企業(yè)檔案管理制度及執(zhí)行清單一、總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)檔案管理流程，保障檔案的完整性、安全性及可追溯性，提高檔案利用效率，防范檔案管理風(fēng)險，依據(jù)《_________檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)）在業(yè)務(wù)活動中形成的有保存價值的各種形式檔案（包括紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物等），涵蓋檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀全流程。二、制度應(yīng)用場景說明2.1新建企業(yè)檔案體系搭建適用于新成立企業(yè)或新增業(yè)務(wù)單元，需明確檔案分類規(guī)則、歸檔職責(zé)及基礎(chǔ)管理流程，保證檔案管理從初期即規(guī)范化運(yùn)作。2.2年度檔案歸檔工作每年年末或次年年初，各部門對當(dāng)年形成的各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理、歸檔，保證年度檔案完整、有序移交至檔案管理部門。2.3跨部門檔案協(xié)作與查閱當(dāng)部門間需共享檔案資源（如項(xiàng)目協(xié)作、審計檢查、法律糾紛等）時，通過規(guī)范借閱流程實(shí)現(xiàn)檔案高效利用，同時保障檔案安全。2.4到期檔案處置對達(dá)到保管期限的檔案，由檔案管理部門牽頭組織鑒定，對無保存價值的檔案按規(guī)定程序銷毀，對需延長保存期限的檔案重新核定期限。2.5檔案管理合規(guī)檢查企業(yè)內(nèi)部審計、合規(guī)部門或外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)檢查時，通過檔案管理制度的執(zhí)行記錄、歸檔清單等資料，驗(yàn)證檔案管理的合規(guī)性。三、檔案分類與歸檔范圍3.1檔案分類標(biāo)準(zhǔn)按檔案形成部門及性質(zhì)分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：行政檔案：公司章程、股東會決議、董事會紀(jì)要、內(nèi)部管理制度、會議記錄、紅頭文件等；人事檔案：員工勞動合同、入職登記表、離職證明、考核記錄、獎懲文件、社保繳納記錄等；財務(wù)檔案：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)申報表、審計報告、預(yù)算文件等；業(yè)務(wù)檔案：合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、項(xiàng)目方案、驗(yàn)收報告、市場調(diào)研報告等；科技檔案：研發(fā)圖紙、技術(shù)專利、軟件著作權(quán)、設(shè)備說明書、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等；聲像實(shí)物檔案：活動照片、視頻錄音、獎杯獎牌、客戶禮品、具有紀(jì)念意義的實(shí)物等。3.2歸檔范圍及保管期限檔案類別具體歸檔內(nèi)容示例保管期限行政檔案公司章程修正案、年度工作總結(jié)、重要會議紀(jì)要長期（30年以上）人事檔案核心管理人員勞動合同、員工離職申請表員工離職后10年財務(wù)檔案年度財務(wù)報表、稅務(wù)登記證、銀行對賬單10-30年業(yè)務(wù)檔案重大銷售合同、項(xiàng)目驗(yàn)收報告、戰(zhàn)略合作協(xié)議合同終止后5-10年科技檔案核心產(chǎn)品研發(fā)圖紙、技術(shù)專利證書專利保護(hù)期+10年聲像實(shí)物檔案企業(yè)周年慶活動照片、重要客戶贈送的紀(jì)念杯長期（永久保存）四、檔案管理全流程操作指南4.1檔案形成與收集（責(zé)任部門：各業(yè)務(wù)部門）操作步驟：及時形成：各部門在業(yè)務(wù)活動中同步形成檔案材料，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整（如合同需包含雙方簽字蓋章頁，會議紀(jì)要需記錄參會人員及決議事項(xiàng)）。定期收集：部門檔案管理員每月末對當(dāng)月形成的檔案進(jìn)行初步整理，核對文件完整性（如紙質(zhì)檔案需無缺頁、無涂改，電子檔案需格式兼容、病毒查殺）。臨時歸檔：重大項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作結(jié)束后3個工作日內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將檔案整理后移交至部門檔案管理員，同步登記《臨時檔案臺賬》。4.2檔案整理與鑒定（責(zé)任部門：各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門）操作步驟：分類組卷：部門檔案管理員按檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的檔案進(jìn)行組卷（紙質(zhì)檔案按“件”或“卷”裝訂，電子檔案按“件”建立文件夾）。編目編號：每份檔案編制唯一編號（規(guī)則：類別代碼-年份-部門代碼-流水號，如“XZ-2024-CW-001”），填寫《檔案目錄清單》，注明題名、形成日期、頁數(shù)、保管期限等信息。價值鑒定：對檔案保存價值不確定的，由部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員及分管領(lǐng)導(dǎo)*組成鑒定小組，共同確定保管期限并簽字確認(rèn)。4.3檔案歸檔移交（責(zé)任部門：各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門）操作步驟：提交申請：部門檔案管理員填寫《檔案歸檔移交單》（附件1），連同整理好的檔案（含電子版）提交至檔案管理部門。審核接收：檔案管理部門在3個工作日內(nèi)審核檔案完整性、分類準(zhǔn)確性及編號規(guī)范性，審核通過后在《檔案歸檔移交單》上簽字確認(rèn)；不符合要求的，退回部門重新整理。入庫登記：檔案管理部門將檔案登記至《檔案總臺賬》，紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜（按類別、年份分區(qū)存放），電子檔案至檔案管理系統(tǒng)并備份（異地備份+云存儲）。