PAGE檔案室掛牌管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理公司各類(lèi)檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案室職責(zé)（一）檔案收集1.制定檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，明確各部門(mén)應(yīng)歸檔的文件材料種類(lèi)、內(nèi)容和時(shí)間要求。2.定期督促各部門(mén)及時(shí)整理、移交檔案，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。3.主動(dòng)收集公司在重大活動(dòng)、項(xiàng)目建設(shè)、科研開(kāi)發(fā)等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案整理1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的電子化管理，方便查詢(xún)和檢索。（三）檔案保管1.配備符合檔案保管要求的庫(kù)房和設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)存放，按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如霉變、蟲(chóng)蛀、破損等。（四）檔案利用1.建立檔案借閱、查閱制度，明確借閱、查閱的流程和權(quán)限。2.為公司內(nèi)部各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，確保檔案的合理利用。3.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，跟蹤檔案的流向和使用效果。（五）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.按照規(guī)定的程序和方法對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和保密。3.對(duì)檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作進(jìn)行記錄，留存相關(guān)資料。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案等。2.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類(lèi)型，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、采購(gòu)供應(yīng)檔案、客戶(hù)服務(wù)檔案等。4.項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司的各類(lèi)項(xiàng)目，按照項(xiàng)目名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類(lèi)文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.其他檔案：如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）檔案編號(hào)1.采用層次分類(lèi)編號(hào)法，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)格式為：[檔案類(lèi)別代碼].[年度].[流水號(hào)]。例如，行政檔案的編號(hào)格式為：XZ.[2023].[001]，其中“XZ”為行政檔案類(lèi)別代碼，“2023”為年度，“001”為流水號(hào)。四、檔案收集與整理（一）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照公司規(guī)定的檔案收集范圍和時(shí)間要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的文件材料整理歸檔。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.電子文件應(yīng)同時(shí)歸檔，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（二）檔案整理流程1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)。3.編目：填寫(xiě)檔案目錄卡片，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、起止編號(hào)等信息。五、檔案保管（一）庫(kù)房管理1.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不得混放。（二）設(shè)備管理1.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)建立運(yùn)行記錄和維護(hù)檔案。2.及時(shí)更新和補(bǔ)充檔案保管所需的設(shè)備和用品，如檔案盒、標(biāo)簽、防蟲(chóng)藥品等。（三）檔案安全1.加強(qiáng)檔案安全保密意識(shí)教育，提高員工對(duì)檔案安全重要性的認(rèn)識(shí)。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，對(duì)借閱、查閱檔案的人員進(jìn)行身份核實(shí)和登記，防止檔案丟失、損壞和泄露。3.對(duì)檔案庫(kù)房安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)行24小時(shí)值班制度，確保檔案庫(kù)房的安全。六、檔案利用（一）借閱制度1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室借閱。2.借閱檔案一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。（二）查閱制度1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案室印章。（三）利用登記1.檔案室應(yīng)對(duì)檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱（查閱）日期、人員姓名、部門(mén)、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、用途、歸還日期等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員代表等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。對(duì)于保管期限有疑問(wèn)的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)研究和討論。2.填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息。3.鑒定工作小組對(duì)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)數(shù)量等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》一式兩份，一份留存檔案室，一份交公司辦公室備案。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理，對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程中產(chǎn)生的廢棄物進(jìn)行妥善處理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案室的工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案歸檔的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性