2026年檔案管理人員崗位責(zé)任制范本崗位職責(zé)概述檔案管理人員在組織中扮演著至關(guān)重要的角色，承擔(dān)著維護檔案系統(tǒng)有效運行、確保檔案信息完整與安全的重任。到2026年，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和管理理念的不斷更新，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。本崗位責(zé)任制詳細規(guī)定了檔案管理人員在檔案收集、整理、保管、利用和安全管理等方面的具體職責(zé)和工作要求。一、檔案收集職責(zé)（一）制定收集計劃每年初依據(jù)組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)重點以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定詳細且全面的檔案收集計劃。該計劃需明確標注各類檔案的收集范圍、時間節(jié)點、質(zhì)量標準以及具體負責(zé)人員。例如，針對工程項目檔案，規(guī)定在項目竣工驗收后的一個月內(nèi)完成全部檔案的收集工作。同時，結(jié)合不同部門的業(yè)務(wù)特點，對收集計劃進行個性化調(diào)整，確保能全面覆蓋組織各項活動產(chǎn)生的有價值文件。（二）指導(dǎo)部門歸檔深入了解各部門的工作流程和業(yè)務(wù)內(nèi)容，為其提供專業(yè)的檔案收集指導(dǎo)。定期開展檔案收集培訓(xùn)活動，向部門員工詳細講解檔案的分類標準、整理方法和歸檔要求。以合同檔案為例，指導(dǎo)相關(guān)部門在合同簽訂、履行和終止的各個階段，收集包括合同文本、補充協(xié)議、往來信函等在內(nèi)的完整資料。建立與各部門的溝通反饋機制，及時解答部門在檔案收集過程中遇到的問題，確保檔案收集工作的順利進行。（三）及時收集檔案密切跟蹤各部門的工作進展，按照收集計劃及時催收檔案。對于重點項目或關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的檔案，要進行實時監(jiān)控和提前介入，確保不遺漏任何重要文件。對各部門提交的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、錯誤或不符合要求的情況，及時與相關(guān)部門溝通，要求其補充或整改。（四）特殊檔案收集除了常規(guī)檔案收集，還要關(guān)注特殊載體檔案的收集工作。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案、聲像檔案等特殊載體檔案的數(shù)量不斷增加。對于電子檔案，要建立專門的收集渠道和存儲方式，確保其真實性、完整性和可讀性。在聲像檔案收集方面，要求拍攝人員在記錄活動時提供詳細的說明信息，包括時間、地點、人物、事件等，以便后續(xù)的整理和利用。二、檔案整理職責(zé)（一）分類整理檔案按照國家相關(guān)標準和組織的檔案分類方案，對收集到的檔案進行科學(xué)分類。根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、時間等因素，將檔案劃分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會計檔案等。在每個大類下再細分若干小類，確保檔案分類的準確性和系統(tǒng)性。例如，文書檔案可進一步分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、會議文件等。（二）編號與編目為每一份檔案賦予唯一的編號，編號要遵循簡潔、規(guī)范、易于識別和檢索的原則。同時，建立詳細的檔案目錄，記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄可以采用紙質(zhì)和電子兩種形式，方便不同的查詢需求。利用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案編目的自動化和信息化，提高編目工作的效率和準確性。（三）裝訂與裝盒對紙質(zhì)檔案進行裝訂和裝盒處理，確保檔案的整齊和安全。選擇合適的裝訂材料和方法，避免對檔案造成損壞。對于不同厚度和大小的檔案，采用相應(yīng)的裝訂方式，如線裝、膠裝等。將裝訂好的檔案按照分類順序裝入檔案盒，并在盒面上標注檔案類別、起止日期、盒號等信息，以便快速查找和定位。（四）電子檔案整理對于電子檔案，要進行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)添加和存儲管理等工作。將不同格式的電子文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為常用的、易于保存和查閱的格式，如PDF、TXT等。