4.4檔案保管與維護(hù)（責(zé)任部門：檔案管理部門）操作步驟：環(huán)境控制：檔案庫房保持溫度14-24℃、濕度45%-60%，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防磁設(shè)備，每日記錄溫濕度。定期檢查：每季度對紙質(zhì)檔案進(jìn)行抽樣檢查，查看有無霉變、蟲蛀；每年對電子檔案進(jìn)行備份有效性檢測，保證可正常讀取。特殊檔案管理：涉密檔案單獨(dú)存放，配備密碼鎖及監(jiān)控設(shè)備，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；聲像檔案刻錄成光盤并標(biāo)注說明，實(shí)物檔案使用專用陳列柜。4.5檔案借閱與利用（責(zé)任部門：借閱部門、檔案管理部門）操作步驟：提交申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（附件2），注明借閱檔案編號、題名、借閱原因、借閱期限及用途，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審批授權(quán)：普通檔案：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；涉密/重要檔案（如財務(wù)報表、核心合同）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。查閱與歸還：紙質(zhì)檔案：檔案管理員核對身份后提供查閱，借閱期限不超過5個工作日，到期需歸還（如需續(xù)借，提前1天提交續(xù)借申請）；電子檔案：經(jīng)審批后由檔案管理員在系統(tǒng)中開放權(quán)限，借閱人僅可在線查看或?qū)С觯ㄐ杼砑铀。雇鈧?。利用登記：檔案管理員在《檔案借閱登記簿》記錄借閱人、借閱時間、歸還時間及檔案狀態(tài)，如有損壞或丟失，按《檔案管理獎懲細(xì)則》處理。4.6檔案鑒定與銷毀（責(zé)任部門：檔案管理部門、鑒定小組）操作步驟：鑒定啟動：檔案管理部門每年第四季度對到期檔案進(jìn)行清點(diǎn)，編制《到期檔案鑒定清單》，提交鑒定小組。價值評估：鑒定小組（由檔案管理部門、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成）逐份審查檔案，對無保存價值的標(biāo)注“銷毀”，對需延長保存期限的重新核定期限，形成《檔案鑒定意見表》。審批與監(jiān)銷：《檔案鑒定意見表》經(jīng)總經(jīng)理*審批后，由檔案管理部門組織銷毀（紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案進(jìn)行物理刪除），監(jiān)銷人（審計部門人員）全程監(jiān)督并在《檔案銷毀清單》（附件3）上簽字。記錄存檔：《檔案鑒定意見表》《檔案銷毀清單》由檔案管理部門永久保存，以備追溯。五、常用模板表格附件1：檔案歸檔移交單歸檔部門歸檔日期歸檔人聯(lián)系方式檔案類別□行政□人事□財務(wù)□業(yè)務(wù)□科技□聲像實(shí)物保管期限檔案編號題名形成日期頁數(shù)/份數(shù)移交說明□紙質(zhì)檔案□電子檔案□兩者均有（電子版刻錄光盤/至檔案系統(tǒng)）檔案管理部門審核意見審核人：__________日期：__________簽字：__________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：__________附件2：檔案借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱日期檔案編號題名借閱原因借閱期限自______至______檔案類型□紙質(zhì)□電子□涉密用途部門負(fù)責(zé)人審批簽字：__________日期：__________檔案管理部門審批簽字：__________日期：__________歸還記錄歸還日期：______狀態(tài)：□完好□損壞（說明：__________）附件3：檔案銷毀清單銷毀日期銷毀地點(diǎn)監(jiān)銷人銷毀方式序號檔案編號題名保管期限123鑒定小組意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________總經(jīng)理審批簽字：__________日期：__________六、責(zé)任分工與執(zhí)行要求6.1責(zé)任分工分管領(lǐng)導(dǎo)*：審批檔案管理制度、重大檔案借閱及銷毀事項(xiàng)，監(jiān)督檔案管理執(zhí)行情況。檔案管理部門：統(tǒng)籌檔案全流程管理，制定分類標(biāo)準(zhǔn)及操作細(xì)則，組織檔案鑒定與銷毀，維護(hù)檔案庫房及管理系統(tǒng)。各部門負(fù)責(zé)人：保證本部門檔案及時形成、收集與歸檔，審核檔案借閱申請，配合檔案鑒定工作。部門檔案管理員：負(fù)責(zé)本部門檔案的日常整理、編目與移交，協(xié)助檔案管理部門開展檔案檢查與培訓(xùn)。6.2執(zhí)行要求培訓(xùn)機(jī)制：檔案管理部門每年組織1-2次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度解讀、操作流程及案例分析，新員工入職時需接受檔案管理基礎(chǔ)培訓(xùn)?？己藱C(jī)制：將檔案歸檔及時性、完整性納入部門年度績效考核，對未按要求歸檔導(dǎo)致檔案丟失或損壞的，追究相關(guān)人員責(zé)任。系統(tǒng)支持：企業(yè)應(yīng)配備檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)模塊或?qū)I(yè)檔案軟件），實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線歸檔、借閱、檢索及備份，提升管理效率。七、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險提示7.1核心要點(diǎn)及時性：檔案形成后應(yīng)在1個月內(nèi)完成初步整理，年度檔案次年1月底前全部歸檔，避免積壓。準(zhǔn)確性：檔案編號、題名、保管期限等信息需與檔案內(nèi)容一致，電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步歸檔。安全性：涉密檔案嚴(yán)禁非授權(quán)查閱，電子檔案需加密存儲，定期進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。7.2風(fēng)險提示歸檔遺漏：重大項(xiàng)目或臨時性活動易忽略檔案收集，需指定專人全程跟蹤，保證