行政事務處理流程及標準作業(yè)指導書前言為規(guī)范公司行政事務處理流程，提高工作效率，明確各部門及人員職責，保證行政工作有序開展，特制定本指導書。本指導書涵蓋行政事務常見場景，包含標準化操作流程、實用模板及執(zhí)行要點，適用于公司各部門及全體員工。一、適用場景與事務類型本指導書適用于公司日常行政事務處理，具體包括以下場景：辦公物資管理：包括辦公用品、設備耗材的申購、采購、驗收、領用及庫存管理；會議組織與協(xié)調：包含部門會議、公司級會議的發(fā)起、籌備、召開、紀要整理及歸檔；文件流轉與歸檔：涉及公司內部通知、制度、報告等文件的起草、審核、簽發(fā)、傳閱及歸檔；員工差旅管理：涵蓋國內/外差旅的申請、審批、預訂、報銷及行程跟蹤；固定資產管理：包括辦公設備、家具等資產的申購、登記、調撥、維護及報廢。二、標準化操作流程詳解（一）辦公物資管理流程流程目標：保障辦公物資及時供應，控制采購成本，規(guī)范庫存管理。責任分工：需求部門：提出物資需求，填寫申購單；行政專員：審核申購需求，匯總采購計劃，執(zhí)行采購，組織驗收；財務部：審核采購預算，辦理付款；部門負責人：審批本部門申購需求。操作步驟：步驟1：需求提出需求部門根據實際使用情況，提前3個工作日填寫《辦公物資申購表》（見表1），注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、用途、預計到貨日期等信息，經部門負責人簽字確認后提交至行政專員。步驟2：需求審核行政專員收到申購表后，1個工作日內完成審核：核對庫存數量（優(yōu)先從庫存調配）、需求合理性（避免過量申購）、預算匹配度，審核通過后匯總形成《月度采購計劃》。步驟3：采購執(zhí)行行政專員根據《月度采購計劃》，選擇合格供應商（優(yōu)先合作供應商），進行比價議價，確定最終供應商及價格，填寫《采購訂單》經行政部經理審批后下達采購指令。常規(guī)物資采購周期不超過5個工作日，緊急物資需標注“加急”，優(yōu)先處理。步驟4：入庫驗收物資到貨后，行政專員組織需求部門共同驗收：核對物資名稱、規(guī)格、數量是否與訂單一致，檢查質量是否合格（如辦公用品需無破損、設備需正常運行），驗收合格后填寫《物資入庫驗收單》（見表2），三方簽字確認；不合格物資當場拒收，并聯(lián)系供應商退換貨。步驟5：領用登記需求部門憑《辦公物資領用表》（見表3）到行政部領用物資，領用人簽字確認，行政專員更新庫存臺賬，保證“賬實相符”。步驟6：庫存盤點行政部每月末進行庫存盤點，核對臺賬與實際庫存，編制《庫存盤點表》，對盤盈、盤虧情況分析原因并報行政部經理處理，保證庫存周轉率合理（常用物資庫存量保持在1-2個月用量）。（二）會議組織與協(xié)調流程流程目標：保證會議有序召開，提高會議效率，保障會議決策有效落實。責任分工：會議發(fā)起部門/人：確定會議主題、議程、參會人員，填寫《會議申請表》；行政專員：安排會議場地、設備、物料，通知參會人員，記錄會議；主持人：控制會議進程，引導議題討論；記錄人：整理會議紀要，跟蹤決議事項。操作步驟：步驟1：會議發(fā)起發(fā)起人至少提前2個工作日填寫《會議申請表》（見表4），注明會議主題、時間、地點、參會人員、議程、所需設備及物料（如投影儀、麥克風、會議資料等），經部門負責人審批后提交至行政專員。步驟2：會議籌備行政專員收到申請后1個工作日內完成籌備：根據需求預訂會議室（優(yōu)先使用部門專屬會議室，如需跨部門協(xié)調提前2天溝通），調試設備（保證投影、音響、網絡正常運行），準備物料（名牌、簽到表、筆、紙等），通過郵件/企業(yè)發(fā)送會議通知（含會議、議程、預習材料）。步驟3：會議召開參會人員提前10分鐘簽到，主持人宣布會議紀律，按議程主持會議；記錄人實時記錄討論要點、決議事項及責任人、完成時限；行政專員全程保障會議需求（如設備故障及時處理）。步驟4：會議紀要與歸檔會議結束后2個工作日內，記錄人整理《會議紀要》（見表5），內容包括會議時間、地點、參會人、議程、討論結果、決議事項（明確“做什么-誰負責-何時完成”），經主持人審核無誤后分發(fā)至參會人員及相關部門，并抄送總經理辦公室。行政專員將會議申請表、通知、簽到表、紀要等資料整理歸檔，保存期限不少于2年。步驟5：決議跟蹤行政專員每周對決議事項進度進行跟蹤，填寫《決議事項跟蹤表》（見表6），及時向責任部門及領導反饋進展，保證決議按時落實。（三）文件流轉與歸檔管理流程流程目標：規(guī)范文件處理流程，保證文件傳遞及時、準確、安全，便于查閱追溯。責任分工：文件起草部門/人：起草文件，保證內容準確、格式規(guī)范；審核部門/人：審核文件內容合規(guī)性、可行性；簽發(fā)領導：審批文件最終版本；行政專員：文件編號、分發(fā)、歸檔；各部門：及時傳閱、執(zhí)行文件，反饋意見。操作步驟：步驟1：文件起草起草人根據工作需要起草文件（如通知、制度、報告等），使用公司統(tǒng)一模板（見表7），內容需明確目的、適用范圍、具體要求、執(zhí)行日期等要素，經本部門負責人初審后提交審核。