文檔歸檔與信息資料管理制度模板一、適用范圍與場景描述本制度適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會團體（以下簡稱“組織”）內部各類文檔與信息資料的規(guī)范化管理，涵蓋行政、人事、財務、業(yè)務、項目等全領域資料。具體場景包括：日常辦公文件與存儲、項目全過程資料留存、歷史檔案查閱與追溯、離職人員資料交接、合規(guī)審計資料備查等。通過統(tǒng)一管理，保證文檔資料的完整性、安全性、可用性，支持組織高效運營與風險防控。二、文檔全生命周期管理流程（一）文檔創(chuàng)建與分類文檔創(chuàng)建規(guī)范文檔標題應簡明扼要，準確反映內容主題，如“2024年Q1銷售計劃”“項目可行性研究報告”。文檔內容需邏輯清晰、數據準確，涉及重要決策、合同、方案的文檔需經相關負責人審核簽字確認。文檔格式統(tǒng)一為組織標準模板（如Word、Excel、PDF等），特殊格式需在文檔中注明原因。文檔分類標準按業(yè)務屬性將文檔分為一級類別，再按細分職能劃分二級類別，示例一級類別：行政類、人事類、財務類、業(yè)務類、項目類、法務類、檔案類。二級類別（示例）：行政類：制度文件、會議紀要、辦公用品管理、固定資產登記；人事類：招聘資料、勞動合同、員工培訓記錄、績效考核檔案；項目類：立項申請、可行性研究報告、項目進度計劃、驗收報告。（二）文檔歸檔與存儲歸檔責任劃分文檔形成部門為歸檔責任主體，指定專人（如部門文秘）負責本部門文檔的收集、整理與提交。檔案管理部門（如綜合管理部）負責對接收的文檔進行審核、登記與統(tǒng)一存儲。歸檔操作步驟步驟1：收集整理責任部門在文檔形成后3個工作日內，對文檔進行分類排序，去除重復、無關內容，保證文檔完整（如會議紀需附參會人員簽到表，合同需附雙方蓋章頁）。步驟2：填寫歸檔清單按模板填寫《歸檔登記管理表》（見第三部分），注明文檔名稱、編號、形成日期、頁數、密級、保管期限等信息，經部門負責人張經理審核簽字。步驟3：提交與審核將整理好的文檔及歸檔清單提交至檔案管理部門，檔案管理員李專員在2個工作日內審核文檔完整性、分類準確性，對不符合要求的退回責任部門重新整理。步驟4：入庫存儲審核通過后，檔案管理部門按“一級類別-二級類別-年份-月份”規(guī)則存儲文檔，電子文檔至組織指定的文檔管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)），紙質文檔存入符合標準的檔案柜（防火、防潮、防蟲），并粘貼標簽標注存儲位置。（三）文檔保管與維護保管期限設定根據文檔價值與法規(guī)要求設定保管期限，參考標準：永久保存：組織章程、年度經營報告、重大決策文件、土地權證等；長期保存（10-30年）：合同協(xié)議、財務憑證、項目驗收報告、員工人事檔案等；短期保存（1-10年）：日常通知、會議紀要、臨時性申請表等。保管措施電子文檔：定期（每季度）備份至異地服務器，防止數據丟失；設置訪問權限，僅授權人員可查閱或修改；定期（每半年）檢查文檔完整性，損壞文件及時修復。紙質文檔：存儲環(huán)境保持溫度18-22℃、濕度45-60%，定期通風除塵；檔案柜上鎖，鑰匙由檔案管理員專人保管；建立《檔案溫濕度記錄表》，每日記錄并簽字確認。（四）文檔查閱與借閱查閱權限管理普通文檔：員工因工作需要可查閱本部門文檔，跨部門查閱需經本部門負責人王主管同意。涉密文檔（如財務數據、未公開合同）：需經分管領導趙總審批，檔案管理員全程陪同查閱。