采購合同評審及供應(yīng)商信息管理工具一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于企業(yè)采購活動中涉及供應(yīng)商準(zhǔn)入評估、合同條款審核、合作風(fēng)險管控的全流程管理場景，具體包括：新供應(yīng)商引入評審：首次合作的供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核、能力評估及合規(guī)性檢查，保證其具備履約條件?，F(xiàn)有供應(yīng)商續(xù)約評估：對合作到期供應(yīng)商的履約表現(xiàn)（如交付及時率、質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)速度）進行綜合評價，決定是否續(xù)簽合同。大額/關(guān)鍵采購合同評審：針對金額較大、技術(shù)復(fù)雜或涉及核心業(yè)務(wù)的采購合同，需組織多部門（采購、法務(wù)、財務(wù)、技術(shù)）聯(lián)合評審，規(guī)避法律、財務(wù)及運營風(fēng)險。供應(yīng)商信息動態(tài)更新：定期維護供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件及合作記錄，保證信息的準(zhǔn)確性和時效性。二、操作流程詳解步驟1：供應(yīng)商信息收集與初步篩選操作說明：采購專員通過供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦或公開渠道收集潛在供應(yīng)商信息，填寫《供應(yīng)商基本信息表》（見模板1），包括企業(yè)名稱、主營業(yè)務(wù)、注冊資金、聯(lián)系人等基礎(chǔ)內(nèi)容。依據(jù)采購需求（如產(chǎn)品資質(zhì)、產(chǎn)能、行業(yè)經(jīng)驗）對供應(yīng)商進行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商（如無相關(guān)資質(zhì)、注冊資金低于標(biāo)準(zhǔn)等）。向初步篩選通過的供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商資料提交清單》，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)認證（如ISO9001）、生產(chǎn)許可證、過往合作案例（脫敏處理）等證明材料。步驟2：供應(yīng)商資質(zhì)審核與現(xiàn)場考察（如需）操作說明：法務(wù)部門審核供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件，重點核查證照有效性、經(jīng)營范圍與采購項目匹配性、有無行政處罰或法律糾紛記錄。采購部門聯(lián)合技術(shù)部門對供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察（針對關(guān)鍵物料或大額采購），評估其生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備能力、品控流程及供應(yīng)鏈穩(wěn)定性，填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》。綜合資質(zhì)審核與現(xiàn)場考察結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，錄入《合格供應(yīng)商名錄》。步驟3：采購合同條款擬定與內(nèi)部評審操作說明：采購專員根據(jù)采購需求及供應(yīng)商報價，擬定合同初稿，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等核心條款。組織合同評審會議，邀請采購部、法務(wù)部、財務(wù)部、技術(shù)部及使用部門參與，各部門職責(zé)采購部：審核商務(wù)條款（如價格、交付周期、售后服務(wù)）的合理性；法務(wù)部：審核合同法律條款（如違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決方式）的合規(guī)性；財務(wù)部：審核付款條款、發(fā)票類型及財務(wù)風(fēng)險（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金設(shè)置）；技術(shù)部：審核技術(shù)參數(shù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)及服務(wù)保障條款的可行性。評審會議中記錄各部門意見，合同專員根據(jù)意見修改合同文本，形成終稿，并由評審部門負責(zé)人簽字確認。步驟4：合同審批與簽署操作說明：合同終稿按企業(yè)審批權(quán)限逐級報批（如部門負責(zé)人→采購總監(jiān)→總經(jīng)理），審批流程通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽署，并加蓋公司公章及合同專用章。供應(yīng)商收到簽署后的合同，確認無誤后加蓋公章，回傳至采購部，完成合同簽署流程。步驟5：供應(yīng)商信息歸檔與動態(tài)維護操作說明：將供應(yīng)商資質(zhì)文件、合同文本、評審記錄、現(xiàn)場考察報告等資料整理歸檔，建立“一供應(yīng)商一檔案”，電子檔存儲于指定服務(wù)器，紙質(zhì)檔存檔于采購部檔案室。定期（如每季度或每年）對合格供應(yīng)商進行復(fù)評，更新其合作表現(xiàn)數(shù)據(jù)（如交付準(zhǔn)時率、質(zhì)量合格率、投訴處理效率），對不符合要求的供應(yīng)商采取限期整改、降級合作或清退措施。三、工具模板示例模板1：供應(yīng)商基本信息表項目內(nèi)容供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系方式主營業(yè)務(wù)注冊資金成立時間資質(zhì)等級（如適用）過往合作案例（脫敏）提交日期初審意見□通過□不通過（原因：_______________________）初審人*日期______年______月______日模板2：采購合同評審表合同基本信息合同編號供應(yīng)商名稱采購項目名稱合同金額合同期限評審維度評審內(nèi)容——————–————————————————————————–商務(wù)條款價格合理性、交付周期、付款方式、售后服務(wù)承諾法律條款合同主體資格、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式財務(wù)條款發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、預(yù)付款比例、質(zhì)保金設(shè)置、資金風(fēng)險技術(shù)條款產(chǎn)品規(guī)格參數(shù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保障措施、技術(shù)支持響應(yīng)綜合評審結(jié)論□通過□有條件通過（需修改條款：_______________________）□不通過審批意見部門負責(zé)人簽字分管領(lǐng)導(dǎo)審批四、關(guān)鍵使用要點資質(zhì)文件時效性：供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認證等資質(zhì)文件需在有效期內(nèi)，臨近到期前1個月提醒供應(yīng)商更新，避免因資質(zhì)過期影響合作。條款一致性：合同中技術(shù)參數(shù)、交付時間、價格等核心條款需與采購訂單、供應(yīng)商報價單保持一致，避免歧義。審批權(quán)限合規(guī)：嚴格按照企業(yè)內(nèi)控制度規(guī)定的審批流程執(zhí)行，禁止越權(quán)審批或簡化流程，保證合同審批的嚴肅性。信息保密要求：供應(yīng)商信息及合同內(nèi)容涉及企業(yè)商業(yè)秘密，參與評審人員需簽署《保密協(xié)議》，嚴禁對外泄露。變更流程規(guī)范：合同履行過程中如