企業(yè)采購(gòu)管理流程與工具指南一、采購(gòu)管理流程適用范圍本流程與工具適用于企業(yè)各類采購(gòu)場(chǎng)景，包括但不限于：日常運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)：如辦公用品、生產(chǎn)輔料、勞保用品等常規(guī)性、低價(jià)值物資的采購(gòu)需求；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：如新建項(xiàng)目、技術(shù)改造、研發(fā)試驗(yàn)等所需設(shè)備、材料或服務(wù)的采購(gòu)；緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）導(dǎo)致的需快速響應(yīng)的采購(gòu)；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如辦公設(shè)備、生產(chǎn)機(jī)械、運(yùn)輸車輛等價(jià)值較高、使用周期長(zhǎng)的資產(chǎn)采購(gòu)。不同場(chǎng)景下，流程環(huán)節(jié)可適當(dāng)簡(jiǎn)化或強(qiáng)化，但核心合規(guī)要求與風(fēng)險(xiǎn)控制原則需統(tǒng)一遵循。二、采購(gòu)全流程操作步驟（一）采購(gòu)需求發(fā)起與確認(rèn)責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度、物資消耗），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望交付時(shí)間及預(yù)算金額；部門負(fù)責(zé)人*對(duì)需求合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)需求是否符合部門工作計(jì)劃、預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)；對(duì)于項(xiàng)目類采購(gòu)，需附項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件；對(duì)于緊急采購(gòu)，需標(biāo)注“緊急”原因及特殊處理要求。輸出物：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）。（二）需求匯總與預(yù)算審批責(zé)任主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)*操作內(nèi)容：采購(gòu)部每日收集各部門《采購(gòu)申請(qǐng)單》，按物資類別、優(yōu)先級(jí)進(jìn)行分類匯總，形成《采購(gòu)需求匯總表》；財(cái)務(wù)部對(duì)匯總需求的預(yù)算金額進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)檢查預(yù)算科目是否正確、總額是否超出年度/季度預(yù)算指標(biāo)；分管領(lǐng)導(dǎo)*根據(jù)采購(gòu)金額大小及重要性分級(jí)審批：日常小額采購(gòu)（如金額≤5000元）：由采購(gòu)部經(jīng)理*審批；中額采購(gòu)（5000元＜金額≤5萬(wàn)元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；大額采購(gòu)（金額＞5萬(wàn)元）：需提交總經(jīng)理*審批。輸出物：《采購(gòu)需求匯總表》（審批通過(guò)版）。（三）供應(yīng)商尋源與評(píng)估責(zé)任主體：采購(gòu)部、需求部門、質(zhì)檢部（如需）操作內(nèi)容：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)、公開(kāi)市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)推薦等方式初步篩選潛在供應(yīng)商；對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)資質(zhì)等），排除無(wú)資質(zhì)或資質(zhì)過(guò)期的供應(yīng)商；需求部門與采購(gòu)部共同對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交期、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》，評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)包括：產(chǎn)品質(zhì)量（40%）、價(jià)格合理性（25%）、交付及時(shí)性（20%）、服務(wù)響應(yīng)度（15%）；評(píng)估合格的供應(yīng)商納入“候選供應(yīng)商名單”，必要時(shí)可安排實(shí)地考察。輸出物：《供應(yīng)商評(píng)估表》《候選供應(yīng)商名單》。