合同管理流程及風(fēng)險(xiǎn)防范模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值定位二、合同管理全流程操作步驟1.需求發(fā)起與合同立項(xiàng)操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需求（如采購物資、提供服務(wù)、合作開發(fā)等），填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、金額、履行期限、核心需求等。部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行初審，重點(diǎn)評(píng)估預(yù)算匹配度及業(yè)務(wù)可行性。涉及重大投資、高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的合同，需提交法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)專項(xiàng)評(píng)審。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門（如需）。風(fēng)險(xiǎn)提示：需求描述模糊可能導(dǎo)致合同條款與實(shí)際需求不符，需明確標(biāo)的物規(guī)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件等關(guān)鍵要素。2.合同起草與條款審核操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)立項(xiàng)結(jié)果，參考標(biāo)準(zhǔn)合同文本或模板起草合同，內(nèi)容應(yīng)包括：雙方主體信息、合同標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、不可抗力條款等核心要素。法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)關(guān)注：主體資格：對(duì)方是否為合法存續(xù)的法人/組織，是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）；權(quán)利義務(wù)：條款是否公平對(duì)等，是否存在單方面加重己方責(zé)任的“霸王條款”；法律風(fēng)險(xiǎn)：違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行，爭(zhēng)議解決方式是否約定明確（如仲裁或訴訟，明確管轄地）；合規(guī)性：是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如數(shù)據(jù)安全、反壟斷等）。涉及技術(shù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)內(nèi)容的，需技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門會(huì)簽，確認(rèn)技術(shù)可行性、付款方式合理性等。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)部門、技術(shù)/財(cái)務(wù)部門（如需）。風(fēng)險(xiǎn)提示：避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），違約責(zé)任需量化（如“按合同總額的10%支付違約金”），爭(zhēng)議解決優(yōu)先約定己方所在地管轄。3.合同談判與最終確認(rèn)操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門與對(duì)方就合同條款進(jìn)行談判，重點(diǎn)就價(jià)格、履行期限、付款條件、違約責(zé)任等核心條款達(dá)成一致。談判結(jié)果需形成書面記錄，由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)，作為合同附件。法務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果修訂合同文本，保證最終版本與雙方合意一致。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門談判代表、法務(wù)部門。風(fēng)險(xiǎn)提示：談判過程中不得擅自超出立項(xiàng)審批范圍，重大條款變更需重新履行立項(xiàng)程序。4.合同審批與簽署操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門將最終版合同文本、立項(xiàng)申請(qǐng)表、審核意見、談判記錄等材料，按企業(yè)審批流程提交審批（一般包括部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/董事長(zhǎng)，根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批）。審批通過后，由授權(quán)簽署人（法定代表人或其委托代理人）在合同上簽字并加蓋企業(yè)公章/合同專用章；對(duì)方需同時(shí)簽字蓋章，合同自雙方簽字蓋章時(shí)成立。涉及審批權(quán)限的，嚴(yán)禁“先簽后批”或越權(quán)簽署。責(zé)任主體：審批人、授權(quán)簽署人、行政部（印章管理）。風(fēng)險(xiǎn)提示：印章使用需登記備案，嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張上加蓋公章；簽署人需核實(shí)對(duì)方簽字人身份及授權(quán)委托書（如需）。5.合同履行與跟蹤操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，負(fù)責(zé)按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)），并跟蹤對(duì)方履行情況。