公司行政管理制度標(biāo)準(zhǔn)化文檔參考版一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司日常行政管理，優(yōu)化辦公秩序，提升運(yùn)營效率，保障各項(xiàng)工作有序開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體在職員工，涵蓋辦公環(huán)境、會(huì)議管理、資產(chǎn)使用、考勤假期、檔案保存等日常行政事務(wù)。二、辦公環(huán)境管理規(guī)范（一）管理要求辦公區(qū)域需保持整潔、有序，桌面物品擺放整齊，文件資料分類存放。公共區(qū)域（走廊、會(huì)議室、茶水間等）由各部門輪流清潔，每日下班前30分鐘完成整理。禁止在辦公區(qū)域吸煙、大聲喧嘩，營造安靜、專注的工作氛圍。（二）日常維護(hù)操作流程個(gè)人區(qū)域整理：?jiǎn)T工每日到崗后10分鐘內(nèi)整理個(gè)人工位，下班前關(guān)閉電腦、照明及用電設(shè)備電源。公共區(qū)域清潔：各部門按《公共區(qū)域清潔排班表》（見模板1）每日輪值，檢查并補(bǔ)充清潔用品（如紙巾、洗手液等）。環(huán)境檢查與整改：行政部每周五下午組織辦公環(huán)境檢查，對(duì)不符合要求的部門下達(dá)《整改通知單》，需在2個(gè)工作日內(nèi)完成整改并反饋。（三）模板表格：辦公環(huán)境檢查記錄表檢查日期檢查區(qū)域檢查內(nèi)容存在問題整改要求責(zé)任部門整改結(jié)果2023-10-銷售部工位桌面整潔度、電源關(guān)閉文件堆放雜亂整理文件并歸檔銷售部已整改三、會(huì)議管理制度（一）會(huì)議分類與要求例會(huì)：部門周會(huì)、月度工作會(huì)等，固定時(shí)間、地點(diǎn)召開，參會(huì)人員需提前準(zhǔn)備匯報(bào)材料。專題會(huì)：針對(duì)特定項(xiàng)目或事項(xiàng)召開的臨時(shí)會(huì)議，需明確會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員范圍。全體會(huì)議：公司年度/季度總結(jié)會(huì)、重要政策宣貫會(huì)等，由行政部統(tǒng)一通知，全員參會(huì)。（二）會(huì)議組織操作流程會(huì)議申請(qǐng)：申請(qǐng)人提前1個(gè)工作日通過OA系統(tǒng)提交《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》（見模板2），注明會(huì)議名稱、時(shí)間、人數(shù)、設(shè)備及需求。會(huì)議準(zhǔn)備：行政部根據(jù)申請(qǐng)確認(rèn)會(huì)議室，提前30分鐘調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）；申請(qǐng)人需提前15分鐘到場(chǎng)簽到。會(huì)議召開：參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，關(guān)閉手機(jī)靜音；會(huì)議主持人按議程推進(jìn)，控制會(huì)議時(shí)長。會(huì)后工作：行政部整理會(huì)議室，恢復(fù)原狀；會(huì)議記錄人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成《會(huì)議紀(jì)要》（見模板3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后分發(fā)至相關(guān)人員。（三）模板表格：會(huì)議室使用申請(qǐng)表會(huì)議名稱申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式項(xiàng)目進(jìn)度溝通會(huì)研發(fā)部張*[內(nèi)線分機(jī)號(hào)]會(huì)議時(shí)間2023-10-14:00-16:00參會(huì)人數(shù)10人會(huì)議室需求投影儀、白板、麥克風(fēng)備注需提前調(diào)試設(shè)備審批人行政主管*申請(qǐng)日期2023-10-四、資產(chǎn)管理規(guī)定（一）資產(chǎn)分類與責(zé)任固定資產(chǎn)：包括辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)）、家具（辦公桌椅）、電器（空調(diào)、冰箱）等，由行政部統(tǒng)一登記、編號(hào)管理。