（四）采購(gòu)方式確定與執(zhí)行責(zé)任主體：采購(gòu)部、審計(jì)部（如需）操作內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)金額、物資特性及企業(yè)制度，選擇合適的采購(gòu)方式：詢價(jià)采購(gòu)（適用于小額標(biāo)準(zhǔn)化物資）：向不少于3家候選供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)，綜合對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交期后確定供應(yīng)商；招標(biāo)采購(gòu)（適用于大額或復(fù)雜項(xiàng)目）：通過(guò)公開(kāi)或邀請(qǐng)招標(biāo)方式，由評(píng)標(biāo)小組（含采購(gòu)、需求、財(cái)務(wù)、審計(jì)人員）按評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商；單一來(lái)源采購(gòu)（適用于唯一供應(yīng)商或緊急情況）：需經(jīng)總經(jīng)理*審批，說(shuō)明理由并留存證明材料；框架協(xié)議采購(gòu)（適用于長(zhǎng)期重復(fù)性需求）：與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議，明確價(jià)格、服務(wù)條款，后續(xù)按協(xié)議分批執(zhí)行。輸出物：詢價(jià)記錄/招標(biāo)文件/審批文件、《采購(gòu)合同》（草案）。（五）合同簽訂與訂單下達(dá)責(zé)任主體：采購(gòu)部、法務(wù)部（如需）、總經(jīng)理*操作內(nèi)容：采購(gòu)部根據(jù)確定的供應(yīng)商信息，擬定《采購(gòu)合同》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款；金額≥5萬(wàn)元的合同需經(jīng)法務(wù)部審核條款合規(guī)性；總經(jīng)理*或其授權(quán)人審批合同后，加蓋企業(yè)公章，合同正本交采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、需求部門存檔；采購(gòu)部向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，作為交貨依據(jù)，訂單內(nèi)容需與合同一致。輸出物：《采購(gòu)合同》（正本）、《采購(gòu)訂單》。（六）訂單跟蹤與交付協(xié)調(diào)責(zé)任主體：采購(gòu)部、供應(yīng)商操作內(nèi)容：采購(gòu)部建立《采購(gòu)訂單跟蹤表》，定期與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度、預(yù)計(jì)交付時(shí)間；若遇供應(yīng)商延遲交貨或生產(chǎn)異常，需及時(shí)協(xié)調(diào)解決方案（如調(diào)整交付時(shí)間、更換備選供應(yīng)商），并通知需求部門；物資送達(dá)前，采購(gòu)部提前1-3個(gè)工作日通知需求部門準(zhǔn)備驗(yàn)收?qǐng)龅嘏c人員。輸出物：《采購(gòu)訂單跟蹤表》。（七）到貨驗(yàn)收與差異處理責(zé)任主體：需求部門、質(zhì)檢部（如需）、采購(gòu)部操作內(nèi)容：需求部門與質(zhì)檢部（涉及質(zhì)量檢驗(yàn)的物資）共同到貨驗(yàn)收，對(duì)照《采購(gòu)訂單》《送貨單》核對(duì)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、外包裝完整性；對(duì)物資質(zhì)量進(jìn)行抽檢或全檢（如設(shè)備、原材料），需留存檢驗(yàn)記錄；驗(yàn)收合格：填寫《到貨驗(yàn)收單》，需求部門、質(zhì)檢部、采購(gòu)部簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：記錄差異情況（如數(shù)量短缺、質(zhì)量不符），供應(yīng)商需在3個(gè)工作日內(nèi)提供退換貨方案，采購(gòu)部跟進(jìn)處理結(jié)果，不合格物資不得入庫(kù)。輸出物：《到貨驗(yàn)收單》（合格/不合格版）。（八）付款結(jié)算與檔案歸檔責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部操作內(nèi)容：采購(gòu)部收集《采購(gòu)合同》《到貨驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料，填寫《付款申請(qǐng)單》，提交財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部審核單據(jù)完整性、金額準(zhǔn)確性、付款條件是否達(dá)成（如質(zhì)保金是否到期），按審批流程報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批；審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式付款，付款后標(biāo)注“已結(jié)算”；采購(gòu)部將采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)單、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，保存期限≥3年。輸出物：《付款申請(qǐng)單》《付款憑證》、采購(gòu)檔案。三、關(guān)鍵工具模板表1：采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期采購(gòu)類型（□日?！