步驟2：文件審核涉及多部門職責的文件，需送相關部門審核（如財務制度需財務部審核，人事制度需人力資源部審核），審核人1個工作日內反饋意見，起草人根據意見修改后，報分管領導或總經理簽發(fā)。步驟3：文件簽發(fā)簽發(fā)領導對文件最終版本進行審批，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”，并在文件簽發(fā)頁簽字（或通過OA系統(tǒng)電子簽發(fā)），文件生效。步驟4：文件編號與分發(fā)行政專員收到簽發(fā)后的文件，1個工作日內完成編號（編號規(guī)則：公司簡稱-年份-文件類別-流水號，如“公司-2024-辦-001”），填寫《文件分發(fā)記錄表》（見表8），按需分發(fā)至各部門（電子版通過OA系統(tǒng)，紙質版加蓋公章并登記），同步至公司知識庫便于查閱。步驟5：文件傳閱與執(zhí)行各部門負責人收到文件后，及時組織部門員工傳閱學習，保證人人知曉；涉及執(zhí)行的文件，需在規(guī)定時間內落實，并反饋執(zhí)行情況至行政專員。步驟6：文件歸檔行政專員每月對已處理文件進行分類整理（按年度、文件類別），編制《文件歸檔清單》（見表9），存入專用文件柜，電子版?zhèn)浞葜练掌鳎粴w檔文件保存期限：永久保存類（如公司章程、年度報告）、10年類（如制度文件、會議紀要）、5年類（如日常通知、報表），到期前1個月鑒定后統(tǒng)一銷毀（需經分管領導審批并記錄）。（四）員工差旅管理流程流程目標：規(guī)范差旅申請與報銷，控制差旅成本，保障員工出差順利。責任分工：出差員工：填寫差旅申請，遵守差旅標準；部門負責人：審批出差事由及必要性；行政專員：協(xié)助預訂交通/住宿，提供差旅支持；財務部：審核報銷單據，辦理付款。操作步驟：步驟1：出差申請員工因公出差需提前3個工作日填寫《差旅申請表》（見表10），注明出差人、部門、出差事由、時間、地點、行程安排（含往返交通、住宿）、預計費用，經部門負責人審批；國內出差超3天或出差地點為偏遠地區(qū)，需報分管領導審批。步驟2：行程預訂審批通過后，員工可根據需求選擇預訂方式：標準內行程：通過行政部合作旅行社預訂（享受協(xié)議價），或通過公司差旅平臺（如攜程商旅）預訂機票/火車票、酒店；特殊情況（如緊急出差）：自行預訂后保留憑證，需在申請表中注明原因。行政專員協(xié)助核對行程信息，保證符合差旅標準（如交通工具等級、住宿酒店標準：高管為四星級及以上，普通員工為三星級及以下）。步驟3：出差執(zhí)行出差員工憑審批后的《差旅申請表》辦理出差手續(xù)，如需借款，填寫《借款單》經財務部審批；出差期間注意人身及財產安全，遵守公司紀律及當地規(guī)定。步驟4：費用報銷出差返回后5個工作日內，員工整理差旅票據（發(fā)票需與行程一致，注明費用明細、日期、金額），填寫《差旅費報銷單》（見表11），附《差旅申請表》復印件、行程單、住宿發(fā)票等，經部門負責人審核后提交財務部。財務部3個工作日內完成審核，審核通過后安排付款；對超標準費用（如超標住宿、非工作餐食），需由分管領導審批后方可報銷。步驟5：行程跟蹤與反饋重要出差（如重大項目洽談），出差人需每日向部門負責人匯報進展；出差結束后，提交《出差總結報告》（含成果、問題及建議），報部門負責人備案。三、常用行政事務模板表格表1：辦公物資申購表申購部門申購日期申購人聯(lián)系電話物資名稱規(guī)格型號單位申購數量部門負責人審批行政專員審核簽字：__________日期：______簽字：__________日期：______如需從庫存調配/緊急采購請注明表2：物資入庫驗收單驗收日期驗收人供應商采購訂單號物資名稱規(guī)格型號單位入庫數量驗收結論□合格□不合格（不合格原因：________________________）行政專員簽字需求部門簽字日期__________________________________表3：辦公物資領用表領用日期領用部門領用人聯(lián)系電話物資名稱規(guī)格型號單位領用數量庫存臺賬更新人領用人簽字確認備注____________________________如為部門批量領用，需部門負責人簽字表4：會議申請表會議主題會議時間會議地點參會人員發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)系電話主持人會議議程（可附頁）：1.____________________2.____________________3.____________________所需設備/物料：□投影儀□麥克風□白板□會議資料□其他__________部門負責人審批行政專員確認備注簽字：__________日期：______簽字：__________日期：______如需視頻會議請注明表5：會議紀要會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人參會人員（名單附頁）：會議議程及討論要點：議題一：____________________（討論內容：____________________）議題二：____________________（討論內容：____________________）|決議事項：

