PAGE項目合約管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強公司項目合約管理，規(guī)范合約簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合約風險，維護公司合法權益，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目合約的管理，包括但不限于工程建設、采購、服務等各類項目合約。（三）基本原則1.合法性原則：合約的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的規(guī)定。2.全面性原則：涵蓋項目合約管理的各個環(huán)節(jié)，包括合約的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督、結算、歸檔等。3.風險防范原則：識別、評估和控制合約管理過程中的風險，確保公司利益不受損失。4.流程規(guī)范原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和職責分工，確保合約管理工作有序進行。5.協(xié)作溝通原則：合約管理涉及多個部門，需加強部門間的協(xié)作與溝通，共同推進合約管理工作。二、合約管理組織與職責（一）合約管理委員會1.組成：由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。2.職責：審議重大合約事項，包括合約的簽訂、變更、終止等。協(xié)調(diào)解決合約管理過程中的重大問題。監(jiān)督合約管理制度的執(zhí)行情況。（二）合約管理部門1.職責：負責制定和完善合約管理制度及流程。參與合約的起草、審核、談判等工作。對合約的簽訂、履行、變更、終止等進行全過程跟蹤管理。建立和維護合約檔案，定期進行合約統(tǒng)計分析。協(xié)調(diào)處理合約糾紛，維護公司合法權益。（三）業(yè)務部門1.職責：負責本部門項目合約的前期調(diào)研、需求分析等工作。配合合約管理部門進行合約的起草、審核、談判等工作。負責本部門項目合約的具體履行，及時反饋合約履行過程中的問題。協(xié)助合約管理部門進行合約結算和歸檔工作。三、合約的起草與審核（一）合約起草1.業(yè)務部門根據(jù)項目需求，負責起草合約文本。合約文本應明確雙方的權利義務、工作內(nèi)容、質(zhì)量標準、價格條款、付款方式、違約責任等主要條款。2.合約文本應使用規(guī)范的語言文字，避免模糊不清、歧義或容易引起爭議的表述。（二）合約審核1.業(yè)務部門將起草好的合約文本提交至合約管理部門進行審核。2.合約管理部門收到合約文本后，應組織相關部門對合約進行審核，審核內(nèi)容包括：合法性審核：檢查合約是否符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準規(guī)定。合規(guī)性審核：審查合約是否符合公司內(nèi)部管理制度和流程要求。條款完整性審核：核對合約條款是否完整，是否涵蓋了項目的主要內(nèi)容和風險防范措施。風險評估審核：評估合約履行過程中可能存在的風險，并提出相應的防范建議。3.合約管理部門審核后，應出具審核意見，反饋給業(yè)務部門。業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合約文本進行修改完善，直至審核通過。四、合約的簽訂（一）簽約主體資格審查1.在簽訂合約前，合約管理部門應會同業(yè)務部門對合約對方的主體資格進行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等。2.審查合約對方的信用狀況、經(jīng)營業(yè)績、財務狀況等，評估其履約能力。（二）簽約流程1.經(jīng)審核通過的合約文本，由業(yè)務部門負責人簽字確認后，提交至公司法定代表人或其授權代表簽字。2.合約簽訂后，業(yè)務部門應及時將合約副本交至合約管理部門進行備案。（三）授權委托管理1.如需委托代理人簽訂合約，應辦理書面授權委托手續(xù)。授權委托書應明確代理人的姓名、職務、代理事項、權限和期限等內(nèi)容。2.合約管理部門應對授權委托書進行審核，確保授權委托的合法性和有效性。五、合約的履行（一）履行計劃制定1.業(yè)務部門應根據(jù)合約約定，制定詳細的合約履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點和責任人。2.合約履行計劃應提交至合約管理部門備案。（二）履行過程跟蹤1.合約管理部門應定期對合約履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合約履行進度和存在的問題。2.業(yè)務部門應按照合約履行計劃組織實施工作，及時向合約管理部門反饋合約履行過程中的進展情況和遇到的問題。（三）變更管理1.在合約履行過程中，如需變更合約內(nèi)容，業(yè)務部門應提出書面變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容和對合約履行的影響。2.合約管理部門應組織相關部門對變更申請進行審核，審核通過后，簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合約的補充文件，與原合約具有同等法律效力。（四）爭議解決1.在合約履行過程中，如發(fā)生爭議，業(yè)務部門應及時與合約對方進行溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，可根據(jù)合約約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決。合約管理部門應協(xié)助業(yè)務部門做好相關證據(jù)收集、整理和訴訟應對等工作。六、合約的結算（一）結算申請1.合約履行完畢后，業(yè)務部門應及時提交合約結算申請，說明合約履行情況、結算金額及依據(jù)等。2.結算申請應附相關證明材料，如驗收報告、發(fā)票、付款憑證等。（二）結算審核1.合約管理部門收到結算申請后，應組織相關部門對結算金額進行審核。審核內(nèi)容包括：合約條款執(zhí)行情況審核：檢查合約雙方是否按照合約約定履行了各自的義務。結算金額準確性審核：核對結算金額是否與合約約定及實際履行情況相符。證明材料完整性審核：審查提交的證明材料是否齊全、有效。2.合約管理部門審核后，出具審核意見，反饋給業(yè)務部門。業(yè)務部門根據(jù)審核意見進行調(diào)整，直至審核通過。（三）結算支付1.經(jīng)審核通過的結算申請，報公司財務部門進行支付。財務部門應按照合約約定的付款方式和時間，及時辦理款項支付手續(xù)。2.支付款項時，應嚴格審核相關憑證，確保支付金額準確無誤。七、合約的歸檔與保管（一）檔案整理1.合約管理部門應負責合約檔案的整理工作，將合約簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料進行分類、編號、裝訂。2.合約檔案應包括合約文本、附件、審批文件、往來函件、會議紀要、驗收報告、結算文件等。（二）檔案保管1.合約檔案應妥善保管，建立專門的檔案庫或使用電子檔案管理系統(tǒng)進行存儲。2.檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合約檔案，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合約管理部門查閱。2.查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自復印、涂改、損毀檔案資料。如需復印檔案資料，應經(jīng)合約管理部門負責人批準。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應定期對項目合約管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合約管理制度的執(zhí)行情況、合約簽訂與履行的合規(guī)性、風險防范措施的落實情況等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.合約管理部門應建立合約管理工作考核評價機制，對各業(yè)務部門的合約管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合約簽訂的及時性、準確性，合約履行的