PAGE教育局文書檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強教育局文書檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合教育局工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機關各科室、直屬單位及下屬學校在工作中形成的各類文書檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教育局文書檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：歸檔的文書檔案應真實反映教育局各項工作的實際情況，內(nèi)容準確無誤。3.分類科學原則：按照文書檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全與完整。二、歸檔范圍（一）上級文件1.上級黨委、政府及教育主管部門下發(fā)的與教育局工作相關的各類文件、通知、通報、指示等。2.上級部門召開的重要會議文件、領導講話、會議紀要等。（二）本局文件1.教育局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、請示、批復等文件。2.教育局召開的各類會議文件、會議記錄、紀要等。3.教育局與其他部門簽訂的合同、協(xié)議、責任書等文件。（三）下屬學校文件1.下屬學校上報的工作計劃、總結、報告、請示等文件。2.下屬學校的重要工作匯報、經(jīng)驗材料、統(tǒng)計報表等。3.下屬學校在教育教學、師資隊伍建設、校園管理等方面形成的特色文件資料。（四）其他文件1.與教育局工作相關的各類調(diào)研材料、考察報告、學術論文等。2.反映教育局工作動態(tài)、成果的新聞報道、宣傳資料等。3.其他具有保存價值的文件資料。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整歸檔的文件材料應齊全完整，包括文件的正件、附件、定稿、修改稿等。對于重要文件，應同時收集相關的背景資料、參考文件等，確保檔案內(nèi)容的完整性。（二）文件格式規(guī)范1.歸檔文件應使用A4紙打印或復印，頁面整潔，字跡清晰。2.文件應按照規(guī)定的格式排版，標題、正文、落款等格式應符合要求。3.電子文件應采用通用的格式存儲，如PDF、DOC、XLS等，并確保文件內(nèi)容可正常讀取。（三）文件簽署完備歸檔文件應具備完整的簽署手續(xù)，包括發(fā)文機關的蓋章、領導簽字、承辦單位的簽字等。對于重要文件，還應注明文件的密級、緊急程度等標識。（四）文件編號清晰歸檔文件應按照一定的編號規(guī)則進行編號，編號應清晰、準確，便于查找和管理。對于同一類文件，應按照時間順序或重要程度進行編號。四、歸檔流程（一）文件收集與整理階段1.各科室、直屬單位及下屬學校應指定專人負責文件的收集工作，確保文件及時、準確地收集齊全。2.收集到的文件應按照歸檔范圍進行分類整理，去除無關的文件材料，對文件進行編號、編目、裝訂等處理。3.整理后的文件應填寫《文件歸檔清單》（見附件1），詳細記錄文件的名稱、文號、日期、來源、保管期限等信息。（二）文件移交階段1.各科室、直屬單位及下屬學校應定期將整理好的文件移交至教育局檔案管理部門。移交時，應填寫《文件移交清單》（見附件2），雙方簽字確認。2.檔案管理部門收到移交的文件后，應進行認真核對，確保文件的數(shù)量、質(zhì)量等符合要求。對于不符合要求的文件，應及時退回原部門進行補充或修正。（三）檔案編目與上架階段1.檔案管理部門應按照檔案分類方案對接收的文件進行編目，編制檔案目錄（見附件3），包括檔案編號、題名、責任者、日期來源、保管期限等信息。2.編目完成后，應將檔案上架存放，按照檔案類別和保管期限進行排列，便于查找和利用。同時，應建立檔案索引，方便快速檢索檔案信息。五、檔案分類與編號（一）檔案分類1.教育局文書檔案按照年度機構保管期限分類法進行分類。2.年度：按照文件形成的年度進行分類，如2xxx年。3.機構：按照教育局機關各科室、直屬單位及下屬學校的名稱進行分類，如辦公室、人事科、基礎教育科、學校A等。4.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種保管期限。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+機構代碼+保管期限代碼+流水號”的格式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如2xxx。3.機構代碼：按照教育局機關各科室、直屬單位及下屬學校的名稱編制代碼，代碼應簡潔明了，便于記憶和使用。4.保管期限代碼：永久用“Y”表示，長期用“C”表示，短期用“D”表示。5.流水號：按照檔案整理的先后順序依次編號，從0001開始。例如：2023年辦公室形成的一份永久保管的文件，編號為2023BGSY0001；2023年學校A形成的一份長期保管的文件，編號為2023XAOC0002。六、檔案保管（一）保管場所1.教育局應設立專門的檔案庫房，并配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案整理與保管1.檔案管理部門應定期對檔案進行整理和檢查，確保檔案的排列有序、存放整齊。對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。2.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進行鑒定和處置。對于失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄（見附件4）。3.根據(jù)檔案的利用情況，適時對檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查閱和利用。同時，應做好電子檔案的備份工作，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，制定嚴格的庫房管理制度，限制無關人員進入檔案庫房。2.配備必要的安全監(jiān)控設備和消防器材，定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識，防止檔案丟失、損壞、泄密等事故發(fā)生。七、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益和他人合法權益。2.方便快捷原則：檔案管理部門應提供便捷的檔案查閱服務，提高檔案利用效率。3.嚴格審批原則：對涉及重要機密或敏感信息的檔案利用，應嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.教育局機關各科室、直屬單位及下屬學校因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。2.外單位因工作需要查閱教育局檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案或涉及機密信息的檔案，需經(jīng)教育局領導批準。3.個人因特殊原因需要查閱教育局檔案的，應提供有效身份證明，并說明查閱目的，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可查閱。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》（見附件5），注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱人員的申請，對檔案進行查找和提供。查閱人員只能在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。復印或摘錄的檔案內(nèi)容應與原件一致，并注明出處。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.教育局辦公室負責對文書檔案歸檔制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。2.檔案管理部門應定期對各科室、直屬單位及下屬學校的檔案歸檔工作進行指導和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案歸檔范圍的執(zhí)行情況，是否存在應歸檔而未歸檔的文件材料。2.檔案歸檔要求的落實情況，文件材料是否齊全完整、格式規(guī)范、簽署完備等。3.檔案歸檔流程的執(zhí)行情況，是否按照規(guī)定的流程進行文件收集、整理、移交、編目等工作。4.檔案分類與編號的準確性，是否符合分類方案和編號規(guī)則。5.檔案保管情況，檔案庫房的安全管理、檔案整理與保管等是否符合要求。6.檔案利用情況，是否按照規(guī)定的利用原則和手續(xù)進行檔案查閱和利用。（三）檢查結果處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達《檔案檢查整改通知書》（見附件6），要求責