為電子檔案添加詳細的元數(shù)據(jù)，包括文件標題、作者、創(chuàng)建時間、關(guān)鍵詞等，以便于檢索和利用。建立安全可靠的電子檔案存儲系統(tǒng)，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。三、檔案保管職責(zé)（一）庫房管理確保檔案庫房的環(huán)境符合檔案保管要求，溫度控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機等，并定期進行檢查和維護。保持庫房的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到灰塵、蟲害和霉菌的侵害。對庫房的門窗、消防設(shè)施、防盜設(shè)備等進行定期檢查，確保其正常運行，保障檔案的安全。（二）檔案存放按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在相應(yīng)的貨架或檔案柜中。對于珍貴、易損的檔案，要采取特殊的保管措施，如使用專門的檔案箱、密封袋等進行保存。在檔案存放過程中，要注意預(yù)留一定的空間，便于檔案的搬運和查找。定期對檔案的存放情況進行檢查，防止檔案出現(xiàn)倒伏、擠壓等情況。（三）安全檢查建立定期的檔案安全檢查制度，每周對檔案庫房進行一次例行檢查，每月進行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、存放狀況、庫房環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況，要及時記錄并采取相應(yīng)的處理措施。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，要立即進行整改，確保檔案的安全保管。（四）應(yīng)急處理制定完善的檔案應(yīng)急處理預(yù)案，針對火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害和突發(fā)事故，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。定期組織檔案管理人員進行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力。在發(fā)生突發(fā)事件時，要迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的搶救和保護措施，最大限度地減少檔案損失。事后，要對事件進行總結(jié)分析，針對存在的問題及時完善應(yīng)急預(yù)案。四、檔案利用職責(zé)（一）建立利用制度制定科學(xué)合理的檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、手續(xù)和審批程序。根據(jù)檔案的機密程度和重要性，劃分不同的利用級別，對不同級別的檔案采取相應(yīng)的保護和利用措施。規(guī)范檔案利用登記工作，詳細記錄利用者的姓名、單位、利用時間、利用檔案的名稱和數(shù)量等信息，以便進行統(tǒng)計和分析。（二）提供查詢服務(wù)為利用者提供便捷、高效的檔案查詢服務(wù)。利用現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，建立全面的檔案檢索數(shù)據(jù)庫，支持多種檢索方式，如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、時間檢索等。當(dāng)利用者提出查詢需求時，檔案管理人員要及時協(xié)助其進行查詢，提供準確的檔案信息。對于紙質(zhì)檔案，要迅速定位并取出檔案，確保利用者能夠及時查閱。（三）檔案借閱服務(wù)嚴格按照檔案利用制度辦理檔案借閱手續(xù)，對借閱者的身份和借閱權(quán)限進行審核。要求借閱者填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱檔案。在借閱過程中，要向借閱者明確檔案的保管要求和歸還時間，提醒其注意保護檔案的安全和完整。定期對借閱的檔案進行催還，對逾期未還的檔案要及時與借閱者聯(lián)系，督促其歸還。（四）檔案編研與開發(fā)結(jié)合組織的發(fā)展需求和業(yè)務(wù)特點，對檔案信息進行深度挖掘和編研開發(fā)。通過匯編檔案資料、撰寫專題報告、舉辦檔案展覽等形式，為組織的決策提供參考依據(jù)，為員工的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)提供素材。例如，編寫組織的發(fā)展歷程報告、重要項目的案例分析等，充分發(fā)揮檔案的價值。同時，積極向社會宣傳檔案信息，擴大組織的影響力。五、檔案安全管理職責(zé)（一）保密管理嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和組織的保密制度，加強對檔案保密工作的管理。