PAGE美麗鄉(xiāng)村檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)美麗鄉(xiāng)村檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，服務(wù)美麗鄉(xiāng)村建設(shè)各項(xiàng)工作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]美麗鄉(xiāng)村檔案室的檔案管理工作，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則美麗鄉(xiāng)村檔案室對本區(qū)域內(nèi)涉及美麗鄉(xiāng)村建設(shè)的各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。明確各部門在檔案管理工作中的職責(zé)，避免檔案分散、流失或重復(fù)建設(shè)。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映美麗鄉(xiāng)村建設(shè)過程中的各項(xiàng)活動(dòng)、事件和決策，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。對檔案的形成、收集、整理等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，防止虛假信息進(jìn)入檔案。3.完整性原則全面收集與美麗鄉(xiāng)村建設(shè)相關(guān)的各種門類和載體的檔案，包括但不限于文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等。保證檔案內(nèi)容的完整性，涵蓋建設(shè)規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施、資金使用、環(huán)境整治、文化傳承等各個(gè)方面。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。明確檔案查閱、借閱的保密要求和審批程序，確保檔案在利用過程中的安全性。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案整理水平，便于檔案的檢索、查詢和利用。為美麗鄉(xiāng)村建設(shè)相關(guān)部門和人員提供便捷的檔案服務(wù)，滿足工作中的查閱需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置設(shè)立專門的美麗鄉(xiāng)村檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等。（二）檔案室職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定和修訂美麗鄉(xiāng)村檔案室管理制度，確保檔案管理工作有章可循。對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、征集與美麗鄉(xiāng)村建設(shè)相關(guān)的各類檔案資料，包括上級(jí)文件、本級(jí)規(guī)劃與決策文件、項(xiàng)目申報(bào)與審批材料、工程建設(shè)資料、環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、文化活動(dòng)記錄等。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目和裝訂，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.檔案保管做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房清潔衛(wèi)生，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失、霉變、蟲蛀等。嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房的安全管理制度，落實(shí)防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等措施，保障檔案實(shí)體安全。建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和備份，提高檔案利用效率和安全性。4.檔案利用服務(wù)建立檔案查閱、借閱登記制度，為美麗鄉(xiāng)村建設(shè)相關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，協(xié)助解決工作中的問題。對涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的檔案利用，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、年鑒等，為美麗鄉(xiāng)村建設(shè)提供決策支持和歷史借鑒。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。對失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。6.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對本單位各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助制定檔案管理工作計(jì)劃，規(guī)范檔案收集、整理、保管等工作流程。組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案室的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室集中保管。3.在工作中積極配合檔案室開展檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案利用線索、協(xié)助檔案鑒定等。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)文件：包括黨中央、國務(wù)院及各級(jí)黨委、政府發(fā)布的關(guān)于美麗鄉(xiāng)村建設(shè)的政策法規(guī)、指導(dǎo)性文件、規(guī)劃綱要等。2.本級(jí)文件：本單位在美麗鄉(xiāng)村建設(shè)過程中形成的各類文件，如規(guī)劃編制文件、項(xiàng)目實(shí)施方案、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、請示報(bào)告等。3.項(xiàng)目檔案：涵蓋美麗鄉(xiāng)村建設(shè)各類項(xiàng)目的申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等全過程文件資料，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。4.資金檔案：有關(guān)美麗鄉(xiāng)村建設(shè)資金的預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、資金使用憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.環(huán)境檔案：環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、生態(tài)保護(hù)規(guī)劃與措施、環(huán)境整治項(xiàng)目資料、污染防治工作記錄等。6.文化檔案：鄉(xiāng)村歷史文化資料、民俗風(fēng)情記錄、文化活動(dòng)策劃與實(shí)施資料、文化遺產(chǎn)保護(hù)文件等。7.其他檔案：與美麗鄉(xiāng)村建設(shè)相關(guān)的照片、錄像、錄音、電子文檔等聲像資料和實(shí)物檔案。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門兼職檔案員應(yīng)在文件材料形成或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時(shí)效性。對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，要在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)完成收集工作。2.完整收集全面收集反映美麗鄉(xiāng)村建設(shè)各個(gè)方面的檔案資料，不得遺漏重要文件和關(guān)鍵信息。對項(xiàng)目檔案，要收集從項(xiàng)目前期到后期的全過程資料，并確保資料之間的關(guān)聯(lián)性和邏輯性。3.真實(shí)準(zhǔn)確收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)反映實(shí)際工作情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。對原始憑證、合同協(xié)議等重要文件，要確保其真實(shí)性和有效性，如有涂改應(yīng)加蓋公章確認(rèn)。（三）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生各部門在日常工作中形成的文件材料，由兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案室。項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)部門及時(shí)收集歸檔。2.