低值易耗品：包括文具、紙張、清潔用品等，各部門按需申領(lǐng)，季度盤點(diǎn)。責(zé)任劃分：個(gè)人領(lǐng)用資產(chǎn)由使用人負(fù)責(zé)保管，部門共用資產(chǎn)由部門經(jīng)理指定專人管理。（二）資產(chǎn)操作流程申購：部門因工作需要新增資產(chǎn)，需填寫《資產(chǎn)申購單》（見模板4），說明用途、規(guī)格及預(yù)算，經(jīng)部門經(jīng)理、行政部、總經(jīng)理審批后采購。領(lǐng)用：資產(chǎn)到貨后，使用人憑《申購單》到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，簽字確認(rèn)并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。保管：使用人需妥善保管資產(chǎn)，避免人為損壞；移動(dòng)設(shè)備（如筆記本電腦）需設(shè)置開機(jī)密碼，下班后鎖入抽屜。歸還與報(bào)廢：?jiǎn)T工離職或資產(chǎn)閑置時(shí)，需將資產(chǎn)交回行政部檢查；無法修復(fù)或超過使用年限的資產(chǎn)，由行政部評(píng)估后填寫《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》（見模板5），按流程審批處理。（三）模板表格：資產(chǎn)領(lǐng)用登記表資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號(hào)規(guī)格型號(hào)領(lǐng)用日期使用人部門狀態(tài)聯(lián)想臺(tái)式電腦PC-2023001ThinkCentreM7002023-09-15李*市場(chǎng)部正常使用打印機(jī)PR-2023005HPLaserJetP11082023-10-01王*行政部正常使用五、考勤與假期管理（一）考勤方式工作時(shí)間：周一至周五9:00-17:00（午休12:00-13:00），特殊崗位按部門排班執(zhí)行?？记诖蚩ǎ?jiǎn)T工通過企業(yè)/釘釘人臉識(shí)別打卡，每日上下班各1次，遲到、早退、曠工按《考勤細(xì)則》記錄。（二）假期申請(qǐng)流程事假：?jiǎn)T工因個(gè)人事務(wù)需請(qǐng)事假，提前2天填寫《請(qǐng)假單》（見模板6），說明請(qǐng)假時(shí)間及事由，經(jīng)部門經(jīng)理審批后提交行政部；緊急情況需電話申請(qǐng)，事后補(bǔ)辦手續(xù)。病假：?jiǎn)T工需提供醫(yī)院出具的病假證明，請(qǐng)假流程同事假；病假期間工資按公司規(guī)定發(fā)放。調(diào)休：?jiǎn)T工因加班申請(qǐng)調(diào)休，需提前1周提交《調(diào)休申請(qǐng)表》，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)后報(bào)行政部備案，調(diào)休期限為加班后3個(gè)月內(nèi)。（三）模板表格：請(qǐng)假單姓名部門崗位請(qǐng)假類型趙*財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)事假請(qǐng)假時(shí)間2023-10-09:00-10-17:00共計(jì)1天請(qǐng)假事由工作交接人孫*審批人財(cái)務(wù)部經(jīng)理*行政部備案已備案?jìng)渥o六、檔案管理規(guī)范（一）檔案分類與保管文書檔案：公司制度、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等，按年度、部門分類存放于檔案柜。員工檔案：入職資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等，由人力資源部統(tǒng)一管理，保密保存。電子檔案：重要文件需刻錄光盤或存儲(chǔ)于公司服務(wù)器，定期備份（每月1次），備份介質(zhì)標(biāo)注名稱及日期。（二）檔案操作流程歸檔：各部門需在每月最后5個(gè)工作日內(nèi)將上月文件整理歸檔，填寫《檔案歸檔清單》（見模板7）移交至檔案室。借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱登記表》（見模板8），經(jīng)部門經(jīng)理及檔案管理員簽字同意；借閱期限不超過7天，到期需歸還。