公檢法系統(tǒng)檔案管理細(xì)則一、總則為規(guī)范公檢法系統(tǒng)檔案管理，保障司法、執(zhí)法活動(dòng)中形成的檔案完整、安全、有效利用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《人民法院檔案管理辦法》《人民檢察院檔案管理辦法》《公安機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合公檢法工作實(shí)際，制定本細(xì)則。本細(xì)則適用于各級(jí)人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)（含派出機(jī)構(gòu)）在履行司法審判、法律監(jiān)督、行政執(zhí)法職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案的管理活動(dòng)。檔案管理應(yīng)遵循以下原則：依法依規(guī)：嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，確保檔案管理行為合法合規(guī)，維護(hù)檔案的法律憑證效力。安全保密：建立健全保密制度，嚴(yán)防檔案失泄密、損毀或篡改，保障國(guó)家秘密、工作秘密和個(gè)人隱私安全。高效利用：優(yōu)化檔案管理流程，為司法辦案、法律監(jiān)督、社會(huì)服務(wù)等工作提供便捷、準(zhǔn)確的檔案支撐。集中統(tǒng)一：實(shí)行檔案集中管理，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性、完整性，避免分散管理導(dǎo)致的檔案流失或混亂。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)各級(jí)公檢法機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門檔案管理機(jī)構(gòu)（如檔案科、檔案處），統(tǒng)籌本單位檔案管理工作：制定檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范及分類方案，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開(kāi)展檔案工作；負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)及利用服務(wù)，定期開(kāi)展檔案安全檢查；組織檔案數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理；開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研究及宣傳工作，提升全員檔案管理意識(shí)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)辦案部門、綜合部門等業(yè)務(wù)單位是檔案形成的責(zé)任主體：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累和整理，確保材料真實(shí)、完整、規(guī)范；按規(guī)定時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案，配合開(kāi)展檔案利用、鑒定等工作；對(duì)本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，明確專人對(duì)接檔案管理工作。（三）檔案人員職責(zé)檔案工作人員應(yīng)具備檔案管理或司法、執(zhí)法相關(guān)專業(yè)知識(shí)，熟悉業(yè)務(wù)流程：嚴(yán)格遵守檔案管理和保密制度，履行檔案收集、整理、保管、利用等職責(zé)；定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升數(shù)字化管理、風(fēng)險(xiǎn)防控等能力；對(duì)檔案管理中的違規(guī)行為及時(shí)報(bào)告，協(xié)助查處檔案失泄密、損毀等事件。三、檔案分類與整理（一）檔案分類結(jié)合公檢法工作特點(diǎn)，檔案分為四類：案件檔案：含刑事、民事、行政案件卷宗（如法院訴訟檔案、檢察院檢察檔案、公安機(jī)關(guān)治安/刑偵檔案），記錄案件辦理全過(guò)程的法律文書(shū)、證據(jù)材料、調(diào)查筆錄等。文書(shū)檔案：含政策文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃總結(jié)、人事管理、財(cái)務(wù)管理等綜合性文件，反映單位整體工作運(yùn)行情況。聲像檔案：含照片、錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)（如現(xiàn)場(chǎng)勘查影像、訊問(wèn)同步錄音錄像、新聞報(bào)道素材），以視聽(tīng)形式記錄工作場(chǎng)景。專業(yè)檔案：含戶籍檔案、出入境檔案、司法鑒定檔案、涉案財(cái)物管理檔案等，體現(xiàn)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理成果。（二）整理要求1.立卷規(guī)則：案件檔案原則上“一案一卷”，復(fù)雜案件可“一案多卷”，按案件辦理流程（如立案、偵查、審查、判決）整理材料，確保證據(jù)鏈完整；文書(shū)檔案按年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等特征分類，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系。2.編目規(guī)范：卷內(nèi)文件按形成規(guī)律或重要程度排序，逐頁(yè)編號(hào)，編制《卷內(nèi)文件目錄》和《備考表》；案卷封面填寫案號(hào)、案由、承辦人、歸檔日期等信息，字跡清晰、耐久（推薦使用碳素墨水書(shū)寫）。3.數(shù)字化整理：檔案數(shù)字化應(yīng)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，掃描分辨率不低于300dpi，彩色圖像采用真彩色模式；電子檔案采集完整元數(shù)據(jù)（如形成時(shí)間、責(zé)任人、關(guān)聯(lián)案件號(hào)），與紙質(zhì)檔案建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系；依托電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)、檢索、利用、備份一體化。