公司信息化項(xiàng)目采購與招標(biāo)管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司信息化項(xiàng)目采購與招標(biāo)活動(dòng)，提高采購資金的使用效益，保證采購項(xiàng)目質(zhì)量，促進(jìn)廉政建設(shè)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實(shí)際情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有信息化項(xiàng)目的采購與招標(biāo)活動(dòng)，包括但不限于軟件系統(tǒng)開發(fā)、硬件設(shè)備采購、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、信息化咨詢等項(xiàng)目。第三條基本原則1.公開透明原則：采購與招標(biāo)活動(dòng)的信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地向潛在供應(yīng)商公開，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)。2.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購與招標(biāo)，對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，不得設(shè)置不合理的條件限制或排斥潛在供應(yīng)商。3.公正原則：在采購與招標(biāo)過程中，評(píng)標(biāo)委員會(huì)等相關(guān)人員應(yīng)公正地對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商，嚴(yán)格按照既定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審，不得偏袒任何一方。4.誠實(shí)信用原則：公司和供應(yīng)商在采購與招標(biāo)活動(dòng)中應(yīng)誠實(shí)守信，如實(shí)提供相關(guān)信息，履行各自的義務(wù)。第二章組織與職責(zé)第四條信息化項(xiàng)目采購與招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由公司高層管理人員、信息化部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)-負(fù)責(zé)審定公司信息化項(xiàng)目采購與招標(biāo)的重大政策和策略。-審批年度信息化項(xiàng)目采購與招標(biāo)計(jì)劃。-協(xié)調(diào)解決采購與招標(biāo)過程中的重大問題。-監(jiān)督采購與招標(biāo)活動(dòng)的合法性和合規(guī)性。第五條信息化部門1.負(fù)責(zé)信息化項(xiàng)目的需求調(diào)研和分析：深入了解公司各部門對(duì)信息化項(xiàng)目的需求，結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)流程，制定詳細(xì)的項(xiàng)目需求說明書。2.編制項(xiàng)目技術(shù)規(guī)格和要求：根據(jù)項(xiàng)目需求，明確項(xiàng)目的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、功能要求、性能指標(biāo)等，為采購與招標(biāo)提供準(zhǔn)確的技術(shù)依據(jù)。3.參與供應(yīng)商的考察和評(píng)估：對(duì)潛在供應(yīng)商的技術(shù)實(shí)力、研發(fā)能力、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考察和評(píng)估，提出專業(yè)的意見和建議。4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目的實(shí)施和驗(yàn)收：組織項(xiàng)目的實(shí)施團(tuán)隊(duì)，協(xié)調(diào)各方資源，確保項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。在項(xiàng)目完成后，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行驗(yàn)收。第六條采購部門1.制定采購與招標(biāo)計(jì)劃：根據(jù)信息化部門提出的項(xiàng)目需求和公司的資金預(yù)算，制定詳細(xì)的采購與招標(biāo)計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、預(yù)算、時(shí)間安排等。2.發(fā)布采購與招標(biāo)信息：通過公司內(nèi)部公告欄、官方網(wǎng)站、行業(yè)媒體等渠道，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)布采購與招標(biāo)信息，吸引潛在供應(yīng)商參與。3.組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作，確保采購與招標(biāo)活動(dòng)的公平、公正、公開。4.簽訂采購合同：與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的順利履行。第七條財(cái)務(wù)部門1.審核采購預(yù)算：對(duì)采購部門提出的采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.資金安排和支付：根據(jù)采購合同的約定，安排資金的支付，確保項(xiàng)目資金的及時(shí)到位。3.財(cái)務(wù)監(jiān)督：對(duì)采購與招標(biāo)活動(dòng)的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行監(jiān)督，確保資金的使用符合公司的財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)。第八條審計(jì)部門1.審計(jì)采購與招標(biāo)活動(dòng)的合規(guī)性：對(duì)采購與招標(biāo)活動(dòng)的全過程進(jìn)行審計(jì)，檢查是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的內(nèi)部制度。2.監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況：對(duì)采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，檢查供應(yīng)商是否按照合同約定履行義務(wù)，是否存在違約行為。3.提出審計(jì)意見和建議：根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出改進(jìn)采購與招標(biāo)管理的意見和建議，促進(jìn)公司采購與招標(biāo)活動(dòng)的規(guī)范和完善。第三章采購與招標(biāo)方式第九條公開招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)和能力要求較高的信息化項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序-編制招標(biāo)文件：采購部門會(huì)同信息化部門等相關(guān)部門，根據(jù)項(xiàng)目需求和技術(shù)規(guī)格，編制詳細(xì)的招標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。-發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司內(nèi)部公告欄、官方網(wǎng)站、行業(yè)媒體等渠道，發(fā)布招標(biāo)公告，明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、預(yù)算、報(bào)名時(shí)間、投標(biāo)截止時(shí)間等信息。-接受投標(biāo)文件：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，接受潛在供應(yīng)商的投標(biāo)文件，并進(jìn)行登記和保管。-開標(biāo)：在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，組織開標(biāo)會(huì)議，當(dāng)眾拆封投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)報(bào)價(jià)、交貨期等主要內(nèi)容。-評(píng)標(biāo)：組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。-定標(biāo)：根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)出中標(biāo)通知書。-簽訂合同：與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。第十條邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式：-具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。-采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的。2.招標(biāo)程序-確定邀請(qǐng)對(duì)象：采購部門根據(jù)項(xiàng)目需求和供應(yīng)商的情況，確定邀請(qǐng)的供應(yīng)商名單，邀請(qǐng)的供應(yīng)商數(shù)量不得少于三家。-發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書：向邀請(qǐng)的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、預(yù)算、時(shí)間安排等信息。-后續(xù)程序與公開招標(biāo)基本相同：包括接受投標(biāo)文件、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)和簽訂合同等環(huán)節(jié)。