員工遷出手續(xù)規(guī)范與流程說(shuō)明書為規(guī)范員工因離職、崗位調(diào)整、外派等原因辦理工作資源及勞動(dòng)關(guān)系遷出的操作流程，保障公司資產(chǎn)安全、工作交接有序、人事管理合規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際管理需求，制定本說(shuō)明書。一、適用范圍本說(shuō)明書適用于公司全體員工因離職（含主動(dòng)離職、協(xié)商解除、合同到期不續(xù)簽等）、內(nèi)部崗位調(diào)整（跨部門/跨業(yè)務(wù)線調(diào)動(dòng)）、外派任職（含長(zhǎng)期外派、借調(diào)等）需從原工作崗位/部門辦理資源交接、關(guān)系轉(zhuǎn)出的場(chǎng)景。二、職責(zé)分工（一）員工本人按要求提前發(fā)起遷出申請(qǐng)（離職需遵循勞動(dòng)合同約定的提前告知期，內(nèi)部調(diào)動(dòng)需配合組織安排的時(shí)間節(jié)點(diǎn)）；整理個(gè)人工作文檔、項(xiàng)目資料，完成工作交接清單（含未完成事項(xiàng)、關(guān)鍵聯(lián)系人、操作指引等）的編制與交接；清理個(gè)人物品，歸還公司配置的資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、門禁卡、鑰匙、借閱的圖書/資料等）；配合各部門完成賬號(hào)注銷、費(fèi)用結(jié)算、檔案轉(zhuǎn)移等手續(xù)。（二）直屬上級(jí)審核員工提出的遷出申請(qǐng)，確認(rèn)工作交接的必要性與時(shí)間節(jié)點(diǎn)；監(jiān)督工作交接過(guò)程，審核《工作交接清單》的完整性與準(zhǔn)確性，確保業(yè)務(wù)銜接無(wú)斷層；協(xié)調(diào)資源支持員工完成交接，如安排接手人、提供歷史資料查詢權(quán)限等。（三）人力資源部門（HR）辦理勞動(dòng)關(guān)系變更：離職員工啟動(dòng)離職流程，內(nèi)部調(diào)動(dòng)員工更新組織架構(gòu)信息，外派員工辦理勞動(dòng)關(guān)系備案/轉(zhuǎn)移；出具離職證明、調(diào)動(dòng)通知等文書，協(xié)助辦理檔案轉(zhuǎn)移（離職員工需轉(zhuǎn)至戶籍地/新單位存檔機(jī)構(gòu)，內(nèi)部調(diào)動(dòng)員工更新檔案信息）；結(jié)算薪資、福利：核算離職員工的最終薪資（含未發(fā)工資、加班費(fèi)、補(bǔ)償金等），調(diào)整內(nèi)部調(diào)動(dòng)員工的薪資體系，停繳/轉(zhuǎn)移社保、公積金；統(tǒng)籌各部門遷出手續(xù)的進(jìn)度，確保流程閉環(huán)。（四）行政部門回收員工原工位的辦公資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具等），檢查資產(chǎn)完好性，核對(duì)資產(chǎn)臺(tái)賬；注銷員工門禁權(quán)限、停車權(quán)限，回收工牌、鑰匙等出入憑證；協(xié)助員工搬運(yùn)個(gè)人物品（如需），清理工位并安排后續(xù)使用。（五）信息技術(shù)部門（IT）注銷員工的企業(yè)郵箱、OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)賬號(hào)，回收云盤、服務(wù)器權(quán)限；回收公司配置的電子設(shè)備（如電腦、手機(jī)、U盤等），格式化設(shè)備并移交行政部門；備份員工工作文檔（如需，按公司數(shù)據(jù)安全制度執(zhí)行），確保公司數(shù)據(jù)不丟失、不泄露。（六）財(cái)務(wù)部門結(jié)算員工未清款項(xiàng)：核銷借款、報(bào)銷未結(jié)費(fèi)用，扣除違規(guī)罰款（如資產(chǎn)損壞賠償）；配合HR完成薪資結(jié)算，確保離職員工薪資、補(bǔ)償金等按時(shí)發(fā)放，內(nèi)部調(diào)動(dòng)員工薪資調(diào)整準(zhǔn)確；提供費(fèi)用結(jié)算憑證，作為手續(xù)辦結(jié)的依據(jù)之一。三、流程步驟（一）申請(qǐng)與啟動(dòng)1.申請(qǐng)發(fā)起：?jiǎn)T工因離職、調(diào)動(dòng)、外派等原因，需提前通過(guò)OA系統(tǒng)/書面形式向直屬上級(jí)提交《員工遷出申請(qǐng)》，說(shuō)明遷出原因、預(yù)計(jì)完成時(shí)間；離職員工需按勞動(dòng)合同約定提前告知（如試用期提前3日，正式員工提前30日）；內(nèi)部調(diào)動(dòng)員工需在接到組織通知后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)起申請(qǐng)；外派員工需在收到外派通知后5個(gè)工作日內(nèi)發(fā)起申請(qǐng)。