高校辦公室日常事務(wù)管理規(guī)范一、引言高校辦公室作為學(xué)校行政管理的核心樞紐，承擔(dān)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、服務(wù)保障、信息傳遞等關(guān)鍵職能。規(guī)范日常事務(wù)管理流程，提升工作效率與服務(wù)質(zhì)量，對維護學(xué)校運轉(zhuǎn)、助力教育教學(xué)與科研工作有序開展具有重要意義。本規(guī)范結(jié)合工作實際，從多維度明確操作標(biāo)準(zhǔn)，為事務(wù)處理提供指引。二、文書事務(wù)管理（一）收文管理1.簽收與登記：收到公文（含紙質(zhì)、電子文件）后，核對發(fā)文單位、份數(shù)、密級等信息，填寫《收文登記表》，記錄文號、標(biāo)題、來文時間、簽收人等，確保無遺漏。2.擬辦與批辦：辦公室主任或指定人員結(jié)合文件內(nèi)容提出擬辦意見（如“請XX部門閱辦”“請校領(lǐng)導(dǎo)批示”），呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦，意見需清晰明確。3.承辦與督辦：承辦部門需在規(guī)定時限內(nèi)（急件2個工作日、普通件5個工作日）反饋進展或結(jié)果，辦公室定期跟蹤督辦，確保事項閉環(huán)。（二）發(fā)文管理1.審核與簽發(fā)：發(fā)文需經(jīng)擬稿人自查、部門負責(zé)人審核、辦公室核稿（檢查格式、邏輯、合規(guī)性），最終由分管校領(lǐng)導(dǎo)或校長簽發(fā)。2.編號與印發(fā)：按學(xué)校規(guī)則編制文號，統(tǒng)一用印、登記，紙質(zhì)文件留存底稿，電子文件同步上傳至公文系統(tǒng)，確?？勺匪荨?.存檔與備案：發(fā)文后整理原稿、簽發(fā)單、正式文本，移交檔案管理崗歸檔，同時抄送相關(guān)部門備案。三、會議事務(wù)管理（一）會前籌備1.議題收集：提前3個工作日征集議題，篩選后報主持人審定，確保議題聚焦、務(wù)實。2.通知發(fā)布：明確會議時間、地點、議題、參會人員，通過OA系統(tǒng)、短信或書面通知發(fā)布，重要會議電話確認參會情況。3.材料準(zhǔn)備：督促議題部門準(zhǔn)備匯報材料（邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確），提前1個工作日送辦公室匯總，印制并擺放會議資料。（二）會中組織1.現(xiàn)場管理：提前調(diào)試設(shè)備（音響、投影等），安排簽到、引導(dǎo)就座，采用錄音+專人速記結(jié)合方式做好會議記錄。2.流程把控：協(xié)助主持人把控節(jié)奏，確保議題討論充分、決策明確，對爭議事項做好記錄，待會后協(xié)調(diào)。（三）會后跟進1.紀(jì)要撰寫：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成紀(jì)要起草，經(jīng)參會領(lǐng)導(dǎo)審核后印發(fā)，明確任務(wù)分工、完成時限。2.督辦落實：辦公室定期跟蹤任務(wù)進展，每月匯總反饋至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，確保決策事項落地。四、接待事務(wù)管理（一）接待分類與流程1.類型區(qū)分：分為上級檢查、兄弟院校交流、校企合作洽談、校友回訪等，根據(jù)級別、目的確定接待規(guī)格。2.預(yù)約與方案：收到接待需求后，1個工作日內(nèi)制定方案（含行程、陪同人員、后勤保障），報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）接待執(zhí)行1.現(xiàn)場服務(wù)：提前布置場地，準(zhǔn)備宣傳資料、茶水等，陪同人員需熟悉校情，介紹內(nèi)容準(zhǔn)確、得體。2.費用管理：嚴(yán)格執(zhí)行接待費標(biāo)準(zhǔn)，報銷需附方案、清單、合規(guī)票據(jù)，杜絕超標(biāo)準(zhǔn)接待。（三）后續(xù)反饋接待結(jié)束后3個工作日內(nèi)，整理記錄并匯報，對合作意向類接待跟蹤對接進展。五、信息事務(wù)管理（一）信息收集1.校內(nèi)信息：通過座談會、意見箱、線上問卷等渠道，定期收集部門動態(tài)、師生訴求，確保信息真實全面。2.校外信息：關(guān)注教育政策、行業(yè)動態(tài)，每周整理1-2篇專題簡報，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。（二）信息報送1.時限要求：突發(fā)應(yīng)急事件（如安全事故、輿情）需1小時內(nèi)口頭、2小時內(nèi)書面報告；常規(guī)信息按“周總結(jié)、月通報”節(jié)奏報送。2.質(zhì)量要求：信息需突出重點、數(shù)據(jù)支撐、建議可行，避免冗長模糊。（三）信息公開遵循《政府信息公開條例》及學(xué)校規(guī)定，公開內(nèi)容經(jīng)審核后，通過官網(wǎng)、公眾號、公示欄發(fā)布，確保及時準(zhǔn)確。六、檔案事務(wù)管理（一）檔案整理1.分類歸檔：按文書、教學(xué)、科研等類別整理，紙質(zhì)檔案編號裝訂，電子檔案建立目錄、備份存儲。2.立卷要求：卷內(nèi)文件排列有序（正文在前、附件在后），編制頁碼、卷內(nèi)目錄，封面信息完整。（二）檔案保管1.庫房管理：檔案庫房防火、防潮、防蟲，定期檢查溫濕度；電子檔案存儲介質(zhì)定期檢測、更新。2.借閱管理：校內(nèi)人員借閱填《借閱登記表》，校外人員持介紹信、身份證經(jīng)審批后查閱，涉密檔案嚴(yán)格限制范圍。七、后勤事務(wù)管理（一）物資管理1.采購流程：辦公用品、設(shè)備采購填《申購單》，經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，通過政府采購或定點供應(yīng)商采購。2.入庫與領(lǐng)用：物資到貨后驗收、登記入庫，領(lǐng)用填《領(lǐng)用單》，定期盤點庫存，避免積壓或短缺。（二）設(shè)備維護辦公設(shè)備（電腦、打印機等）明確使用人，每月巡檢1次，故障設(shè)備24小時內(nèi)響應(yīng)維修，無法修復(fù)的及時報廢更新。（三）環(huán)境維護辦公區(qū)域衛(wèi)生實行“包干制”，每日清掃、每周大掃除，綠植定期養(yǎng)護，確保環(huán)境整潔舒適。八、人員事務(wù)管理（一）崗位職責(zé)明確辦公室各崗位（主任、秘書、檔案員等）職責(zé)，制定《崗位說明書》，避免職責(zé)交叉或空白。（二）培訓(xùn)提升每學(xué)期組織1-2次業(yè)務(wù)培訓(xùn)（如公文寫作、會務(wù)組織），鼓勵員工參加校外交流，提升專業(yè)能力。（三）考核評價建立“日常+年度”考核機制，指標(biāo)含工作效率（辦文時限、會議準(zhǔn)點率）、服務(wù)質(zhì)量（師生滿意度）等，結(jié)果與績效、評優(yōu)掛鉤。九、監(jiān)督與改進（一）自查機制每月開展內(nèi)部自查，重點檢查文書、會議、檔案管理合規(guī)性，形成《自查報告》，及時整改問題。（二）反饋渠道設(shè)立意見箱、線上平臺，收集師生建議；每季度召開師生代表座談會，聽取意見。（三）持續(xù)優(yōu)化根據(jù)自查結(jié)果與反饋，每年修訂1次規(guī)