建立合同履行臺(tái)賬，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付日期、驗(yàn)收時(shí)間、付款進(jìn)度），定期向部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門反饋履行狀態(tài)。履行過程中出現(xiàn)對(duì)方違約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或己方履約困難時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集證據(jù)（如書面函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄），并書面報(bào)告法務(wù)部門，協(xié)商解決方案（如催告、解除合同、索賠）。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門。風(fēng)險(xiǎn)提示：履行過程中形成的書面材料（如確認(rèn)函、變更協(xié)議）需妥善保管，作為糾紛處理依據(jù)；超過訴訟時(shí)效（一般為3年）的債權(quán)可能喪失勝訴權(quán)，需及時(shí)主張權(quán)利。6.合同變更、解除與終止操作內(nèi)容：合同履行過程中需變更的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件及后續(xù)影響，原合同相關(guān)條款相應(yīng)失效。出現(xiàn)法定或約定解除情形（如對(duì)方嚴(yán)重違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行）時(shí)，守約方應(yīng)及時(shí)書面通知對(duì)方，說明解除理由，并留存通知送達(dá)證據(jù)。合同終止后（如履行完畢、解除、到期），業(yè)務(wù)部門需辦理交接手續(xù)（如退還保證金、清理未結(jié)款項(xiàng)），并歸檔相關(guān)文件。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門。風(fēng)險(xiǎn)提示：?jiǎn)畏浇獬贤璺戏ǘɑ蚣s定條件，否則可能構(gòu)成違約；變更/解除協(xié)議需采用書面形式，避免口頭約定。7.合同歸檔與檔案管理操作內(nèi)容：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門將合同正本、審批材料、變更/解除協(xié)議、履行記錄、往來函件等整理成冊(cè)，移交檔案管理部門。檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號(hào)、登記、保管，保證檔案完整、可追溯。電子合同需存儲(chǔ)于安全可靠的系統(tǒng)，定期備份，防止丟失或篡改。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門。風(fēng)險(xiǎn)提示：合同檔案保管期限一般不少于合同履行期滿后5年，涉及訴訟、仲裁的檔案需保管至案件終結(jié)。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套工具表單表1：合同審批表合同編號(hào)合同名稱合作方名稱合同金額（元）履行期限合同簡(jiǎn)要說明：審批環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字日期部門負(fù)責(zé)人法務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理/董事長(zhǎng)附件清單：立項(xiàng)申請(qǐng)表、對(duì)方主體資格證明、合同文本、談判記錄等表2：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行情況說明（正常/異常）異常處理措施責(zé)任人表3：合同變更申請(qǐng)表合同編號(hào)原合同主要條款變更內(nèi)容變更原因雙方協(xié)商結(jié)果審批意見變更協(xié)議附件□是□否雙方簽字蓋章四、風(fēng)險(xiǎn)防范核心要點(diǎn)與合規(guī)提醒1.合同簽訂前：主體審查是底線核實(shí)對(duì)方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份、授權(quán)委托書（如非法定代表人簽署），保證簽約人具備合法資格；涉及特殊行業(yè)的（如建筑、醫(yī)療、食品），需核查對(duì)方行業(yè)許可證、資質(zhì)等級(jí)，避免超越經(jīng)營范圍簽約；通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢對(duì)方信用記錄，規(guī)避失信被執(zhí)行人風(fēng)險(xiǎn)。2.合同簽訂中：條款明確是核心標(biāo)的物描述需具體（如產(chǎn)品型號(hào)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)），避免“合格產(chǎn)品”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”等模糊表述；付款方式與節(jié)點(diǎn)掛鉤（如“預(yù)付款30%到付，驗(yàn)收合格后付清余款”），避免一次性支付全款；違約責(zé)任需量化（如“逾期交付每日按合同總額的0.1%支付違約金”），同時(shí)設(shè)置違約上限（如不超過合同總額的20%）。3.合同簽訂后：履行監(jiān)控是關(guān)鍵建立合同履行定期匯報(bào)機(jī)制，業(yè)務(wù)部門每月向法務(wù)部門反饋履約狀態(tài)，及時(shí)發(fā)覺并處理履約異常；對(duì)方違約時(shí)，應(yīng)在法定訴訟時(shí)效內(nèi)（自知道或應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利受損之日起3年）發(fā)函催告，并保留送達(dá)證據(jù)（如EMS簽收記錄、郵件回執(zhí)）；合同檔案實(shí)行“專人管理、分類存放”，電子檔案需加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。4.特殊合同風(fēng)險(xiǎn)提示