銷毀：超過保存期限的檔案，由檔案室編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2人以上監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀過程。（三）模板表格：檔案借閱登記表檔案名稱檔案編號(hào)借閱部門借閱人2023年第三季度會(huì)議紀(jì)要MJ-202309市場(chǎng)部劉*借閱日期2023-10-歸還日期2023-10-借閱事由項(xiàng)目復(fù)盤資料整理檔案管理員簽字陳*七、應(yīng)急管理措施（一）常見應(yīng)急情況處理突發(fā)停電：?jiǎn)T工需保持冷靜，關(guān)閉用電設(shè)備；行政部立即聯(lián)系物業(yè)知曉原因，啟用備用電源（如應(yīng)急燈、UPS電源）。設(shè)備故障：辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)）出現(xiàn)故障，使用人需第一時(shí)間報(bào)修，行政部協(xié)調(diào)技術(shù)人員處理，記錄故障時(shí)間及解決結(jié)果。安全事件：如發(fā)覺可疑人員或安全隱患，員工需立即通知行政部及安保人員，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)并配合調(diào)查。（二）應(yīng)急處理操作流程事件報(bào)告：發(fā)覺應(yīng)急情況后，當(dāng)事人需10分鐘內(nèi)直接向部門經(jīng)理及行政部報(bào)告，說明事件類型、地點(diǎn)及影響范圍?，F(xiàn)場(chǎng)處置：行政部接到報(bào)告后，立即啟動(dòng)對(duì)應(yīng)應(yīng)急預(yù)案，組織人員疏散、設(shè)備搶修或安全警戒。記錄與總結(jié)：事件處理完畢后，填寫《突發(fā)事件報(bào)告表》（見模板9），詳細(xì)記錄經(jīng)過、原因及改進(jìn)措施，報(bào)總經(jīng)理審閱后存檔。（三）模板表格：突發(fā)事件報(bào)告表事件名稱2023年10月辦公樓停電事件發(fā)生時(shí)間2023-10-14:30發(fā)生地點(diǎn)公司1-5層辦公區(qū)域報(bào)告人行政部*事件經(jīng)過因外部線路故障導(dǎo)致突然停電影響范圍辦公設(shè)備無法使用，員工暫時(shí)中斷工作處理措施啟用備用電源，聯(lián)系物業(yè)搶修，15分鐘后恢復(fù)供電改進(jìn)建議定期檢查UPS電源狀態(tài)，增加應(yīng)急照明設(shè)備八、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋與修訂，自發(fā)布之日起生效。各部門可根據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)行政部備案。本制度如與國家法律法規(guī)沖突，以國家規(guī)定為準(zhǔn)。模板1：公共區(qū)域清潔排班表月份周一周二周三周四周五10月銷售部研發(fā)部行政部財(cái)務(wù)部人力資源部模板3：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱：項(xiàng)目進(jìn)度溝通會(huì)會(huì)議時(shí)間：2023-10-14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)：301會(huì)議室主持人：張*參會(huì)人員：研發(fā)部李、市場(chǎng)部王、行政部陳*會(huì)議議題：研發(fā)部匯報(bào)項(xiàng)目A當(dāng)前進(jìn)度（完成80%，預(yù)計(jì)11月10日上線）市場(chǎng)部提出宣傳需求（需提供產(chǎn)品功能演示視頻）討論并確定下一步工作計(jì)劃決議事項(xiàng)：研發(fā)部于10月20日前完成演示視頻制作，提交市場(chǎng)部。市場(chǎng)部于10月25日前完成宣傳方案初稿。模板4：資產(chǎn)申購單申購部門研發(fā)部申購日期2023-10-資產(chǎn)名稱機(jī)械鍵盤數(shù)量5規(guī)格型號(hào)青軸、背光預(yù)算金額1500元申購理由現(xiàn)有鍵盤老化，影響編程效率審批意見部門經(jīng)理：同意；行政主管：同意；總經(jīng)理*：同意模板5：資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表資產(chǎn)名稱聯(lián)想打印機(jī)資產(chǎn)編號(hào)PR-2020001報(bào)廢原因使用