PAGE檔案三合一制度實(shí)施辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、利用和查閱，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度實(shí)施辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則全面收集公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性，反映公司發(fā)展的全過(guò)程。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際工作情況相符，確保檔案信息的可靠性。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和實(shí)施辦法。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行處置。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢。7.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。8.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交綜合檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，協(xié)助綜合檔案室做好檔案的收集、整理和移交工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.積極配合綜合檔案室開(kāi)展檔案利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、圖紙、照片、音像資料等各種門類和載體的材料。2.公司下屬單位報(bào)送的各類文件材料、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司與外部單位往來(lái)的文件、信函、合同等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，確定合理的保管期限。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類。年度分類：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類：按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類。保管期限分類：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種保管期限。2.編號(hào)對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。編號(hào)采用“年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限流水號(hào)”的格式，例如：2023行政部永久001。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字，便于翻閱和保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)破損、褪色或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保電子檔案的可讀性和完整性。五、檔案的鑒定與處置（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素進(jìn)行分析判斷，確定檔案的價(jià)值和保管期限。2.綜合分析結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史沿革等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司成立以來(lái)的重要文件、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、重大項(xiàng)目資料等。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為30年。主要包括公司一般性的文件、業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有一定查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為10年。主要包括公司臨時(shí)性的文件、報(bào)表等。（五）處置1.對(duì)已到保管期限的檔案，由檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定，提出處置意見(jiàn)。2.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并重新編號(hào)、編目。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)公司原則檔案利用工作應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理等提供有力支持。3.方便快捷原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、丟失、損壞檔案。（三）利用登記綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還時(shí)間等。檔案利用登記應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）建設(shè)任務(wù)1.檔案數(shù)字化對(duì)公司現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)購(gòu)置或開(kāi)發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障建立電子檔案數(shù)據(jù)安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃方案，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、實(shí)施步驟和保障措施等。2.準(zhǔn)備階段開(kāi)展檔案數(shù)字化前的準(zhǔn)備工作，包括檔案整理、設(shè)備采購(gòu)、人員培訓(xùn)等。3.實(shí)施階段按照規(guī)劃方案和實(shí)施步驟，進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)等工作。4.驗(yàn)收階段對(duì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保系統(tǒng)功能符合要求，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完整。（四）運(yùn)行維護(hù)