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，要采取嚴格的保密措施，如設(shè)置訪問權(quán)限、加密存儲、專人保管等。對檔案管理人員進行保密教育，提高其保密意識，要求其在工作中嚴格遵守保密規(guī)定，不泄露檔案信息。在檔案的傳遞和利用過程中，要確保檔案的安全，防止檔案信息的外泄。（二）數(shù)據(jù)安全管理對于電子檔案，要加強數(shù)據(jù)安全管理。采用先進的信息技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等，保護電子檔案數(shù)據(jù)的安全。定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)要存儲在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)，保障檔案信息的連續(xù)性和可用性。（三）人員安全管理對進入檔案庫房的人員進行嚴格管理，采用門禁系統(tǒng)、身份驗證等方式，限制無關(guān)人員進入。對檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，使其掌握必要的安全知識和技能，如火災(zāi)逃生、防盜報警等。在工作過程中，要求檔案管理人員嚴格遵守操作規(guī)程，確保自身安全和檔案安全。（四）監(jiān)督與檢查定期對檔案安全管理工作進行監(jiān)督和檢查，建立安全管理考核機制。對檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、安全設(shè)施的運行狀況、檔案的保管和利用情況等進行全面檢查。對發(fā)現(xiàn)的安全問題和隱患，要及時下達整改通知書，限期進行整改。對安全管理工作表現(xiàn)突出的人員進行表彰和獎勵，對違反安全規(guī)定的行為進行嚴肅處理。六、教育培訓(xùn)職責(zé)（一）自我學(xué)習(xí)提升檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的新知識、新技能和新方法，關(guān)注行業(yè)發(fā)展動態(tài)和最新政策法規(guī)。積極參加各類檔案管理培訓(xùn)課程、學(xué)術(shù)研討會和交流活動，拓寬自己的知識面和視野。鼓勵檔案管理人員通過自學(xué)、參加專業(yè)考試等方式，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。（二）部門培訓(xùn)指導(dǎo)定期組織本部門的培訓(xùn)活動，根據(jù)檔案管理人員的崗位需求和實際工作情況，制定有針對性的培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理基礎(chǔ)知識、操作技能、安全保密等方面。在培訓(xùn)過程中，要注重理論與實踐相結(jié)合，采用案例分析、模擬操作等方式，提高培訓(xùn)效果。同時，為新入職的檔案管理人員指定導(dǎo)師，進行一對一的指導(dǎo)和培訓(xùn)，幫助其盡快適應(yīng)工作環(huán)境和工作要求。（三）組織全員培訓(xùn)為提高組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平，定期組織全員檔案管理培訓(xùn)活動。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括檔案的重要性、檔案收集和整理的基本方法、檔案利用的流程和注意事項等。通過培訓(xùn)，使全體員工認識到檔案管理工作與自身工作的密切關(guān)系，增強其參與檔案管理的積極性和主動性。七、與其他部門協(xié)作職責(zé)（一）溝通協(xié)調(diào)與組織內(nèi)各部門建立良好的溝通協(xié)調(diào)機制，定期召開檔案工作協(xié)調(diào)會，及時了解各部門的工作動態(tài)和檔案需求。在檔案收集、整理和利用過程中，與各部門保持密切配合，共同解決遇到的問題。注重與其他部門的信息共享，及時向他們反饋檔案管理工作的進展情況和相關(guān)信息，為各部門的工作提供有力支持。（二）項目合作在涉及項目建設(shè)、科研創(chuàng)新等重要工作時，主動與相關(guān)部門進行項目合作。在項目立項階段，就參與到項目策劃中，明確項目檔案的收集范圍和要求；在項目實施過程中，及時跟蹤項目進展，指導(dǎo)項目人員做好檔案收集和整理工作；在項目驗收階段，對項目檔案進行全面審核，確保項目檔案的完整性和規(guī)范性。通過項目合作，提高檔案管理工作與組織業(yè)務(wù)的融合度，更好地服務(wù)于組織的發(fā)展。（三）共同推進工作與其他部門共同推進組織的各項工作，如參與組織的歷史文化建設(shè)、宣傳推廣