四、收集與歸檔（一）歸檔范圍公檢法機(jī)關(guān)在工作中形成的以下材料應(yīng)歸檔：案件辦理材料：法律文書(shū)、證據(jù)材料、調(diào)查筆錄、庭審記錄、涉案財(cái)物清單等；文書(shū)材料：制發(fā)或收到的公文、會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度、榮譽(yù)證書(shū)等；聲像材料：現(xiàn)場(chǎng)勘查照片、訊問(wèn)/庭審錄像、新聞報(bào)道視頻、電子數(shù)據(jù)（如電子卷宗、執(zhí)法記錄儀數(shù)據(jù)）；專業(yè)材料：戶籍登記、出入境審批、司法鑒定報(bào)告、涉案財(cái)物處置記錄等；其他具有保存價(jià)值的材料（如重要調(diào)研成果、學(xué)術(shù)論文）。（二）歸檔時(shí)間案件檔案：案件辦結(jié)（如判決生效、結(jié)案審批）后3個(gè)月內(nèi)，由辦案人員整理移交；文書(shū)檔案：次年第一季度完成上一年度文書(shū)的收集、整理、歸檔；聲像檔案、專業(yè)檔案：隨辦隨歸或按業(yè)務(wù)周期移交（如戶籍檔案每年集中歸檔一次），具體時(shí)限由各單位結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)確定。（三）歸檔要求材料質(zhì)量：移交的檔案材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，無(wú)涂改、偽造，字跡材料符合耐久性要求（禁止使用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫）；電子歸檔：電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，格式為通用可識(shí)別類型（如PDF、XML），并刻錄備份光盤；移交手續(xù)：填寫《檔案移交清冊(cè)》，列明檔案編號(hào)、數(shù)量、內(nèi)容等，移交雙方簽字確認(rèn)，明確責(zé)任。五、保管與利用（一）保管條件檔案庫(kù)房應(yīng)獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、潮濕、污染源，配備“七防”設(shè)施（防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防光）：安裝溫濕度自動(dòng)調(diào)控設(shè)備，溫度保持14-24℃，相對(duì)濕度45-60%；檔案裝具采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案柜，定期檢查維護(hù)，防止檔案霉變、蟲(chóng)蛀；庫(kù)房實(shí)行專人值守，安裝視頻監(jiān)控、門禁系統(tǒng)，24小時(shí)監(jiān)控。（二）保管期限案件檔案：原則上永久保管；涉及輕微違法、調(diào)解結(jié)案的案件檔案，可定期保管（如30年）；文書(shū)檔案：根據(jù)文件重要程度分為永久、30年、10年（如年度工作報(bào)告、重要政策文件永久保管，一般性通知、簡(jiǎn)報(bào)保管10年）；聲像檔案、專業(yè)檔案：參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)確定保管期限。（三）利用規(guī)定1.內(nèi)部利用：辦案人員憑工作證和審批手續(xù)查閱檔案，如需復(fù)制、摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制件”印章；2.外部利用：律師閱卷、當(dāng)事人查詢、政府信息公開(kāi)等外部利用，應(yīng)嚴(yán)格按照《律師法》《政府信息公開(kāi)條例》等規(guī)定辦理，涉密檔案嚴(yán)禁對(duì)外提供；3.電子利用：利用電子檔案應(yīng)通過(guò)專用終端，嚴(yán)禁拷貝、篡改檔案數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄利用日志，確?？勺匪?。六、保密與安全（一）保密管理檔案按涉密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密和非涉密，實(shí)行分級(jí)管理：涉密檔案單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記備案，嚴(yán)禁在非涉密網(wǎng)絡(luò)傳輸；定期開(kāi)展保密培訓(xùn)，簽訂保密責(zé)任書(shū)，提升工作人員保密意識(shí)；檔案數(shù)字化過(guò)程中，涉密檔案應(yīng)在涉密環(huán)境下處理，嚴(yán)禁通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸。（二）安全防護(hù)數(shù)據(jù)備份：檔案數(shù)據(jù)定期備份（至少異地備份一份），建立災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案，防止數(shù)據(jù)丟失；檔案修復(fù)：對(duì)受損檔案（如霉變、褪色、破損）及時(shí)修復(fù)，采用專業(yè)技術(shù)延長(zhǎng)檔案壽命，修復(fù)過(guò)程記錄存檔；應(yīng)急處置：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期開(kāi)展演練，提升火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)能力。七、鑒定與銷毀（一）鑒定小組由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、保密部門人員及法律專家組成鑒定小組，每10年對(duì)檔案進(jìn)行一次價(jià)值鑒定。（二）鑒定流程鑒定小組對(duì)照《檔案保管期限表》，逐卷（件）審查檔案價(jià)值，提出“繼續(xù)保管”或“銷毀”意見(jiàn)；鑒定意見(jiàn)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)審議通過(guò)后，報(bào)上級(jí)主管部門備案（涉密檔案需報(bào)保密部門審批）。（三）銷毀方式編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案編號(hào)、內(nèi)容、數(shù)量等，永久保存銷毀記錄；涉密檔案由2名以上專人監(jiān)銷，銷毀過(guò)程全程錄像