第十一條競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式：-招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。-技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。-采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的。-不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。2.談判程序-成立談判小組：由采購部門、信息化部門等相關(guān)部門的代表組成談判小組，成員人數(shù)應(yīng)當(dāng)為三人以上的單數(shù)。-制定談判文件：明確談判的程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。-確定邀請(qǐng)參加談判的供應(yīng)商名單：根據(jù)項(xiàng)目需求和供應(yīng)商的情況，確定邀請(qǐng)參加談判的供應(yīng)商名單，邀請(qǐng)的供應(yīng)商數(shù)量不得少于三家。-談判：談判小組與各供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，在談判過程中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價(jià)格和其他信息。-確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)當(dāng)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。-簽訂合同：與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。第十二條單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：-只能從唯一供應(yīng)商處采購的。-發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。-必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序-論證單一來源采購的必要性：由采購部門會(huì)同信息化部門等相關(guān)部門，對(duì)采用單一來源采購方式的必要性進(jìn)行論證，形成書面論證意見。-公示：在公司內(nèi)部公告欄、官方網(wǎng)站等渠道，對(duì)單一來源采購的情況進(jìn)行公示，公示期不得少于五個(gè)工作日。-談判：采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價(jià)格和合同條款。-簽訂合同：與供應(yīng)商簽訂采購合同。第四章采購與招標(biāo)流程第十三條需求申請(qǐng)1.各部門根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需求，向信息化部門提出信息化項(xiàng)目采購申請(qǐng)，說明項(xiàng)目的背景、目標(biāo)、需求內(nèi)容、預(yù)算等。2.信息化部門對(duì)各部門的申請(qǐng)進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和信息化規(guī)劃，確定是否受理申請(qǐng)。第十四條項(xiàng)目立項(xiàng)1.對(duì)于受理的申請(qǐng)，信息化部門組織相關(guān)人員進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)論證，編制項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告，包括項(xiàng)目的必要性、可行性、技術(shù)方案、預(yù)算估算等。2.項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告經(jīng)公司信息化項(xiàng)目采購與招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過后，項(xiàng)目正式立項(xiàng)。第十五條采購與招標(biāo)準(zhǔn)備1.信息化部門根據(jù)項(xiàng)目需求，編制項(xiàng)目技術(shù)規(guī)格和要求，采購部門根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算和技術(shù)規(guī)格，制定采購與招標(biāo)計(jì)劃。2.采購部門發(fā)布采購與招標(biāo)信息，同時(shí)準(zhǔn)備相關(guān)的文件和資料，如招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。第十六條供應(yīng)商報(bào)名和資格審查1.潛在供應(yīng)商根據(jù)采購與招標(biāo)信息，向采購部門報(bào)名，并提交相關(guān)的資格證明文件和資料。2.采購部門會(huì)同信息化部門等相關(guān)部門，對(duì)供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商名單。第十七條開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)1.按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，組織開標(biāo)會(huì)議，當(dāng)眾拆封投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)報(bào)價(jià)、交貨期等主要內(nèi)容。2.評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。3.采購部門根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)出中標(biāo)通知書。第十八條合同簽訂1.采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同簽訂后，采購部門將合同副本分別送信息化部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。第十九條項(xiàng)目實(shí)施和驗(yàn)收1.信息化部門組織項(xiàng)目的實(shí)施團(tuán)隊(duì)，按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量和要求，推進(jìn)項(xiàng)目的實(shí)施。2.在項(xiàng)目完成后，信息化部門組織相關(guān)人員按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。第二十條付款和結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理項(xiàng)目的付款和結(jié)算手續(xù)。2.采購部門對(duì)項(xiàng)目的采購與招標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，分析存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施和建議。第五章供應(yīng)商管理第二十一條供應(yīng)商準(zhǔn)入管理1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件和程序。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明等方面的審查。3.對(duì)通過資格審查的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、業(yè)績(jī)情況等。第二十二條供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，評(píng)價(jià)指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等。2.根據(jù)評(píng)價(jià)和考核結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格等不同等級(jí)，對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作的機(jī)會(huì)，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。第二十三條供應(yīng)商合作與溝通1.與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，定期召開供應(yīng)商座談會(huì)，聽取供應(yīng)商的意見和建議，解決合作過程中存在的問題。2.及時(shí)向供應(yīng)商反饋項(xiàng)目的進(jìn)展情況和需求變化，確保供應(yīng)商能夠及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)和服務(wù)。第六章監(jiān)督與檢查第二十四條內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購與招標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購與招標(biāo)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。2.信息化部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門之間要相互監(jiān)督，確保采購與招標(biāo)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都符合規(guī)定。第二十五條外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門的工作，提供必要的資料和信息。2.接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，對(duì)社會(huì)公眾的舉報(bào)和投訴，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果向社會(huì)公開。第七章法律責(zé)任第二十六條公司內(nèi)部人員責(zé)任1.公司內(nèi)部人員在采購與招標(biāo)活動(dòng)中，如有違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.