序號|決議內容|責任部門/人|完成時限||——|———-|————–|———-|

|1||||

|2||||

|分發(fā)范圍：____________________抄送：____________________

|主持人審核|記錄人簽字|日期|

|簽字：__________|______________|______|表6：決議事項跟蹤表序號決議事項責任部門/人計劃完成時間當前進度完成情況說明反饋日期1□進行中□已完成□延期2□進行中□已完成□延期跟蹤人更新日期備注____________________如延期需說明原因及新計劃表7：文件模板（以通知為例）公司關于[文件主題]的通知發(fā)文編號：公司-年份-辦-X主送部門：各部門抄送：總經理辦公室、財務部各部門為[目的，如“規(guī)范工作”“落實要求”]，現將有關事項通知一、[具體內容一]二、[具體內容二]三、執(zhí)行要求各部門需在[日期]前完成[具體工作]，并將執(zhí)行情況報[部門]備案。特此通知。公司行政部（或發(fā)文部門）年月日表8：文件分發(fā)記錄表文件編號文件名稱簽發(fā)日期分發(fā)部門/人分發(fā)方式（電子/紙質）簽收人簽收日期備注：電子版分發(fā)需記錄OA系統(tǒng)發(fā)送時間，紙質版分發(fā)需加蓋公章表9：文件歸檔清單歸檔年度文件類別文件編號文件名稱歸檔日期保管期限存放位置歸檔人審核人日期__________________________________表10：差旅申請表出差人部門職務聯(lián)系電話出差事由□業(yè)務洽談□參加會議□培訓學習□其他__________出差時間：自______年_月_日至______年_月_日，共計____天出差地點：____________________行程安排：日期交通方式（去程）住宿酒店交通方式（返程）———————————-——————預計費用：交通______元住宿______元餐飲______元其他______元合計______元部門負責人審批分管領導審批行政專員確認簽字：__________日期：______簽字：__________日期：______簽字：__________日期：______表11：差旅費報銷單報銷人部門報銷日期出差事由□與申請表一致□不一致（說明：____________________）費用明細：項目日期發(fā)票號碼交通費住宿費餐飲費其他合計金額：￥__________申請借款金額：￥__________實報金額：￥__________部門負責人審核財務部審核審批人簽字：__________簽字：__________簽字：__________附件清單：《差旅申請表》復印件、交通票據、住宿發(fā)票、行程單等四、執(zhí)行要點與風險提示（一）關鍵執(zhí)行要點時效性要求：行政事務審批需在1-3個工作日內完成（緊急事務“加急”標注后優(yōu)先處理，2小時內響應）；會議紀要需在會后2個工作日內分發(fā)，決議事項每周跟蹤反饋；差旅報銷需在出差返回后5個工作日內提交，逾期未報需說明原因。信息準確性：申購表、申請表等需填寫完整信息（名稱、規(guī)格、數量、日期等），避免因信息不全導致流程延誤；文件內容需經多部門審核，保證數據、政策準確無誤；報銷票據需與行程一致，抬頭為公司全稱，稅號準確。職責清晰化：各環(huán)節(jié)責任到人（如采購由行政專員負責，審批由部門負責人負責），避免推諉扯皮；跨部門事務需明確牽頭部門（如大型會議由行政部牽頭，業(yè)務部門配合）。（二）常見風險與應對庫存積壓/短缺：風險：申購需求不合理導致物資積壓，或庫存不足影響使用；應對：行政專員定期分析歷史數據，設定安全庫存量（常用物資保持1個月用量），每月盤點并優(yōu)化采購計劃。會議效率低下：風險：議程不明