)和利用。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方案1.文書(shū)檔案：分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作等類(lèi)別，每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)林草局的業(yè)務(wù)職能，分為林草資源調(diào)查、林草資源保護(hù)、林草資源利用、生態(tài)建設(shè)等類(lèi)別。3.科技檔案：包括林草科研項(xiàng)目檔案、林草技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案、林草工程檔案等。4.聲像檔案：分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。5.電子檔案：按照電子文件的類(lèi)型、格式、用途等進(jìn)行分類(lèi)。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如“2023永久001”。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的分類(lèi)，采用類(lèi)別代碼年度流水號(hào)的形式，如“LCZD2023001”，其中“LCZD”為林草資源調(diào)查業(yè)務(wù)檔案類(lèi)別代碼。3.科技檔案編號(hào)：按照科技檔案的分類(lèi)，采用項(xiàng)目代碼年度流水號(hào)的形式，如“KJY2023001”，其中“KJY”為林草科研項(xiàng)目檔案類(lèi)別代碼。4.聲像檔案編號(hào)：采用年度流水號(hào)的形式，如“2023001”，并在編號(hào)后注明載體形式，如“照片”、“錄音”、“錄像”等。5.電子檔案編號(hào)：與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，并在編號(hào)后注明“電子”字樣，如“2023永久001（電子）”。五、檔案的編目與裝訂（一）編目要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)整理好的檔案，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)文件材料的形成部門(mén)或個(gè)人。3.日期應(yīng)填寫(xiě)文件材料的形成時(shí)間，保管期限應(yīng)按照規(guī)定填寫(xiě)永久、長(zhǎng)期、短期等，密級(jí)應(yīng)根據(jù)文件材料的保密程度填寫(xiě)絕密、機(jī)密、秘密等。4.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。（二）裝訂方法1.文書(shū)檔案應(yīng)采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等應(yīng)根據(jù)檔案的厚度和內(nèi)容，采用適當(dāng)?shù)难b訂方式，確保檔案的整齊和美觀。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式進(jìn)行妥善保管，照片檔案可采用相冊(cè)、相框等方式進(jìn)行整理，錄音檔案、錄像檔案可采用光盤(pán)、磁帶等載體進(jìn)行存儲(chǔ)，并配以文字說(shuō)明。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件的存儲(chǔ)格式和管理要求進(jìn)行整理，確保電子檔案的可讀性和可用性。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.林草局應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加密等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如異地備份、專(zhuān)人保管等，確保檔案的安全。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.林草局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員因工作需要查閱林草局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)林草局相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)林草局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，提高檔案的利用效率。2.對(duì)檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期分析檔案利用效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.利用檔案形成的數(shù)據(jù)、資料等，如需對(duì)外公布或提供給其他單位的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，確保信息的準(zhǔn)確性和安全性。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重處理的原則。2.對(duì)檔案的鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織林草局成立檔案鑒定工作小組（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“鑒定小組”），負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。鑒定小組由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等相關(guān)人員組成。（三）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，確定檔案的存毀。2.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行逐卷審查，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀審批表，報(bào)林草局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。3.對(duì)涉及重要業(yè)務(wù)、重大事件、歷史遺留等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限，并進(jìn)行妥善保管。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份交紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)備案。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立林草局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)查閱、借閱、利用等功能，為林草局工作人員提供便捷的服務(wù)。3.利用信息化手段，加強(qiáng)檔案的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案中的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化加工：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子圖像，存儲(chǔ)在檔案管理信息系統(tǒng)中，便于查閱和利用。3.系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)：根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，如檔案收集、整理、分類(lèi)、編目、檢索、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等功能。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶(hù)認(rèn)證等方面的措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1