借閱操作流程借閱人填寫《借閱申請與審批表》（見第三部分），注明借閱文檔名稱、用途、借閱期限（一般不超過5個工作日），按權限逐級審批。審批通過后，檔案管理員登記借閱信息，借閱人簽字確認；涉密文檔原則上不借出，確需借出的需經總經理陳總特批，并由借閱人隨身保管。借閱期限屆滿，借閱人需及時歸還，檔案管理員檢查文檔完整性；如需續(xù)借，需在到期前1個工作日重新申請，續(xù)借不超過3個工作日。（五）文檔銷毀與移交銷毀條件保管期限屆滿且無繼續(xù)保存價值的文檔；失去使用價值且無歷史參考意義的重復文檔、草稿文件（需經部門負責人確認）。銷毀流程檔案管理部門每半年梳理一次到期文檔，編制《銷毀清單》，經檔案管理員李專員、檔案部門負責人劉經理、分管領導趙總三級審批。銷毀時需由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人孫專員）共同在場，采用碎紙機銷毀紙質文檔，電子文檔徹底刪除（防止數據恢復），并在《銷毀清單》上簽字確認，記錄銷毀日期、方式。三、管理模板表格（一）文檔分類參考表一級類別二級類別示例文檔名稱保管期限行政類制度文件《員工考勤管理制度》長期(10年)行政類會議紀要2024年Q1辦公例會紀要短期(5年)人事類勞動合同-勞動合同（2020-2023）長期(30年)項目類立項申請“智慧辦公系統(tǒng)”項目立項申請報告長期(15年)財務類財務憑證2023年12月費用報銷憑證匯總表長期(10年)（二）歸檔登記管理表文檔編號文檔名稱形成部門形成日期頁數密級（普通/秘密/機密）保管期限歸檔人審核人歸檔日期存儲位置（電子/紙質）XZ2024032024年春節(jié)放假安排通知行政部2024-01-152普通短期(3年)**張經理2024-01-16電子/檔案柜-A1-02XM202405“智慧辦公系統(tǒng)”驗收報告項目部2024-02-2815秘密長期(15年)**趙總2024-03-01電子/檔案柜-B3-11（三）借閱申請與審批表借閱人所在部門借閱日期文檔編號文檔名稱借閱用途借閱期限歸還日期審批人（部門）審批人（分管領導）檔案管理員簽字*趙六財務部2024-03-05XZ2024032024年春節(jié)放假安排通知復考勤數據3個工作日2024-03-08*張經理-*李專員*周七項目部2024-03-10XM202405“智慧辦公系統(tǒng)”驗收報告客戶資料核對5個工作日2024-03-15*趙總*陳總*李專員四、管理規(guī)范與風險提示（一）核心管理要求責任到人：各部門負責人為本部門文檔管理第一責任人，檔案管理員為檔案管理直接責任人，保證各環(huán)節(jié)責任可追溯。及時歸檔：文檔形成后需在規(guī)定時限內完成歸檔，禁止拖延或私自留存重要資料（如原件、涉密文件）。安全保密：涉密文檔需單獨存儲，查閱權限嚴格管控，嚴禁擅自復制、外傳；電子文檔密碼定期更換，避免使用簡單密碼。動態(tài)更新：每年年底檔案管理部門組織各部門對文檔分類表、保管期限進行復盤，根據業(yè)務變化調整管理策略。（二）常見風險與應對措施風險1：文檔丟失或損壞應對措施：紙質文檔存儲時做好防火、防潮、防蟲處理；電子文檔定期備份（本地+異地），備份文件需加密存儲。風險2：借閱超期或未歸還應對措施：檔案管理員每周核查借閱記錄，對超期未歸還人員發(fā)送提醒；連續(xù)3次超期者，暫停其借閱權限1個月。風險3：分類不準確導致查閱困難應對措施：檔案管理員定期組織部門文秘進行分類培訓，統(tǒng)一分類標準；電子文檔