業(yè)務(wù)洽談會(huì)議議程與決策執(zhí)行記錄表工具說(shuō)明一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)內(nèi)外部各類業(yè)務(wù)洽談場(chǎng)景，包括但不限于：新客戶合作意向溝通、跨部門(mén)項(xiàng)目協(xié)作需求對(duì)接、供應(yīng)商合作條款談判、業(yè)務(wù)模式優(yōu)化研討、客戶反饋問(wèn)題解決方案協(xié)商等。通過(guò)結(jié)構(gòu)化記錄會(huì)議流程與決策內(nèi)容，保證洽談目標(biāo)清晰、責(zé)任分工明確、執(zhí)行過(guò)程可追溯，提升業(yè)務(wù)洽談效率與成果落地率。二、全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，夯實(shí)基礎(chǔ)確定會(huì)議核心目標(biāo)根據(jù)洽談主題（如合作模式、價(jià)格條款、資源支持等），明確本次會(huì)議需達(dá)成的具體目標(biāo)（例如：確定合作框架、明確雙方權(quán)責(zé)、解決關(guān)鍵分歧等），避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致會(huì)議偏離方向。梳理會(huì)議議題與優(yōu)先級(jí)圍繞核心目標(biāo)，拆解出需討論的具體議題（如市場(chǎng)分析、合作周期、交付標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等），按重要性排序并預(yù)估每個(gè)議題的討論時(shí)長(zhǎng)，保證重點(diǎn)議題得到充分關(guān)注。確定參會(huì)人員與分工列出雙方參會(huì)人員名單（含姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式），明確各方主談人、記錄人、決策人角色。內(nèi)部提前溝通立場(chǎng)，保證參會(huì)人員對(duì)議題有充分知曉，避免臨時(shí)表態(tài)不一致。準(zhǔn)備會(huì)議資料與議程整理背景資料（如合作方案、歷史數(shù)據(jù)、需求清單等），提前發(fā)送給參會(huì)方；制定詳細(xì)會(huì)議議程（含時(shí)間節(jié)點(diǎn)、議題負(fù)責(zé)人），并至少提前1天通過(guò)郵件或即時(shí)通訊工具發(fā)送至各方，預(yù)留反饋調(diào)整時(shí)間。（二）會(huì)中執(zhí)行：聚焦討論，高效決策開(kāi)場(chǎng)與議程確認(rèn)（5-10分鐘）會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)，介紹參會(huì)人員、重申會(huì)議目標(biāo)及議程，確認(rèn)各方對(duì)議程無(wú)異議后按計(jì)劃推進(jìn)。若需調(diào)整議題，需簡(jiǎn)要說(shuō)明原因并重新分配時(shí)間。議題逐項(xiàng)討論（核心環(huán)節(jié)，按議程時(shí)長(zhǎng)分配）引導(dǎo)發(fā)言：每個(gè)議題由負(fù)責(zé)人先闡述核心觀點(diǎn)或提案，其他參會(huì)人員圍繞提案補(bǔ)充意見(jiàn)、提出疑問(wèn)。聚焦共識(shí)：主持人需控制討論節(jié)奏，避免偏離主題，對(duì)分歧點(diǎn)及時(shí)梳理（如“關(guān)于付款周期，甲方希望30天，乙方建議60天，雙方核心訴求是？”），引導(dǎo)各方尋求折中方案。關(guān)鍵記錄：記錄人實(shí)時(shí)討論要點(diǎn)（包括各方觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)支撐、分歧點(diǎn)、初步共識(shí)），保證信息完整準(zhǔn)確。決策事項(xiàng)明確（每個(gè)議題討論后）對(duì)達(dá)成一致的結(jié)論，需明確以下要素：決策內(nèi)容（具體條款或行動(dòng)方向）；決策依據(jù)（如數(shù)據(jù)支持、法規(guī)要求或雙方約定）；決策責(zé)任人（負(fù)責(zé)推動(dòng)或確認(rèn)該決策的執(zhí)行方）。行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)（會(huì)議結(jié)束前15分鐘）匯總所有需落地的事項(xiàng)，形成行動(dòng)清單，明確每項(xiàng)任務(wù)的：任務(wù)描述（具體做什么）；責(zé)任人（直接負(fù)責(zé)執(zhí)行的人員）；協(xié)作人（提供支持的其他人員或部門(mén)）；截止時(shí)間（完成節(jié)點(diǎn)）；輸出成果（如方案報(bào)告、合同草案等）。會(huì)議總結(jié)與后續(xù)安排（5分鐘）主持人總結(jié)本次會(huì)議成果（達(dá)成的共識(shí)、決策事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)），明確下次會(huì)議時(shí)間（若需）或跟進(jìn)機(jī)制，確認(rèn)記錄內(nèi)容無(wú)誤后，各方簽字確認(rèn)。（三）會(huì)后跟進(jìn)：落地執(zhí)行，閉環(huán)管理整理并分發(fā)會(huì)議記錄會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，記錄人整理正式會(huì)議記錄（含議程、討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)），經(jīng)主持人審核無(wú)誤后，發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)方，要求2個(gè)工作日內(nèi)反饋確認(rèn)，保證信息同步無(wú)遺漏。