外部接收接收上級(jí)部門下發(fā)的文件、通知等，由辦公室統(tǒng)一登記后分發(fā)至相關(guān)部門，并及時(shí)將涉及美麗鄉(xiāng)村建設(shè)部分的文件移交檔案室。接收其他單位或部門提供的與美麗鄉(xiāng)村建設(shè)相關(guān)的合作文件、交流資料等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集后交檔案室。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋單位行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等文件。3.美麗鄉(xiāng)村建設(shè)規(guī)劃類：如總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃、村莊設(shè)計(jì)等。4.項(xiàng)目建設(shè)類：按照項(xiàng)目類別進(jìn)一步細(xì)分，如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目、環(huán)境整治項(xiàng)目、產(chǎn)業(yè)發(fā)展項(xiàng)目等。5.資金管理類：包括預(yù)算管理、資金撥付、使用監(jiān)督等檔案。6.環(huán)境管理類：涉及環(huán)境監(jiān)測、生態(tài)保護(hù)、污染防治等方面的資料。7.文化建設(shè)類：包含鄉(xiāng)村文化傳承、文化活動(dòng)開展、文化設(shè)施建設(shè)等檔案。8.聲像實(shí)物類：照片、錄像、錄音、實(shí)物等檔案單獨(dú)分類保管。（二）編號(hào)規(guī)則1.一級(jí)類目編號(hào)：采用大寫英文字母表示，如A代表黨群工作類，B代表行政管理類等。2.二級(jí)類目編號(hào)：在一級(jí)類目編號(hào)后加兩位數(shù)字，如A01表示黨組織建設(shè)，B02表示人事管理等。3.三級(jí)類目編號(hào)：在二級(jí)類目編號(hào)后再加兩位數(shù)字，如A0101表示黨組織會(huì)議記錄，B0201表示人員招聘文件等。4.檔案案卷編號(hào)：按照檔案整理順序依次編號(hào)，一個(gè)案卷一個(gè)編號(hào)。（三）編目要求1.編制案卷目錄每個(gè)案卷編制一份案卷目錄，內(nèi)容包括案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁數(shù)、備注等。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括案卷內(nèi)容，簡潔明了，便于查找。2.編制卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)每份文件編制一份卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等。順序號(hào)按照文件在卷內(nèi)的排列順序編寫，文號(hào)應(yīng)填寫文件的發(fā)文字號(hào)，責(zé)任者為文件的制發(fā)單位或個(gè)人，題名應(yīng)與文件標(biāo)題一致，日期填寫文件的形成日期。3.裝訂要求檔案應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。拆除文件上的金屬物，對破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，保持文件的完整性。五、檔案保管（一）庫房管理1.庫房布局檔案庫房應(yīng)合理劃分功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、設(shè)備區(qū)等，確保各區(qū)域之間互不干擾。檔案存放區(qū)應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。2.環(huán)境要求庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控?cái)z像頭、除濕機(jī)、防蟲藥、擋鼠板等，確保檔案安全。3.日常檢查檔案管理人員應(yīng)每天對庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案保管狀況是否良好，設(shè)施設(shè)備運(yùn)行是否正常。定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。做好巡查和清點(diǎn)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（二）檔案裝具使用1.檔案柜選擇根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，選擇合適規(guī)格的檔案柜，確保檔案能夠妥善存放。優(yōu)先選用質(zhì)量可靠、防火防潮性能好的鐵皮檔案柜或密集架。2.檔案存放方式按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案柜或密集架上，一個(gè)案卷一個(gè)格位。對于不同保管期限和密級(jí)的檔案，應(yīng)分開存放，便于管理和保密。（三）檔案數(shù)字化管理1.數(shù)字化流程制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、質(zhì)量要求、進(jìn)度安排等。對檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，確保圖像清晰可讀。對掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，將處理后的圖像數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行掛接和關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化檢索和利用。2.數(shù)據(jù)備份定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤陣列備份等。將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）查閱服務(wù)1.查閱流程查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。檔案室管理人員對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。查閱人在檔案室指定的查閱區(qū)域進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.查閱限制涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。重要檔案的查閱需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制查閱范圍和人數(shù)。（二）借閱服務(wù)1.借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、用途等。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，借閱人到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱要求借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出檔案室。借閱期間如檔案發(fā)生損壞、丟失等情況由借閱人負(fù)責(zé)賠償。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）檔案編研與利用1.編研工作內(nèi)容結(jié)合美麗鄉(xiāng)村建設(shè)實(shí)際，開展檔案編研工作，如編寫《美麗鄉(xiāng)村建設(shè)大事記》《年度工作總結(jié)匯編》《項(xiàng)目建設(shè)成果集》等。對檔案中的重要信息進(jìn)行提煉和分析，形成專題研究報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。2.利用方式：通過舉辦檔案展覽、提供檔案資料咨詢、開展專題講座等形式，充分發(fā)揮檔案的資政育人作用，為美麗鄉(xiāng)村建設(shè)服務(wù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查對檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行全面審查，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.價(jià)值評估根據(jù)檔案對美麗鄉(xiāng)村建設(shè)的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究價(jià)值，確定檔案的價(jià)值等級(jí)。3.動(dòng)態(tài)調(diào)整隨著時(shí)間的推移和工作的發(fā)展，對檔案的價(jià)值進(jìn)行動(dòng)態(tài)評估和調(diào)整，及時(shí)鑒定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，逐份逐頁進(jìn)行分析判斷，確定檔案的保存價(jià)值。2.參考相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)參考國家檔案局和行業(yè)主管部門制定的檔案保管期限表等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、年度