2.流程啟動(dòng)：直屬上級(jí)收到申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)并轉(zhuǎn)交HR部門，HR于2個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)遷出流程審批（含離職審批、調(diào)動(dòng)審批等），同步通知行政、IT、財(cái)務(wù)部門介入。（二）工作交接1.交接準(zhǔn)備：?jiǎn)T工在申請(qǐng)獲批后，3個(gè)工作日內(nèi)整理《工作交接清單》，內(nèi)容包括：未完成項(xiàng)目的進(jìn)度、對(duì)接人、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)建議；日常工作的操作流程、關(guān)鍵賬號(hào)密碼（脫敏后）、常用聯(lián)系人；公司資產(chǎn)的使用狀態(tài)（如設(shè)備維修記錄、文件借閱情況）。2.交接執(zhí)行：?jiǎn)T工與指定接手人（由直屬上級(jí)安排）完成面對(duì)面交接，雙方簽字確認(rèn)《工作交接清單》；直屬上級(jí)需在交接完成后2個(gè)工作日內(nèi)審核清單，確保無(wú)遺漏。3.特殊場(chǎng)景：若涉及涉密工作，需額外完成涉密資料移交（按《公司保密管理制度》執(zhí)行），由保密管理部門簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）資源遷出1.資產(chǎn)歸還（行政）：?jiǎn)T工在工作交接完成后2個(gè)工作日內(nèi)，清理工位個(gè)人物品，將公司資產(chǎn)（設(shè)備、鑰匙、工牌等）交至行政部門；行政人員核對(duì)資產(chǎn)臺(tái)賬，檢查設(shè)備完好性，出具《資產(chǎn)歸還確認(rèn)單》。2.賬號(hào)注銷（IT）：IT部門在收到《資產(chǎn)歸還確認(rèn)單》后1個(gè)工作日內(nèi)，注銷員工的系統(tǒng)賬號(hào)、郵箱，回收電子設(shè)備并格式化；若員工需保留個(gè)人數(shù)據(jù)，需提前申請(qǐng)并經(jīng)直屬上級(jí)、HR審批，IT部門協(xié)助導(dǎo)出（不含公司涉密數(shù)據(jù)）。3.費(fèi)用結(jié)算（財(cái)務(wù)）：財(cái)務(wù)部門在收到HR的流程通知后，3個(gè)工作日內(nèi)完成員工的費(fèi)用核銷（借款、報(bào)銷），出具《費(fèi)用結(jié)算單》；若有資產(chǎn)損壞，按公司《資產(chǎn)管理制度》扣除賠償款。4.關(guān)系轉(zhuǎn)出（HR）：離職員工：HR在收到所有部門的確認(rèn)單后，3個(gè)工作日內(nèi)出具《離職證明》，協(xié)助辦理檔案轉(zhuǎn)移（員工需提供新存檔機(jī)構(gòu)信息），停繳社保、公積金；內(nèi)部調(diào)動(dòng)員工：HR更新組織架構(gòu)信息，調(diào)整薪資體系，辦理社保、公積金的內(nèi)部轉(zhuǎn)移（如需），出具《調(diào)動(dòng)通知》；外派員工：HR辦理勞動(dòng)關(guān)系備案，協(xié)助簽訂外派協(xié)議，轉(zhuǎn)移社保、公積金至外派地（如需）。（四）手續(xù)辦結(jié)1.各部門將《資產(chǎn)歸還確認(rèn)單》《費(fèi)用結(jié)算單》《工作交接清單》等材料提交至HR部門，HR核對(duì)所有手續(xù)完成情況；2.確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題后，HR在OA系統(tǒng)中更新員工狀態(tài)（離職/調(diào)動(dòng)/外派），流程正式辦結(jié)；3.離職員工可于手續(xù)辦結(jié)后3個(gè)工作日內(nèi)領(lǐng)取《離職證明》，內(nèi)部調(diào)動(dòng)/外派員工按新崗位要求報(bào)到。四、注意事項(xiàng)1.時(shí)間節(jié)點(diǎn)：?jiǎn)T工需嚴(yán)格遵守申請(qǐng)與交接的時(shí)間要求，逾期未完成將影響薪資結(jié)算、證明出具等環(huán)節(jié)；2.資產(chǎn)完好性：歸還的公司資產(chǎn)需保持完好，若有損壞、丟失，需按《資產(chǎn)管理制度》賠償；3.數(shù)據(jù)安全：?jiǎn)T工不得私自拷貝、泄露公司數(shù)據(jù)，IT部門有權(quán)對(duì)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)核查，違規(guī)者將追究法律責(zé)任；4.特殊崗位：涉密崗位、核心技術(shù)崗位員工，需額外簽訂《離職后保密協(xié)議》，并接受脫密期管理（按公司制度執(zhí)行）；5.異地外派：外派員工需提前確認(rèn)社保、公積