跟蹤行動(dòng)項(xiàng)執(zhí)行進(jìn)度責(zé)任人按截止時(shí)間推進(jìn)任務(wù)，記錄人每周通過(guò)郵件或會(huì)議同步進(jìn)度，對(duì)逾期未完成的任務(wù)及時(shí)提醒，分析原因并協(xié)調(diào)解決（如資源不足、流程卡點(diǎn)等）。歸檔與復(fù)盤(pán)會(huì)議記錄、行動(dòng)項(xiàng)完成情況、相關(guān)資料等統(tǒng)一歸檔，便于后續(xù)查閱；對(duì)復(fù)雜項(xiàng)目，可在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)組織復(fù)盤(pán)會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化后續(xù)洽談流程。三、會(huì)議議程與決策執(zhí)行記錄表模板會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱[例如：項(xiàng)目合作洽談會(huì)]會(huì)議時(shí)間[年月日時(shí)分-時(shí)分]會(huì)議地點(diǎn)[會(huì)議室/線上會(huì)議]主持人[姓名*]（職務(wù)：*）記錄人[姓名*]（職務(wù)：*）參會(huì)人員甲方：[姓名（職務(wù)）、姓名（職務(wù)）]；乙方：[姓名（職務(wù)）、姓名（職務(wù)）]會(huì)議目標(biāo)[例如：明確項(xiàng)目合作范圍、價(jià)格及交付周期]會(huì)議議程與討論記錄序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)（含各方觀點(diǎn)、分歧點(diǎn)、數(shù)據(jù)支撐）時(shí)間分配達(dá)成共識(shí)/決策事項(xiàng)決策依據(jù)決策責(zé)任人1合作范圍界定甲方提出需包含A、B模塊；乙方建議增加C模塊試點(diǎn)，后續(xù)評(píng)估擴(kuò)展。30分鐘雙方確認(rèn)合作范圍暫為A、B模塊，C模塊作為二期需求，待Q3啟動(dòng)評(píng)估。甲方資源限制甲方：*2項(xiàng)目報(bào)價(jià)與付款周期甲方報(bào)價(jià)100萬(wàn)（含稅），期望60天付款；乙方還價(jià)85萬(wàn)，要求30天預(yù)付。40分鐘最終報(bào)價(jià)92萬(wàn)，付款方式：簽約后3個(gè)工作日預(yù)付30%，驗(yàn)收后7個(gè)工作日付清70%。市場(chǎng)均價(jià)參考乙方：*3交付標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收流程甲方提出需通過(guò)第三方測(cè)試；乙方建議內(nèi)部測(cè)試+甲方抽檢結(jié)合。20分鐘交付標(biāo)準(zhǔn)：按附件《需求說(shuō)明書(shū)》執(zhí)行；驗(yàn)收流程：乙方提交交付物→甲方5個(gè)工作日內(nèi)測(cè)試→出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。行業(yè)通用規(guī)范雙方共同確認(rèn)行動(dòng)項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)描述責(zé)任人協(xié)作人截止時(shí)間完成狀態(tài)（□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成□延期）輸出成果1修訂《合作框架協(xié)議》第3條條款甲方：*乙方：*2024年X月X日□未開(kāi)始簽字版協(xié)議草案2提交A、B模塊詳細(xì)需求說(shuō)明書(shū)乙方：*甲方：*（對(duì)接）2024年X月X日□進(jìn)行中需求說(shuō)明書(shū)V1.03組織內(nèi)部評(píng)審會(huì)確認(rèn)報(bào)價(jià)方案甲方：*財(cái)務(wù)部：*2024年X月X日□未開(kāi)始評(píng)審會(huì)議紀(jì)要后續(xù)跟進(jìn)安排下次會(huì)議時(shí)間：2024年X月X日14:00（線上），議題：協(xié)議終稿確認(rèn)與項(xiàng)目啟動(dòng)計(jì)劃待解決問(wèn)題：C模塊試點(diǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)需由乙方補(bǔ)充方案，于下次會(huì)議前提交聯(lián)系人：[姓名*]，聯(lián)系方式：[內(nèi)部通訊號(hào)/分機(jī)號(hào)，不涉及真實(shí)隱私]簽字確認(rèn)甲方參會(huì)人員簽字日期乙方參會(huì)人員簽字日期四、使用關(guān)鍵提示會(huì)前充分溝通，避免信息差提前發(fā)送會(huì)議資料和議程，保證參會(huì)人員對(duì)議題有統(tǒng)一認(rèn)知；對(duì)敏感議題（如價(jià)格、權(quán)責(zé)），內(nèi)部需提前達(dá)成一致立場(chǎng)，避免會(huì)上臨時(shí)爭(zhēng)論浪費(fèi)時(shí)間。會(huì)中聚焦決策，明確責(zé)任邊界討論時(shí)避免“空泛表態(tài)”，每個(gè)結(jié)論需對(duì)應(yīng)具體責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和輸出成果；對(duì)未達(dá)成共識(shí)的議題，明確下次溝通時(shí)間或后續(xù)處理方式，避免遺留問(wèn)題。會(huì)后及時(shí)跟進(jìn)，保證閉環(huán)管理會(huì)議記錄需在24小時(shí)內(nèi)分發(fā)，行動(dòng)項(xiàng)責(zé)任人需主動(dòng)反饋進(jìn)度，記