蹴?xiàng)目□緊急□固定資產(chǎn)）物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量用途說(shuō)明部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：備注：如需附件（項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)等），請(qǐng)附后表2：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱評(píng)估日期采購(gòu)項(xiàng)目供應(yīng)商資質(zhì)等級(jí)（□AAA□AA□A）評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分（滿分100）備注產(chǎn)品質(zhì)量符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程度（40%）檢測(cè)報(bào)告/樣品測(cè)試記錄價(jià)格合理性市場(chǎng)對(duì)比優(yōu)勢(shì)（25%）同類物資最低價(jià)=25分交付及時(shí)性歷史交貨準(zhǔn)時(shí)率（20%）過(guò)12個(gè)月交貨記錄服務(wù)響應(yīng)度售后服務(wù)及時(shí)性（15%）投訴處理記錄/服務(wù)承諾總分評(píng)估結(jié)論□推薦使用□備選□淘汰評(píng)估人：*（采購(gòu)部+需求部門）表3：到貨驗(yàn)收單采購(gòu)訂單號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收部門供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號(hào)單位質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果（□合格□不合格）：檢驗(yàn)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)測(cè)結(jié)果是否合格驗(yàn)收結(jié)論□合格，準(zhǔn)予入庫(kù)□不合格，作退/換貨處理□待處理，需供應(yīng)商3日內(nèi)響應(yīng)需求部門簽字：質(zhì)檢部簽字（如需）：采購(gòu)部簽字：日期：表4：付款申請(qǐng)單供應(yīng)商名稱采購(gòu)合同號(hào)付款申請(qǐng)日期付款方式（□轉(zhuǎn)賬□承兌）采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)付金額（元）已付金額（元）本次申請(qǐng)金額（元）付款階段□預(yù)付款□到貨款□質(zhì)保金質(zhì)保金比例（如適用）：附件清單□采購(gòu)合同□到貨驗(yàn)收單□發(fā)票□其他：采購(gòu)部審核：財(cái)務(wù)部審核：財(cái)務(wù)總監(jiān)審批：總經(jīng)理審批：簽字：簽字：簽字：簽字：日期：日期：日期：日期：四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）核心執(zhí)行要點(diǎn)需求與預(yù)算雙控：采購(gòu)需求必須基于實(shí)際工作需要，預(yù)算需經(jīng)財(cái)務(wù)部嚴(yán)格審核，杜絕超預(yù)算或無(wú)預(yù)算采購(gòu)；供應(yīng)商全生命周期管理：建立合格供應(yīng)商庫(kù)，定期（每年度）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，淘汰不合格供應(yīng)商，動(dòng)態(tài)優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)；過(guò)程記錄可追溯：采購(gòu)全環(huán)節(jié)需留存書(shū)面或電子記錄（如申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單），保證“一事一檔”，便于審計(jì)與問(wèn)題追溯；驗(yàn)收與付款分離：驗(yàn)收部門（需求部門、質(zhì)檢部）與采購(gòu)、財(cái)務(wù)部門相互獨(dú)立，避免“既當(dāng)運(yùn)動(dòng)員又當(dāng)裁判員”，降低舞弊風(fēng)險(xiǎn)。（二）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)需求描述模糊：可能導(dǎo)致采購(gòu)物資與實(shí)際使用不符，造成浪費(fèi)。應(yīng)對(duì)：需求部門需明確物資規(guī)格、參數(shù)，必要時(shí)提供樣品或技術(shù)圖紙，采購(gòu)部與技術(shù)部門共同確認(rèn)。供應(yīng)商資質(zhì)造假：可能采購(gòu)到假冒偽劣產(chǎn)品或服務(wù)，影響企業(yè)生產(chǎn)/運(yùn)營(yíng)。應(yīng)對(duì)：供應(yīng)商資質(zhì)需通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核驗(yàn)，關(guān)鍵資質(zhì)（如醫(yī)療器械、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）需留存原件復(fù)印件。驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式：可能導(dǎo)致不合格物資入庫(kù)，引發(fā)生產(chǎn)或安全隱患。應(yīng)對(duì)：制定明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)