合同管理流程及審批標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與應(yīng)用場景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解合同管理遵循“起草-審核-審批-簽署-履行-歸檔”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、操作要點(diǎn)及輸出成果1.合同起草：業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，明確核心要素責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（業(yè)務(wù)專員）、部門負(fù)責(zé)人（業(yè)務(wù)部門經(jīng)理）操作步驟：（1）需求對接：業(yè)務(wù)部門與合同相對方充分溝通，明確合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、金額、履行期限等核心條款，收集對方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書復(fù)印件）。（2）模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫（如采購合同模板、服務(wù)合同模板）；無模板時，參考行業(yè)通用模板或由法務(wù)部門起草框架。（3）內(nèi)容填寫：按模板要求填寫合同基本信息（合同編號、簽約主體、簽約日期、金額、履行期限等），核心條款包括但不限于：標(biāo)的物名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；價款及支付方式（含稅率、賬戶信息）；雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式；保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如適用）。（4）內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容的完整性、業(yè)務(wù)邏輯合理性，保證與需求一致，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)/風(fēng)控部門。輸出成果：合同草案（含附件）、對方主體資格證明材料、《合同審批單》（初稿）。2.合同審核：法務(wù)/風(fēng)控部門把關(guān)，合法性與風(fēng)險控制責(zé)任主體：法務(wù)專員（法務(wù)主管）、風(fēng)控專員（如設(shè)置）、業(yè)務(wù)部門對接人操作步驟：（1）形式審核：檢查合同文本是否完整（含附件、簽署頁），編號是否唯一，關(guān)鍵信息（金額、日期、簽約主體名稱）是否填寫無誤。（2）合法性審核：審查簽約主體是否具備相應(yīng)民事行為能力（如企業(yè)是否存續(xù)、經(jīng)營范圍是否包含業(yè)務(wù)內(nèi)容）；合同條款是否符合《民法典》等法律法規(guī)，是否存在無效、可撤銷情形；違約責(zé)任是否明確、合理，爭議解決方式是否約定明確（如仲裁或訴訟，明確管轄機(jī)構(gòu)）。（3）商務(wù)條款審核：結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，審核價格、履行期限、交付標(biāo)準(zhǔn)等是否與談判一致，是否存在對企業(yè)不平等的“霸王條款”。（4）反饋修改：法務(wù)部門出具《合同審核意見表》，注明修改建議（如“需補(bǔ)充違約金計算方式”“爭議解決建議約定為甲方所在地法院訴訟”），反饋至業(yè)務(wù)部門修訂；重大爭議問題需組織業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)部門聯(lián)合評審。輸出成果：《合同審核意見表》、修訂版合同草案。3.合同審批：管理層決策，權(quán)限分級把控責(zé)任主體：財務(wù)部門（財務(wù)經(jīng)理）、分管領(lǐng)導(dǎo)（副總經(jīng)理）、總經(jīng)理（總經(jīng)理）/決策委員會操作步驟：（1）財務(wù)審核：財務(wù)部門重點(diǎn)審核合同金額的合理性、支付方式是否符合財務(wù)制度、發(fā)票類型及稅務(wù)處理是否合規(guī)，出具財務(wù)審核意見。（2）分級審批：根據(jù)合同金額及重要性劃分審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元或重大合同：需提交決策委員會審議，總經(jīng)理最終審批。（3）審批記錄：所有審批人需在《合同審批單》簽署明確意見（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由），不得代簽或逾期未簽。輸出成果：最終版《合同審批單》（含所有審批意見）、定稿合同文本。4.合同簽署：規(guī)范用印與交付，保證效力責(zé)任主體：行政部（印章管理員）、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、簽約代表操作步驟：（1）用印申請：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人憑最終版《合同審批單》、定稿合同文本至行政部申請用印，核對審批手續(xù)是否齊全、合同文本是否與審批版本一致。（2）用印管理：行政部負(fù)責(zé)人審核無誤后，由印章管理員在合同指定簽署頁加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），做到“騎縫章”與“正本章”齊全；嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同上用印。（3）合同交付：簽署完成后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同份數(shù)要求（如正本2份、副本若干份）向?qū)Ψ浇桓逗贤?，并保留對方簽收回?zhí)；電子合同需通過企業(yè)認(rèn)證的電子簽約平臺簽署，保證法律效力。輸出成果：蓋章生效合同文本、簽收回執(zhí)（紙質(zhì)/電子）。5.合同履行與歸檔：動態(tài)跟蹤與規(guī)范存檔責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（履約專員）、檔案管理部門（檔案管理員）操作步驟：（1）履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)合同履行進(jìn)度，按約定時間、質(zhì)量要求交付標(biāo)的物/提供服務(wù)，同步記錄履行情況（如驗(yàn)收報告、付款憑證）；發(fā)覺對方違約或履行異常時，及時上報并啟動應(yīng)對機(jī)制（如催告、協(xié)商變更或解除合同）。（2）資料歸檔：合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門收集合同正本、審批單、審核意見表、簽署頁、對方資質(zhì)證明、履行過程中的往來函件、驗(yàn)收報告等全套材料，整理成冊移交檔案管理部門。檔案管理：檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號登記，錄入電子檔案系統(tǒng)，保存期限按企業(yè)檔案管理制度執(zhí)行（一般合同保存不少于10年，重大合同不少于20年）；借閱需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，保證檔案安全與完整。輸出成果：《合同履行臺賬》、合同檔案（電子+紙質(zhì)）。三、核心模板工具包以下為合同管理流程中的關(guān)鍵模板示例，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整字段內(nèi)容：模板1：合同審批單合同編號合同名稱簽約主體甲方（企業(yè)全稱）乙方（對方全稱）合同類型金額（元）履行期限核心條款摘要（如標(biāo)的物、支付方式、違約責(zé)任等簡要說明）審核流程業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：法務(wù)部門意見簽字：日期：財務(wù)部門意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：日期：總經(jīng)理/決策委員會意見簽字：日期：備注（如修改說明、特殊審批要求等）模板2：合同臺賬合同編號合同名稱簽約主體簽訂日期履行期限金額（元）合同狀態(tài)（待履行/履行中/已完成/終止）負(fù)責(zé)人備注模板3：合同歸檔清單檔案編號合同編號歸檔材料清單（含份數(shù)）移交人接收人歸檔日期存放位置1.合同正本（2份）2.審批單（1份）3.對方資質(zhì)證明（1份）4.履行驗(yàn)收報告（1份）四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點(diǎn)主體資格風(fēng)險：簽約前務(wù)必核實(shí)對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（如簽約代表非法定代表人）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證），避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的主體簽約。條款完整性風(fēng)險：合同核心條款（標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決）不得缺失，避免使用“其他未盡事宜雙方協(xié)商”等模糊表述，需明確協(xié)商不成時的處理機(jī)制。審核流程風(fēng)險：嚴(yán)禁跳過審核環(huán)節(jié)或簡化審批流程，重大合同需組織跨部門聯(lián)合評審，保證法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)意見一致后再提交審批。用印管理風(fēng)險：嚴(yán)格執(zhí)行“先審批、后用印”，印章管理員需核對審批手續(xù)與合同文本一致性，杜絕空白合同用印，電子合同需